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Die persönlichen Jahresgespräche stellen bei der Postbeamtenkrankenkasse den Startpunkt für die Fortbildungen dar. Seit die Gespräche und die Seminarplanung über perbit laufen, ist der Aufwand für den Personalbereich deutlich gesunken. Jetzt werden weitere Prozesse digitalisiert. Seit 2012 ist perbit bei der Postbeamtenkrankenkasse im Einsatz, seit 2015 werden die persönlichen Jahresgespräche über die HR-Software durchgeführt. Seitdem läuft alles reibungslos und digital ab: „Ende November erfolgt ein Sammelaufruf an alle aktiven Mitarbeiter und deren Führungskräfte. Gleichzeitig wird der Prozess freigeschaltet. Das heißt, die Mitarbeiter und Führungskräfte finden in ihrer Web-Ansicht eine Maske, in der sie sich vorbereiten“, erläutert Werner Brauns, einer der verantwortlichen perbit-Administratoren.
Die Mitarbeiter und Führungskräfte tragen ihre jeweilige Einschätzung für das abgeschlossene Jahr sowie ihre Prognose für das Folgejahr ins System ein. Dann setzen sich beide in einem persönlichen Gespräch zusammen und unterhalten sich über die notierten Punkte. Am Ende des Gesprächs gibt die Führungskraft das Ergebnis ein, klickt auf „Abschließen“ und damit ist das Gespräch für dieses Jahr beendet. „Die vereinbarten Punkte werden gespeichert und stehen beiden jederzeit zur Einsicht zur Verfügung. Und die Weiterbildungen, die besprochen wurden, gehen automatisch an die Personalentwicklung“, sagt Werner Brauns.
Natürlich haben die Mitarbeiter auch im digitalisierten Gesprächsprozess die Möglichkeit zu vermerken, wenn sie mit den Inhalten nicht einverstanden sind – dann setzt sich Mitarbeiter und Führungskraft nochmals zusammen, um einen Konsens zu finden. Für den Personalbereich hat sich seit der digitalen Umsetzung des persönlichen Jahresgesprächs viel geändert. „Dadurch, dass die Formulare früher per Papier oder E-Mail verschickt wurden, hat alles sehr lange gedauert. Wir mussten permanent an die Deadline erinnern. Das ist jetzt viel einfacher und führte zu einer enormen Zeitersparnis“, zieht Werner Brauns sein Fazit. Kurz vor Ende werden automatisch Erinnerungen verschickt, und nicht geführte Gespräche werden zur Deadline abgeschlossen – Ausnahmen werden nach Absprache verlängert.
