Remote Work ist im Trend: Die knapp 5.000 Mitarbeiter von Twitter können nach Ende der Corona-Krise im Homeoffice arbeiten. Auch in Deutschland werden in Zukunft viel mehr Menschen dauerhaft oder temporär von zuhause arbeiten – denn die Krise hat bewiesen, wie gut es funktioniert. Damit das Arbeiten fern vom betrieblichen Büro effizient ist, müssen Arbeitgeber feste Strukturen etablieren.
Auch wenn in Deutschland kein Rechtsanspruch auf einen Homeoffice-Arbeitsplatz besteht, hat Remote Work seit Beginn der Corona-Pandemie einen deutlichen Schub erfahren. Das ortsunabhängige Arbeiten war bereits im Zuge der New-Work-Bewegung im Trend. In diesem Zusammenhang ging es allerdings vor allem um das Arbeiten von einem x-beliebigen Ort aus – dem Café, dem Zug, der Flughafen-Lounge. Oder manchmal auch dem eigenen Zuhause.
In den vergangenen Wochen reduzierten sich die zur Verfügung stehenden Locations auf eine einzige: das eigene Zuhause. Das Konzept des mobilen Arbeitens ist damit jedoch nicht beerdigt. Sondern es wurde vielmehr gestärkt, weil aus festen Büropartnerschaften plötzlich virtuelle Teams wurden, die wohl noch länger ohne persönliche Kontakte zusammenarbeiten werden.
Weshalb sollten die Mitarbeiter aus den Homeoffices in die Büros zurückkehren?
Nach ersten Startschwierigkeiten wie zu geringem Datenvolumen, überlasteten VPN-Leitungen oder abstürzenden Videokonferenzen zeigte sich schnell, wie gut die Teams in der Virtualität klarkamen. Daher stellte sich schnell die Frage: Weshalb sollen die Beschäftigten nach der akuten Corona-Phase wieder in die Büros zurückkehren, wenn es nicht unbedingt nötig ist?
Die Vorteile von Remote Work reichen von wegfallenden Arbeitswegen über positive Auswirkungen auf die Umwelt und Feinstaubbelastung bis hin zu einer gestiegenen Produktivität. Ablenkungen werden entfallen und Meetings werden auf notwendige Absprachen beschränkt. Auch auf lange Sicht können Arbeitgeber von Remote Work profitieren, da sie weniger Büroräume benötigen. Zudem spart man Miete und Betriebskosten.
So kann die virtuelle Zusammenarbeit auch auf Dauer funktionieren
Damit die virtuelle Zusammenarbeit nach der ersten Testphase auf Dauer gut funktionieren kann, gilt es nun, die virtuellen Teams in produktive Strukturen zu führen. Teams, die Ende März überstürzt ihre Büroarbeitsplätze verließen, mussten zunächst herausfinden, auf welchen Wegen und mit welchen Tools sie sich abstimmen können. Jetzt muss diese Zusammenarbeit optimiert und auf eine rechtssichere Basis gestellt werden.
Es ist die Aufgabe der Personalabteilung, die benötigten Strukturen zu schaffen. Außerdem gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat eine entsprechende Betriebsvereinbarung zu treffen. Diese sollte die Rahmenbedingungen zur Homeoffice-Arbeit abstecken und sie kann durch individuelle Vereinbarungen ergänzt werden.
Fünf Tipps für Remote Work
Diese fünf Punkte sollten Sie beachten. Vorallem wenn Sie sich dazu entscheiden, Ihren Mitarbeitern dauerhaft die Möglichkeit einzuräumen. Außerdem im Homeoffice, fern vom betrieblichen Büro, zu arbeiten:
- Achten Sie darauf, dass alle Vorschriften eingehalten werden. Dazu zählt erstens das Arbeitszeitgesetz: Arbeitnehmer haben die Regelungen zu Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten einzuhalten. Zweitens muss der Arbeitsschutz gewährleistet sein und die Mitarbeiter müssen eine angemessene Unterweisung erhalten. Drittens gilt es, im Homeoffice die Anforderungen an Datensicherheit und IT-Infrastruktur zu beachten.
- Treffen Sie konkrete Vereinbarungen. Die Regelungen zur Arbeit im Homeoffice oder von unterwegs sollten möglichst detailliert im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Dazu gehören unter anderem Vereinbarungen zur Zeitdauer der Homeoffice-Tätigkeit, der Erreichbarkeit, der Arbeitszeiterfassung, zum Datenschutz, zu Dokumentationspflichten und zu Berichtswegen.
- Sorgen Sie für die richtige Ausstattung. Wenn Mitarbeiter längerfristig und mehrere Stunden täglich im Homeoffice oder von unterwegs arbeiten, benötigen sie ein leistungsförderndes Equipment. Dazu gehören mobile Endgeräte neuerer Generation, die schnell und sicher sind, aber auch große Bildschirme, eine geeignete Beleuchtung sowie ergonomisches Mobiliar im Homeoffice. Das US-Unternehmen Twitter beispielsweise unterstützt seine Mitarbeiter mit bis zu 1.000 Dollar für ihre Homeoffice-Ausstattung.
- Setzen Sie auf professionelle Software. Schnelligkeit ist heute ein wichtiges Kriterium in der Zusammenarbeit. Das gilt insbesondere für die Rückmeldung an Bewerber. Eine HR-Software mit mobilen Zugriffsmöglichkeiten ermöglicht einen unmittelbaren Austausch von Personalern und Führungskräften über neue Bewerbungen. Der Bewerberauswahlprozess wird somit beschleunigt. Dies führt auch zu einer positiven Candidate Experience und zahlt auf die Arbeitgebermarke ein.
- Binden Sie alle Mitarbeiter mit ein. Damit die Mitarbeiter sich nicht ausgeschlossen fühlen, ist es wichtig, auf Software und Tools zu setzen, die leicht bedienbar sind und auch auf mobilen Endgeräten problemlos laufen. Dann werden diese gern eingesetzt. Ein Beispiel ist die HR-App perbit: Die Mitarbeiter bleiben aktiv in die HR-Abläufe eingebunden, können z. B. aktuelle Informationen abrufen und Ansprechpartner finden, Urlaub beantragen, Krankmeldungen einreichen und Datenänderungen per 4-Augen-Prinzip vornehmen.
Fazit: Bringen Sie Ihre virtuellen Teams in eine produktive Zukunft
Remote Work, virtuelle Teams und das Homeoffice werden sich etablieren. Deshalb ist es jetzt an der Zeit, dauerhafte Strukturen zu schaffen. Außerdem die künftige Zusammenarbeit auf eine solide Basis zu stellen. Darunter fallen rechtliche Vorschriften sowie arbeitsvertragliche Ergänzungen und die Ausstattung mit professioneller Hard- und Software.