So reibungslos kann Weiterbildung ablaufen

Weiterbildungen als strategische Personalentwicklungsmaßnahme

Weiterbildung wird bei Hüttenes-Albertus sehr wichtig genommen. Das Chemieunternehmen hat einen großen, individuellen Seminarprozess, der über perbit gesteuert wird. Dadurch hat sich der Prozess erheblich beschleunigt. Ein weiterer Vorteil ist, dass nichts mehr vergessen wird. Will sich ein Mitarbeiter von Hüttenes-Albertus weiterbilden, füllt er in perbit einen Schulungsantrag aus. Automatisch geht eine E-Mail an die Führungskraft, die den Antrag genehmigen soll. Ist das erfolgt, bekommt der Mitarbeiter drei Tage vor dem Termin eine Erinnerung. Am Tag des Seminars erhält er die Aufgabe, eine Seminarbewertung durchzuführen. Und drei Monate nach dem Seminar geht an die Führungskraft die Aufgabe, eine Wirksamkeitskontrolle durchzuführen.

Klar definierter Seminarprozess

Alles funktioniert automatisch und alles ist mit einer Erinnerungsfunktion versehen. Das heißt: „Wenn jemand etwas nicht erledigt, erhält er eine Erinnerung. Erledigt er es dann immer noch nicht, geht eine Mitteilung an die Führungskraft oder die Personalabteilung“, erklärt Personalreferentin Sina Spreizer. „Früher wurden Seminarbewertungen oder die Wirksamkeitskontrolle oft vergessen. Da es jetzt einen klar definierten Prozess dafür gibt, passiert das nicht mehr“, nennt sie einen Vorteil.

Ein weiterer Vorteil ist die Schnelligkeit. „Wir haben immer mehr Teams, die nicht am selben Standort arbeiten. Früher gingen die Anträge durch die Hauspost und alles hat sehr lange gedauert. Durch das digitale Seminarmanagement haben wir nun die Möglichkeit, schneller zu agieren“, ergänzt der Duale Student Felix Ihling. Einen großen Pluspunkt sieht er auch darin, dass die Formulare in der HR-Software im gleichen Aufbau und mit den gleichen Feldern abgebildet werden konnten, wie es die Mitarbeiter von den bisherigen Papier-Formularen gewohnt waren. „Das sorgt für eine gute Akzeptanz“, sagt er.

Lückenlose Dokumentation der Seminare

Durch die Abbildung des Seminarprozesses in perbit ist zudem eine lückenlose Dokumentation gegeben. Tagesaktuell können die Personaler sehen, wer an welchen Weiterbildungen teilnimmt. Auch eine Kostenübersicht ist jetzt möglich – sowohl für die HR-Abteilung als auch für die Führungskräfte. „Ich glaube, früher waren sich einige Führungskräfte nicht im Klaren darüber, was sie pro Jahr für die Personalentwicklung ausgeben“, so Sina Spreizer.

Das Chemieunternehmen nutzt perbit seit April 2018. Seitdem können die HR-Abteilung und die Geschäftsleitung auf das System zugreifen. Seit Oktober 2018 haben auch alle anderen Führungskräfte und die Mitarbeiter mit PC-Zugang die Möglichkeit, perbit zu nutzen. Rund 250 der über 550 Mitarbeiter in Deutschland sind in der Produktion tätig. Von diesen haben nicht alle einen PC-Zugang und damit noch keinen Zugriff auf perbit.„Das Kriterium für die Nutzung ist: Hat der Mitarbeiter eine E-Mailadresse oder nicht? Keine Unternehmens-E-Mail zu haben bedeutet in unserer Logik, dass der Mitarbeiter keinen PC-Zugang hat. Dann stellt die Führungskraft die Seminaranträge und erhält alle Meldungen“, sagt Sina Spreizer.

Eine dritte Möglichkeit, sich für ein Seminar anzumelden geht über die Assistenz der Bereiche. Die Anmeldung kann sowohl für ein offenes Seminar bei einem externen Anbieter erfolgen oder für ein Seminar des unternehmenseigenen HR-Campus. Auch viele gesetzliche Schulungen wie Ersthelferschulungen oder Weiterbildungen für Beauftragte gehören zum umfangreichen Angebot.

„Besonders gut gefällt mir die Individualisierbarkeit. Darüber hinaus ist das System sehr intuitiv in der Bedienung.“

Sina Spreizer
Personalreferentin

Stellenausschreibung via Multiposting

Das Bewerbermanagement läuft ebenfalls über perbit. Sina Spreizer, Felix Ihling und ihre Kollegen arbeiten viel mit Multiposting. „Wir posten unsere Stellenanzeigen über perbit bei verschiedenen Online-Jobbörsen. Das hat den Vorteil, dass die Bewerbungen über das Online-Formular ins Haus kommen“, erklärt Sina Spreizer. Seitdem alle Führungskräfte an das System angeschlossen sind, können sie die Bewerbungen für ihren Bereich bewerten und weitere Schritte einleiten.

„Das Bewerbermanagement über perbit bedeutet eine große Erleichterung für uns. Wir können damit gut planen und müssen nicht mehr jede Bewerbung einzeln anfassen. Es hilft uns natürlich auch, Fehler zu vermeiden“, sagt sie. Aber auch für die Bewerber bietet das System Vorteile, zum Beispiel schnelle Antworten vom Unternehmen. „Das war vor der Einführung von perbit nicht der Fall. Wir haben aufwendige Excel-Tabellen gepflegt und jede Empfangsbestätigung oder Zwischenmitteilung händisch zugesandt“, so Felix Ihling.

„Ein Pluspunkt ist der gute Support. Wir rufen an und bekommen sofort jemanden an den Hörer, der uns weiterhilft.“

Felix Ihling
Dualer Student Personalmanagement

Neue Transparenz bei HR-Kennzahlen

Für Sina Spreizer und Felix Ihling, die als Power-User das System betreuen, Formulare und Masken selbstständig ändern können, war die Softwareeinführung mit einigem Aufwand verbunden. Denn für sie galt es, die Organisationsstruktur und Hierarchiestufen zu beschreiben und die Titel für die Mitarbeitergruppen zu vereinheitlichen, damit alles gut strukturiert im System abgebildet werden kann. Mittlerweile sind die Organigramme erstellt und jeder kann darauf zugreifen. „Das ist eine tolle Sache, die auch bei den Mitarbeitern und Führungskräften gut ankommt“, sagt Sina Spreizer.

Dass die Akzeptanz im gesamten Unternehmen so hoch ist, liegt auch an den ausführlichen Schulungen: Jeder Mitarbeiter bekam eine Stunde lang gezeigt, wie das System funktioniert, bevor er seine Zugangsdaten bekam. Die Schulungen für die Führungskräfte gingen sogar über zwei Stunden. Der Zeitaufwand hat sich gelohnt: Die neue Transparenz kommt bei den Führungskräften sehr gut an. Sie können Daten tagesaktuell abrufen und sind nicht mehr abhängig von der Personalabteilung, wenn sie beispielsweise eine Seminar-Übersicht oder eine Jubiläumsliste für ihren Bereich aufstellen wollen.

Hüttenes-Albertus Chemische Werke GmbH

Hüttenes-Albertus ist ein internationaler Hersteller von chemischen Produkten für die Gießereiindustrie. Die Geschichte des Unternehmens reicht mehr als 100 Jahre zurück. Seitdem ist die Gruppe weltweit gewachsen und in mehr als 30 Ländern auf allen Kontinenten vertreten. In Deutschland sind rund 500 Mitarbeiter für Hüttenes-Albertus und das Tochterunternehmen tätig, davon arbeiten etwa 250 Personen in der Produktion. Einen großen Schwerpunkt legt das Unternehmen auf Forschung und Entwicklung sowie auf Nachhaltigkeit in der Produktion. Es setzt auch stark auf die systematische Weiterbildung aller Mitarbeiter.