Recruiting-Prozess optimieren, qualifizierte Mitarbeitende anziehen und überzeugen – 7 Erfolgsfaktoren

Recruiting-Prozess optimieren, qualifizierte Mitarbeitende anziehen und überzeugen – 7 Erfolgsfaktoren

Stellen Sie sich vor, Sie führen ein tolles Restaurant in einem begehrten Ausgehviertel einer Großstadt. In der Umgebung gibt es jede Menge anderer guter Restaurants mit interessantem Angebot und Ambiente, die mit Ihnen um die Aufmerksamkeit und Besuche von KundInnen konkurrieren.  Wie würden Sie vorgehen, um erfolgreich zu sein? Oder aber was würden Sie tun um diesen metaphorischen Recruiting-Prozess zu optimieren?

Bestimmt würden Sie nicht „einfach mal machen” und schauen, was passiert. Stattdessen würden Sie sich genau überlegen, was Ihr Restaurant besonders macht, wie Sie sich optimal präsentieren, und was Sie tun müssen, um die passenden Gäste anzuziehen und ihnen ein positives Erlebnis zu bieten. 

So ähnlich kann man sich auch die Bedeutung vom Recruiting-Prozess vorstellen.  

Unternehmen, die ihm nicht genug Beachtung schenken, werden das Nachsehen haben – andere Betriebe werden ihnen die besten Talente wegschnappen.  

Was also macht erfolgreiches Recruiting aus? 

1. Was ist Recruiting? Definition, Aufgaben und Ablauf. 

Recruiting ist der englische Begriff für Personalbeschaffung:

Zum Recruiting-Prozess gehören alle Aufgaben, die einem Unternehmen dabei helfen, passende Mitarbeitende zu finden, von einem Arbeitsverhältnis zu überzeugen und sie einzustellen. 

Dies lässt sich nochmal in strategischem Recruiting (oder Personalplanung) und operativen Recruiting (Personalbeschaffung) unterteilen.  

Zur Recruiting-Strategie gehört vor allem die Beantwortung der Fragen:  

  • “Welche Aufgaben müssen in unserem Unternehmen jetzt und in Zukunft bewältigt werden?”  
  • “Wie viele Stellen müssen besetzt werden?”  
  • “Wie sollten wir vorgehen, um geeignete Mitarbeitende zu finden?” 

Wie läuft der operative Recruiting-Prozess ab, wenn diese Ziele umgesetzt werden? Grob gesagt gibt es drei Abschnitte:  

  1. Suche und Ansprache der KandidatInnen 
  2. Auswahlprozess  
  3. Einstellung und Onboarding 

Eines vorweg: Bewerbende sind heute deutlich anspruchsvoller, als sie es noch vor einigen Jahren waren!  

Doch zum Glück haben Sie auch mehr Möglichkeiten, sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren. Und diese Optionen stehen nicht nur großen Konzernen, sondern auch kleinen und mittleren Unternehmen offen! 

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2. Modernes Recruiting: Anforderungen & Bedeutung für Unternehmen heute 

Sie haben es oft gehört, wir sagen es nochmal: Die Zeiten haben sich geändert. Der Arbeitsmarkt heute ist eindeutig auf der Seite der ArbeitnehmerInnen. Modernes Recruiting muss das unbedingt berücksichtigen.  

Denn vor einigen Jahren haben Unternehmen einfach eine Anzeige geschaltet, in der sie viele Anforderungen stellen konnten. Im Gegenzug wurden Bewerbenden ein paar uninspirierte Floskeln wie “angemessenes Gehalt” und “dynamisches Team” geboten. Und trotzdem kamen normalerweise viele Bewerbungsmappen per Post, aus denen sie sich vielversprechende KandidatInnen aussuchen konnten. 

Das ist heute vollkommen anders: Oft sind es die Unternehmen, die sich um junge Talente bemühen müssen – diese können sich nämlich ihren Arbeitsplatz unter mehrere Angeboten aussuchen.  

Um im “War of Talents” überhaupt eine Chance zu haben, ist eine neue Art von Personalbeschaffung gefragt. Eine Anforderung an modernem Recruiting ist deshalb,  Ihr Unternehmen als besonders attraktiven Arbeitgeber zu präsentieren und qualifizierte Mitarbeitende zu gewinnen.  

Bestandteile von modernem Recruiting sind beispielsweise: 

  • Inbound Recruiting  
    Das beinhaltet Maßnahmen, die darauf abzielen, dass gute KandidatInnen auch ohne Stellenanzeige auf das Unternehmen aufmerksam werden und von sich aus auf das Unternehmen zukommen. Eine Möglichkeit dafür sind spannende, nützliche Inhalte auf der Unternehmenswebsite, die exakt auf diese Zielgruppe abgestimmt sind.  
    Interessanterweise informieren sich laut einer Untersuchung von LinkedIn die meisten Bewerber auf der Website und den Social Media-Kanälen des Unternehmens, bevor sie sich ernsthaft für einen Arbeitgeber interessieren. Content Marketing für potenzielle Mitarbeitende ist also auch Teil des Recruiting-Prozesses, der langfristig angelegt ist.  
  • Digitales Recruiting/ e-Recruiting 
    Anstatt Anzeigen in Tageszeitungen zu schalten und Stapel von Bewerbungsmappen zu sortieren, sind idealerweise viele Recruiting-Prozesse heute digitalisiert – vor allem dann, wenn man eher junge Mitarbeitende ansprechen möchte.  
    Das bedeutet, dass Online-Kanäle genutzt und digitale Tools verwendet werden, mit denen Sie Ihre Zielgruppe schnell erreichen und den Recruiting-Prozess reibungslos und übersichtlich gestalten können. Spezielle Softwarelösungen für Ihr Bewerbungsmanagement machen es einfach, abteilungsübergreifend transparent zu agieren und Entscheidungen schnell zu treffen. 
  • Remote Recruiting 
    Ein Aspekt der Digitalisierung der HR-Arbeit ist Remote Recruiting. Da so viele Mitarbeitende vom Homeoffice aus oder ortsunabhängig arbeiten, bietet es sich an, den gesamten Recruiting-Prozess – einschließlich der Vorstellungsgespräche und Online-Auswahltests – ausschließlich digital zu gestalten. Moderne Tools für Ihre HR-Arbeit machen es möglich, kostengünstig und zeitsparend Bewerbergespräche zu führen und Mitarbeitende verschiedener Abteilungen in den Prozess mit einzubeziehen.  

3. Employer Branding – wichtiges Fundament für einen optimalen Recruiting-Prozess 

Denken wir wieder an das Beispiel mit dem Restaurant im angesagten Szeneviertel. Der Ruf und die Wirkung, die ein Geschäft nach außen hat, entscheidet darüber, ob sich genug passende Personen davon angezogen fühlen, ihren Freunden davon erzählen – oder ob man vor der Konkurrenz blass und uninteressant aussieht.  

Denken Sie also darüber nach, welche Mitarbeitenden zu Ihrem Unternehmen passen, was Sie als Arbeitgeber ausmacht, und wie Sie dies auch nach außen kommunizieren können.   

Bewerbende haben nicht nur mehr Auswahl an interessanten Angeboten, sie haben auch mehr Möglichkeiten, sich über ein Unternehmen zu interessieren. Und davon machen sie Gebrauch. Schließlich ist die Entscheidung für einen Arbeitsplatz und einen Arbeitgeber auch eine Entscheidung dafür, wo und mit wem man einen großen Teil seiner Lebenszeit verbringt und seine Energie aufwendet.  

Employer Branding ist deshalb ein proaktiver, wichtiger Teil Ihrer Recruiting-Strategie. Tun Sie etwas dafür, um als eine attraktive Option auf dem Arbeitsmarkt zu gelten und sich klar mit dem zu positionieren, was Ihr Unternehmen besonders macht.  

4. Mitarbeitenden-Onboarding – Exzellenz auch am Ende des Recruiting-Prozesses 

Was ist Mitarbeitenden-Onboarding und welches Ziel hat es? Gemeint sind alle systematischen Schritte nach dem Entschluss zur Zusammenarbeit, die auf eine reibungslose und erfolgreiche Einarbeitung neuer Mitarbeitenden abzielen.  

Denn stellen Sie sich vor, was es für diese Person aussagen würde, wenn am ersten Tag  

  • das Büro nicht eingerichtet wäre,  
  • die E-Mail-Adresse oder Login-Daten fehlen und  
  • es keinen Plan und klare Zuständigkeiten darüber gibt, wer sich um die Einarbeitung kümmern wird.  

Um einen guten ersten Eindruck zu machen und sich neue Mitarbeitende willkommen fühlen, muss die Integration gut geplant werden. Idealerweise gibt es dafür klare Prozesse und Zuständigkeiten – dann muss nicht jedes Mal aufs Neue darüber nachgedacht und diskutiert werden.  

Was gehört alles zum Onboarding-Prozess? 

Je nach Anforderungen der besetzten Stelle und Struktur des Unternehmens können auch die Aufgaben des Onboardings variieren. 

In einem großen Konzern können beispielsweise Seminare zur Unternehmensphilosophie und Workflows dazugehören. In kleinen und mittleren Betrieben wird dafür normalerweise weniger Zeit notwendig sein.

Auf jeden Fall gehört zum Onboarding:  

  • die Vorstellung im Team und das Herumführen in wichtigen Räumen 
  • die Bereitstellung der notwendigen Homeoffice- oder Büroausstattung  
  • alle Login-Daten  
  • eine klare Aufgabenbeschreibung 
  • Einweisung in wichtige Vorgaben und Prozesse 
  • die Bedeutung der Stelle und Aufgaben für das Unternehmen vermitteln 

Je nach Betrieb können Etappenziele festgelegt werden – und bis wann diese abgeschlossen sein sollten.  

Doch bei jedem Onboarding gilt: Ein gut durchdachter und geplanter Prozess ist entscheidend dafür, dass sich neue Mitarbeitende sofort wohlfühlen, zugehörig fühlen und schnellstmöglich produktiv sein können.  

5. Holistische HR-Arbeit stützt sich auf vier Säulen  

Zu all diesen Bereichen bieten wir Ihnen jahrzehntelanges Know-how und moderne Lösungen, mit denen Sie Ihren HR-Alltag effizient und reibungslos gestalten können.   

6. Was macht gutes Recruiting aus? – Tipps, die Ihren Recruiting-Prozess sofort optimieren und Erfolg versprechen

Nun haben Sie einen guten Überblick darüber, was zum zeitgemäßen Recruiting gehört und dass ein durchdachter Recruiting-Prozess auch für kleine und mittlere Unternehmen wichtig ist.  

Was können Sie in der Umsetzung ganz konkret dafür tun, um Ihr Recruiting zu optimieren und möglichst erfolgreich zu sein – sprich, schnell qualifizierte Mitarbeitende finden, die gerne und motiviert bei Ihrem Unternehmen arbeiten werden? 

Folgende Recruiting-Methoden haben sich unserer Erfahrung nach bewährt:  

A. Gutes Candidate Experience Management betreiben 

Vor allem, weil es sich Mitarbeitende leisten können, wählerisch zu sein, sollten Sie ihnen bei allen Touchpoints mit Ihrem Unternehmen – von der allerersten Ansprache bis zum Onboarding – gute Erlebnisse bieten.  

Alle Erfahrungen, die Bewerbende mit Ihrem Unternehmen machen, ergeben ein Gesamtbild von Ihnen als Arbeitgeber. Egal wie der Bewerbungsprozess ausgehen wird, man wird von der Erfahrung mit Ihnen sprechen. Nutzen Sie die Chance, das Image Ihres Unternehmens zu stärken.  

Ein Punkt, der von Bewerbenden oft kritisiert wird, ist eine zu langsame (oder gar keine) Rückmeldung und fehlende Transparenz über den Bewerbungsprozess. Schaffen Sie eine durchweg positive Candidate Experience, indem Sie KandidatInnen mit schnellen Rückmeldungen wertschätzen und einen persönlichen Kontakt möglich machen.  

Spezielle Softwarelösungen für Ihr Personalmanagement helfen Ihnen dabei, Ihr digitales Recruiting unkompliziert zu gestalten. Das macht Ihren Alltag einfacher und bleibt Bewerbenden im Gedächtnis.  

B. Targeting – mit passenden Kanälen Streuverluste minimieren 

Die Digitalisierung in der HR-Arbeit bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie mehr vielversprechende Kanäle nutzen können, um gezielt passende Personen ansprechen zu können. Dafür stehen Ihnen verschiedene Recruiting-Instrumente zur Verfügung.  

Angefangen von der Karriereseite auf Ihrer Website, die mit interessanten Informationen über Ihr Unternehmen Ihr Employer Branding stärken und qualifizierte Talente anziehen kann. Dann haben Sie die Möglichkeit, auf Online-Jobportalen zu inserieren. Mit der perbit HR Software können Sie Ihr Angebot auf Knopfdruck auf vielen passenden Jobportalen gleichzeitig posten. Durch Active Sourcing und einem internen Talent-Pool können Sie proaktiv die Personen ansprechen, die zu Ihrem Unternehmen passen – und bei Bedarf schnell auf diese zurückgreifen.  

Außerdem eine besonders günstige und manchmal unterschätzte Recruiting-Methode: Mitarbeiterempfehlungen! Diese funktioniert natürlich besonders gut, wenn Sie gutes Personalmanagement betreiben und Ihre Mitarbeitenden motiviert und zufrieden sind. Ein Vorteil ist, dass Sie höchstwahrscheinlich nur gute Empfehlungen bekommen werden, da man besonders darauf achtet, nur qualifizierte, kooperative Personen aus dem Bekanntenkreis weiterzuempfehlen.  

Belohnen Sie Ihre Mitarbeitenden mit einer Prämie dafür, wenn sie für Ihr Unternehmen als Arbeitgeber Werbung machen und es zur Einstellung kommt. Das ist günstiger und oft schneller als eine Stellenanzeige auf einem Jobportal – eine echte Alternative auf dem Weg aus dem Fachkräftemangel! 

Schneller zu passenden Talenten: Stellen Sie neue Jobangebote per Knopfdruck auf Ihre eigene Karriereseite und posten Sie ebenso schnell Stellenanzeigen auf vielen Jobportalen gleichzeitig.   

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C. Strategisch denken und Recruiting-Prozesse festlegen 

Vor allem in kleinen Unternehmen kann es dazu kommen, dass beim Recruiting-Prozess und der Auswahl der Mitarbeitenden unstrukturiert und “nach Bauchgefühl” agiert wird. Dann verlässt man sich vielleicht ausschließlich auf das eigene Urteil. Doch ein erster Eindruck kann oft täuschen. Persönliche Vorlieben und Abneigungen (oder auch Bequemlichkeit) können Personaler manchmal zu teuren Fehlentscheidungen führen.  

Recruiting ist aus diesem Grund besonders erfolgreich, wenn es datenbasiert und strategisch ist, einem festgelegten Prozess folgt und bei der Entscheidung die Meinung mehrerer dafür qualifizierter Personen gehört und berücksichtigt wird.  

Echte Erleichterung für Ihre HR-Arbeit: Ab sofort mühelos im Team abstimmen: Gemeinsam auf Unterlagen zugreifen, Gesprächstermine finden und schnelle Entscheidungen treffen.  

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D. Mit Softwarelösungen Recruiting-Prozess automatisieren 

Digitale Recruiting-Prozesse helfen Ihnen dabei, strukturierter und effizienter zu arbeiten. Mit einer guten HR-Software werden Sie unkompliziert mehr passende KandidatInnen ansprechen und mehr Bewerbungen erhalten können. Ihre Personalabteilung wird deutlich entlastet, da zusammenhängende Vorgänge nahtlos verbunden werden und Mitarbeitende verschiedener Abteilungen jederzeit den Überblick über den Stand des Bewerbungsprozesses behalten. KandidatInnen werden sich über schnelle Rückmeldungen freuen. Auch KI-basiertes Matching, aussagekräftige Bewertungen auf Arbeitgeber-Plattformen und viele Funktionen mehr helfen Ihnen dabei, erfolgreiches Recruiting zu betreiben. Und nicht zuletzt werden Mitarbeitende Ihrer Personalabteilung müheloser arbeiten und entspannter in den Feierabend gehen können! 

Schauen Sie auch erst nach Bewertungen, bevor Sie sich für etwas entscheiden? Ihre zukünftigen Mitarbeitenden genauso! Substanzielle Bewertungen auf Arbeitgeber-Plattformen erleichtern deshalb Ihren Recruiting-Prozess.  

Aktives Feedback Management macht es einfach: Bitten Sie mit der HR-Software von perbit automatisiert um Bewertungen, und posten Sie das eingesammelte Feedback direkt auf relevante Plattformen. Effizienter geht es nicht! 

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7. Recruiting-Prozess optimal und erfolgreich gestalten 

Wenn wir wieder zum Beispiel mit dem Restaurant in der Innenstadt zurückgehen, ist die Bedeutung von strategischem Recruiting für Ihren Erfolg klar.  

Denn nur mit motivierten, qualifizierten Mitarbeitenden lassen sich Unternehmensziele erreichen. Um diese möglichst schnell zu finden und dabei Ressourcen sorgfältig einzusetzen, sind ein durchdachtes Vorgehen und klar definierte Prozesse unverzichtbar.  

Nutzen Sie dabei alle Möglichkeiten, die Ihnen digitale Tools bieten. Wir helfen Ihnen mit unserer Erfahrung gerne dabei, eine individuelle Lösung zu finden, die Sie in Ihrer täglichen HR-Arbeit unterstützt! Am besten gleich eine ausgezeichnete HR Software mit Recruiting Modul kostenlos testen und selbst überzeugen.