Inhaltsverzeichnis
- Was ist Onboarding?
- Ablauf
- Tipps
- Vorteile
- Onboarding für unterschiedliche Zielgruppen
- Onboarding-Software
Was ist Onboarding?
Kommt ein neuer Mitarbeiter an Bord, gilt es, ihm Orientierung zu geben. Onboarding ist jedoch mehr als eine Vorstellungsrunde am ersten Arbeitstag und eine Einarbeitung durch die Kollegen. Ein professioneller Prozess beginnt bereits vor dem Start in den neuen Job, dauert mehrere Wochen und geht schließlich in die Personalentwicklung mit jährlichen Mitarbeitergesprächen über.
Ablauf
Der Onboarding-Prozess wird üblicherweise in drei Phasen unterteilt:
- Die Vorbereitungsphase umfasst die Zeit von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag. In dieser Zeit geht es darum, dem neuen Mitarbeiter aktuelle Informationen zum Unternehmen bereitzustellen, ihn über den künftigen Arbeitsbereich zu informieren und offene Fragen zu klären. Die Personalabteilung und die Führungskraft bereiten sich auf den neuen Mitarbeiter vor, indem sie einen Einarbeitungsplan erstellen, den neuen Arbeitsplatz mit allen benötigten Arbeitsmitteln ausstatten, Gesprächstermine für Feedback-Runden einplanen, einen Kollegen als Paten bestimmen und die Kollegen über den Start des neuen Mitarbeiters informieren.
- Die Orientierungsphase beginnt am ersten Arbeitstag und dauert rund zwei Monate. In dieser Zeit lernt der Mitarbeiter das Unternehmen, die Kollegen und die typischen Abläufe kennen und wird in seine Rolle und Aufgaben eingeführt. Idealerweise startet diese Phase mit einer Begrüßung und Vorstellung der Kollegen am ersten Arbeitstag. Der „Neue“ bekommt den Arbeitsplatz gezeigt und lernt seinen Paten und seinen Mentor kennen. Zudem erhält er wichtige Informationen und Passwörter. Auch ein Onboarding-Gespräch sollte am ersten Tag stattfinden. In den weiteren Tagen folgen Einweisungen in die IT-Anwendungen und IT-Sicherheit, Produktschulungen sowie Feedback-Runden mit der Führungskraft.
- Die Integrationsphase hat zum Ziel, den Mitarbeiter immer stärker ins Unternehmen und sein Team einzubinden und ihm ein selbstständiges, produktives Arbeiten zu ermöglichen. Je nach Tätigkeitsfeld und Aufgabenbereich werden Fortbildungs- und Teambuilding-Maßnahmen angeboten, Einführungstage oder -workshops veranstaltet sowie Angebote für das berufliche Networking unterbreitet. Es finden auch mehrere Feedback-Runden mit der Führungskraft und der Personalabteilung statt. Diese Angebote werden nach etwa sechs Monaten in die normale Personalentwicklung und Zielvereinbarungen überführt.
Tipps
Ein wichtiger Erfolgsfaktor im Onboarding ist eine klare Aufgabenverteilung. Die Aufgaben werden idealerweise von der Personalabteilung gesteuert. Auch die IT (Bereitstellung von PC, Softwarelizenzen, Telefon, Zugangsdaten et cetera) wird normalerweise von der Personalabteilung beauftragt, die mitteilt, wann der neue Mitarbeiter anfängt und welche Aufgaben er übernehmen soll. Die zentrale Rolle kommt aber der Führungskraft zu. Sie kümmert sich darum, dass der Mitarbeiter sich im Unternehmen zurechtfindet und integriert wird.
Ein detaillierter Onboarding-Plan und eine Checkliste sorgen dafür, dass kein wichtiger Prozesspunkt vergessen wird. Die ersten Arbeitstage sind wichtig, um neue Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden. Werden hohe Erwartungen, die während der Bewerbungsphase geschürt wurden, enttäuscht, kommt es schnell zur Kündigung. Laut einer Bewerberumfrage kündigten knapp zwölf Prozent der Neueinsteiger während der Probezeit. Als Gründe nannten sie das Verhalten der Vorgesetzten, eine schlechte Einarbeitung und nicht erfüllte Versprechungen.
Die Ziele im Vorfeld festzulegen, ist ein weiterer Erfolgsfaktor. Mögliche Ziele sind eine gelungene Integration und eine schnelle Produktivität des Mitarbeiters sowie eine Reduzierung der Mitarbeiterkündigungen in der Probezeit. Ob die Onboarding-Ziele erfüllt wurden, kann das Unternehmen im Zuge der Feedback-Gespräche sowie durch das Erheben von Kennzahlen ermitteln. Zusätzlich sollte die Personalabteilung ein Feedback zum Prozess einholen, beispielsweise in Form eines Fragebogens, um die Effektivität der Maßnahmen zu überprüfen.
Vorteile
Der grundsätzliche Nutzen liegt in einer Erhöhung der Mitarbeiterbindung und einer schnelleren Mitarbeiterintegration. Mit einem guten Onboarding werden neue Mitarbeiter bestmöglich auf ihre neue Tätigkeit vorbereitet, damit sie möglichst schnell gute Leistungen erbringen können. Onboarding wird deshalb als Teilbereich des Talentmanagements angesehen. Weitere Vorteile sind:
- Verringerung von Unsicherheit
- Vermeidung von Fehlern
- Schnelleres Einfinden in die Thematik/Aufgabe/Rolle
- Mehr Effizienz im neu zusammengestellten Team
- Weniger Widerstände in der bestehenden Belegschaft
- Positive Auswirkungen auf das Employer Branding
Onboarding für unterschiedliche Zielgruppen
Beim Onboarding gilt es, die Wünsche und Bedürfnisse der verschiedenen Mitarbeiter-Gruppen zu berücksichtigen. Eine neue Führungskraft benötigt andere Informationen und Arbeitsmaterialien als eine Auszubildende oder eine erfahrene Fachkraft im Vertrieb, im Marketing oder der Entwicklung. Auch für ausländische Mitarbeiter und Zeitarbeitnehmer sind individuelle Programme sinnvoll. Deshalb sollten Arbeitgeber zwischen zielgruppenspezifischen Maßnahmen und allgemeinen Integrationsmaßnahmen unterscheiden. Zu letzteren gehört die positive Bestätigung durch die Kollegen und die gesamte Organisation. Ein offenes „Willkommen“ und ein kleines Geschenk am ersten Arbeitstag sollten für alle neuen Mitarbeiter selbstverständlich sein.
Onboarding-Software
Softwarelösungen für das Onboarding unterstützen die Personalabteilung dabei, die Prozesse zu steuern. Auf dem Markt gibt es zahlreiche spezialisierte Softwarelösungen für das Onboarding. Ideal ist aber, wenn der Onboarding-Prozess in die HR-Software des Unternehmens integriert ist, da es starke inhaltliche Anknüpfungen an das Bewerbermanagement und das Mitarbeitermanagement, an das Seminarmanagement und das Talentmanagement gibt.
Eine gute Onboarding-Anwendung stellt neuen Mitarbeitern Informationen via Self-Services zur Verfügung und ermöglicht ihnen, Daten wie Anschrift und Krankenkasse selbst einzugeben oder zu ändern. Sie erinnert an Aufgaben und anstehende Workshops und schickt auch den Führungskräften eine Erinnerung, wann welche Gespräche oder Termine anstehen. Auch eine integrierte Feedback-Funktion, mit der anfängliche Stolpersteine aufgedeckt werden, ist hilfreich.
