Was können Unternehmen tun, um die Personalfluktuation zu verringern? Neben dem Gehalt spielen bei Mitarbeitern vor allem die mangelnde Wertschätzung durch das Unternehmen sowie der Wunsch nach neuen Herausforderungen eine wichtige Rolle bei der Entscheidung, ein Unternehmen zu verlassen.
Hier haben Unternehmen unter der Federführung ihrer HR-Abteilungen jedoch große Gestaltungsspielräume. In diesem Beitrag soll es schwerpunktmäßig um die Wertschätzung des Mitarbeiters gehen. Im nächsten dann um die Schaffung von Entwicklungsmöglichkeiten.
Was muss also geschehen, damit sich ein Mitarbeiter (von der Personalabteilung) wertgeschätzt fühlt? Bevor hier komplizierte Konzepte und mögliche Benefits zum Einsatz kommen, beginnt Wertschätzung mit einem ganz einfachen Prinzip. Ich muss meine Mitarbeiter kennen.
Anforderungen & Umsetzung im Unternehmen
So simpel diese Anforderung ist, so wenig wird sie in vielen HR-Abteilungen umgesetzt. Oft weiß man gerade noch, in welcher Abteilung der Mitarbeiter arbeitet. Oder erinnert sich vielleicht an ein paar flüchtige Eindrücke von Begegnungen auf dem Flur oder aus der Bewerbungsphase. Wenn der Mitarbeiter dann mit einem konkreten Anliegen in die Personalabteilung kommt, ist dieser für die Personaler oft ein kaum beschriebenes Blatt.
Dabei liegen gerade der Personalabteilung detaillierte Informationen über den beruflichen Werdegang. Die besonderen Qualifikationen sowie über die familiäre Situation bis hin zu privaten Hobbys vor. Diese Informationen sind meist jedoch nicht mehr präsent, da sie nur in unstrukturierter Form in der analogen oder digitalen Personalakte, den vor Jahren eingereichten Bewerbungsunterlagen oder einzelnen nicht systematisch erfassten Weiterbildungsnachweisen dokumentiert sind.
Dem Mitarbeiter ist jedoch bewusst, dass er für die Personalabteilung vom Moment der Bewerbung an eigentlich ein offenes Buch ist. Er oder sie ist oft mit Recht stolz auf den eigenen Werdegang und die bisherigen Leistungen. Wenn diese dem Gegenüber aus der Personalabteilung dann bei der Bearbeitung eines konkreten Anliegens. Sei es die Verhandlung über eine Gehaltserhöhung, ein Weiterbildungswunsch, die Rückkehr nach der Elternzeit oder der Wunsch nach einem internen Wechsel – nicht präsent sind, ist es nur natürlich, dass man sich wenig geschätzt und ggf. sogar zurückgesetzt fühlt. Und das ganz unabhängig vom Ausgang des konkreten Anliegens! Ein Grund für eine mögliche Personalfluktuation.
Doch was kann die Personalabteilung hier tun?
Vor jeder Begegnung mit einem Mitarbeiter die Personalakte zu durchforsten, ist ja sicher weder effektiv noch effizient.
Tatsächlich kann hier ein Personalmanagementsystem große Dienste leisten, welches die wichtigsten Daten zum Mitarbeiter in strukturierter Form aufbereitet. Doch Achtung. Viele HR-Systeme bieten hier keinen großen Mehrwert! Oft kann kaum mehr als der höchste Bildungsabschluss des Mitarbeiters in strukturierter Form erfasst werden. Alle darüber hinaus gehenden Informationen müssen dennoch aus den (digital abgelegten) Dokumenten der Mitarbeiterakte herausgesucht werden.
Um das zu vermeiden, sollte man darauf achten, dass im HR-System alle Daten zum schulischen und beruflichen Werdegang erfasst werden können. Das gilt auch zu besonderen Qualifikationen und Weiterbildungen, in strukturierter Form. Alle Stationen des Werdegangs eines Mitarbeiters sollten außerdem grafisch übersichtlich aufbereitet werden (bspw. in einer Timeline), sodass der Personaler mit einem Blick einen ganzheitlichen Eindruck vom Werdegang des Mitarbeiters erhält.
Doch wer soll das alles nur erfassen? Auch hierfür gibt es innovative Lösungen, die es ermöglichen, schon bei der Bewerbung alle Lebenslaufdaten automatisch aus dem Lebenslauf auszulesen und in strukturierter Form in das Bewerbermanagement zu übernehmen. Wird der Bewerber dann eingestellt, können diese Daten per Knopfdruck in das Mitarbeitermanagement übernommen werden. Das ermöglicht der Personalabteilung dann auch in der täglichen Arbeit eine ganzheitliche Sicht auf den Mitarbeiter, sodass diesem ein Gefühl von persönlicher Nähe, Vertrauen und Wertschätzung vermittelt werden kann. Damit ist die Basis gelegt, um den Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen zu binden und die Personalfluktuation zu verringern, auch wenn der Mitarbeiter sich evtl. nach neuen Herausforderungen und persönlicher Weiterentwicklung sehnt. Wie die Personalabteilung hier proaktiv und strategisch aktiv werden kann, darum geht es im nächsten Beitrag.