HR-Wissen für die Praxis
Virtuelle Führung
Inhaltsverzeichnis
- Was ist virtuelle Führung?
- Herausforderungen virtueller Führung
- Erfolgsfaktoren virtueller Führung
- Tools für digitale Führung
- Weiterführende Informationen
Was ist virtuelle Führung?
Gegenstand virtueller Führung sind Teams, die digital vernetzt sind, aber ansonsten räumlich unabhängig arbeiten. Die Führung virtueller Teams verlangt nicht nur Führungskompetenz, sondern auch Fähigkeiten im Umgang mit persönlicher Distanz und virtueller Kommunikation. Im Zuge von Social Distancing hat virtuelle Führung eine starke Verbreitung und völlig neue Bedeutung erhalten.
Herausforderungen virtueller Führung
Mit zunehmender Etablierung von New Work und digitaler Arbeitswelten ist das Thema virtuelle Führung auf die Agenden der Unternehmen gekommen. Führung auf Distanz erfordert. Zusätzlich zu den konventionellen Managementfähigkeiten ein völlig neues Führungsverständnis. Die Führungskräfte müssen in der Lage sein, Vertrauen aufzubauen und einen Team-Spirit zu wecken, ohne einen persönlichen Kontakt zu ihren Mitarbeitern zu haben. Sie müssen sich darauf einlassen können, dass die virtuelle Zusammenarbeit einer besonderen Dynamik unterliegt. Und sie müssen viele traditionelle Methoden über Bord werfen und ihr gesamtes Mindset anpassen. Die Anforderungen an die Führungskräfte sind groß.
Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass eine Studie von Rochus Mummert aus dem Jahr 2013 feststellte, dass über 70 Prozent der virtuellen Teams scheitern. Fehlendes Vertrauen ist laut Studie die Hauptursache, wenn virtuelle Teams nicht funktionieren. Vertrauen werde vor allem durch nonverbale Kommunikation und die Körpersprache aufgebaut. Die Studie entstand 2013. Zu diesem Zeitpunkt waren Videokonferenzsysteme noch nicht so stark verbreitet wie heute. Auch beim Einsatz von Collaboration-Tools, der Einbeziehung aller Teammitglieder und der transparenten Kommunikation innerhalb von virtuellen Teams haben die Unternehmen in den vergangenen Jahren viel dazugelernt.
Erfolgsfaktoren für die virtuelle Führung
Für das Führen virtueller Teams haben sich fünf erfolgreiche Strategien herauskristallisiert. Folgende Tipps sollten Führungskräfte berücksichtigen, die neu in die Thematik einsteigen:
- Vereinbaren Sie klare Regeln: Alle Mitglieder des virtuellen Teams müssen die gemeinsamen Ziele, Deadlines sowie ihre eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten kennen. Das ist kein großer Unterschied zu „normaler“ Teamarbeit. Damit die digitale Zusammenarbeit funktioniert, müssen darüber hinaus Kommunikationsregeln vereinbart werden. Es muss klar sein, wie und wann alle Teammitglieder erreichbar sind. Auch welche Informationswege gelten und wann Absprachen nötig sind. Wichtig sind feste Termine für virtuelle Treffen des gesamten Teams. Auch das Feedback untereinander sollte klaren Regeln folgen.
- Setzen Sie auf moderne Technik: Nur wenn die Collaboration-Tools, Videokonferenz-Technik und Kommunikations-Systeme nutzerfreundlich sowie leicht installierbar sind und stabil funktionieren, setzen die Teammitglieder sie auch ein. Wichtig ist, dass nicht zu viele unterschiedliche Anwendungen im Ensatz sind. Die Zusammenarbeit sollte über maximal drei bis vier Tools laufen. Darüber hinaus sollte gewährleistet sein, dass alle Teammitglieder Zugriff auf die gleiche – aktuelle – Datenbasis haben. Eine professionelle HR-Software wie perbit.insight gewährleistet das über ein sicheres Rollenkonzept. Die HR-App perbit.mobile ermöglicht den Mitarbeitern, HR-Aufgaben mit ihrem Smartphone zu bearbeiten.
- Bauen Sie Vertrauen auf: Vertrauen wirkt sich nachweislich positiv auf die Motivation und das Sicherheits- und Zusammengehörigkeitsgefühl des Teams aus. Vertrauen entsteht dann, wenn eine Kultur der offenen Kommunikation vorhanden ist und wenn Entscheidungen transparent und unter Einbeziehung des Teams gefällt werden. Doch nicht nur die Führungskraft muss mit klarer, offener, partizipativer und geradliniger Kommunikation dafür sorgen, dass mögliche Zweifel seitens der Mitarbeiter ausgeräumt werden. Vertrauen muss gegenseitig sein. Deshalb gilt es auch für die Führungskräfte, Kontrolle abzugeben und ihren Mitarbeitern Spielräume für eigenverantwortliches Handeln einzuräumen.
- Ermöglichen Sie ein persönliches Kennenlernen: Wissenschaftliche Untersuchungen zeigen, dass virtuelle Team, die sich zu Beginn der Zusammenarbeit persönlich treffen, ein fast genauso stabiles Vertrauen entwickeln wie „traditionelle“ Teams, die in einem Büro zusammenarbeiten. Deshalb sollte es eine Kickoff-Veranstaltung geben, an der alle teilnehmen, oder während des Projektverlaufs ein Teammeeting oder eine gemeinsame Feier. Ist dies nicht möglich, weil Auslandsreisen oder Treffen von größeren Personengruppen zum Zeitpunkt des Meetings untersagt sind, kann zum Beispiel eine Online-Party mit DJ und informellem Austausch organisiert werden.
- Stärken Sie das Teamgefühl: Damit die Zusammenarbeit im Team rund läuft, sollte die Führungskraft schon bei der Zusammenstellung des Teams darauf achten, die Personen mit den richtigen Soft-Skills ins virtuelle Team zu holen. Wer die Collaboration- und Kommunikations-Tools nicht sicher beherrscht, muss möglichst schnell geschult werden. Für den Zusammenhalt innerhalb des Teams empfiehlt es sich, Raum für den informellen Austausch zu schaffen. Das kann eine tägliche Online-Kaffeepause sein, ein virtueller Chat-Raum für kuriose und lustige Erlebnisse oder ein morgendliches Begrüßungsritual. Auch virtuelle Treffen, bei denen alle Teammitglieder eine Yogastunde absolvieren, sind denkbar.
Sieben Tipps für die virtuelle Teamarbeit
Tools für virtuelle Führung
Gute digitale Führung benötigt Kennzahlen, damit die Führungskraft rechtzeitig feststellen kann, wo die Leistungsbereitschaft sinkt oder an welcher Stelle zusätzliches Know-how benötigt wird. Deshalb ist eine professionelle HR-Software, die individuelle Reports und Auswertungen ermöglicht, ein zentrales Tool für das Führen virtueller Teams. Weiterhin empfiehlt sich als Technik für digitale Führung der Einsatz eines Feedback-Tools, mit dem Mitarbeiterbefragungen und Evaluationen schnell und einfach durchgeführt werden können. Für das Führen von virtuellen Teams sollten darüber hinaus Instrumente zum Einsatz kommen, die in der agilen Unternehmensführung eingesetzt werden. Zum Beispiel Online-Kanban-Boards, Reviews oder Team Canvas. Für viele dieser Instrumente sind Apps verfügbar. Allerdings ist es wichtig zunächst zu prüfen, welche der Methoden das eigene Team voranbringen und zur Unternehmenskultur passen, bevor eine Softwareunterstützung in Erwägung gezogen wird.
Weiterführende Informationen
Erfolgreiche Strategien und Tools für Teams in der digitalen Arbeitswelt stellt Professor Sandra Müller in dem Buch „Virtuelle Führung“ vor, das 2018 bei Springer Professional erschienen ist. Das Buch bietet Führungskräften, deren Mitarbeiter in räumlich verteilten oder zeitlich asynchronen Teams arbeiten, eine praxisnahe Unterstützung.