Der Obstkorb hat ausgedient! Vor einigen Jahren war ein “Obstkorb für alle” ein neues, unkonventionelles Benefit von Unternehmen, um junge Talente anzulocken. Doch das beeindruckt natürlich keinen mehr. Was für begehrte Fachkräfte viel wichtiger ist: Flexibilität, Work-Life-Balance, eigene Ideen einbringen können, und mühelose Kommunikation mit möglichst wenig Bürokratie. Es gibt einen Aspekt im Unternehmen, der mit all dem zu tun hat – und über Zufriedenheit, Produktivität und Rentabilität mitentscheidet. Wir sprechen von einer gelungenen Zusammenarbeit in Unternehmen – und in unseren Zeiten vor allem eine gelungene digitale Zusammenarbeit.
Was macht gute Zusammenarbeit aus?
Wenn wir gute Zusammenarbeit sagen, denken wir normalerweise an ein Team, indem sich mehrere Personen abstimmen und an einer gemeinsamen Aufgabe arbeiten.
Idealerweise ist die Kommunikation fließend. Informationen werden zuverlässig weitergegeben, man unterstützt sich gerne und vertritt sich bei Bedarf gegenseitig. Es gibt ein klares Zusammengehörigkeitsgefühl und gemeinsame Ziele, anstatt dass man sich gegenseitig Steine in den Weg legt.
Doch heutzutage ist sogar mehr angestrebt: Eine abteilungsübergreifende reibungslose Zusammenarbeit im Unternehmen – ohne in losgelösten Abteilungen zu denken. Dafür gibt es Ansätze und Tools, die eine nahtlose Zusammenarbeit möglich machen.
New Work & ortsunabhängiges Arbeiten: Digitale Zusammenarbeit macht es möglich!
Vor allem die Corona-Krise hat die Digitalisierung stark beschleunigt. Gezwungenermaßen mussten (oder durften) viele Mitarbeitende vom Homeoffice aus arbeiten.
Wie die New Work Bewegung vorschlägt, gab es mehr Eigenverantwortung und Mitgestaltung, Flexibilität und agile Arbeitsmethoden. Es geht weniger darum, einfach Aufgaben weiterzugeben – eher um Verantwortung für Endergebnisse. Das wiederum macht auch Kommunikation und Abstimmungen wichtiger.
Es ist mittlerweile klar, dass Remote Work produktiv ist und problemlos funktionieren kann, auch wenn KollegInnen nicht im gleichen Büro sitzen.
Was ist digitale Zusammenarbeit?
Digitale Zusammenarbeit bedeutet, dass Mitarbeitende zentral an einer Aufgabe arbeiten können, ob sie im gleichen Büro sitzen oder gerade auf unterschiedlichen Kontinenten sind. Es gibt oft eine gemeinsame digitale Plattform, auf der viele Prozesse stattfinden.
Möglich ist das durch moderne Softwaretools (als Desktop Anwendung oder App), die eine reibungslose digitale Zusammenarbeit sicherstellen.
Diese sorgen dafür, dass alle Mitarbeitenden stets über den aktuellen Stand informiert sind, nahtlos im gleichen System miteinander kommunizieren können und online auf benötigte Daten Zugriff haben.
Voraussetzung für digitale Zusammenarbeit am Arbeitsplatz
Nicht alle Mitarbeitenden sind gleich begeistert davon, ihre gewohnte Arbeitsweise zu ändern – und stellen sich vielleicht einen langwierigen Einlernprozess, “gläserne Mitarbeitende” und mögliche Überwachung vor.
Wie immer, wenn Veränderungen anstehen, braucht es dafür die Bereitschaft, sich auf Neues einzulassen. Denn am Anfang ist etwas Einarbeitung nötig – auch wenn Tools für die digitale Zusammenarbeit viel einfacher und intuitiver sind, als sich manche vorstellen. Nur dann können alle Mitarbeitenden die Vorteile der digitalen Zusammenarbeit nutzen und erleben, wieviel einfacher der Arbeitsalltag dadurch wird.
Hier liegt es an der Unternehmensleitung, für eine entsprechende Weiterbildung der Mitarbeitenden zu sorgen und ihnen Zeit zu geben, sich die notwendigen Kompetenzen anzueignen.
Die technischen Hürden sind recht klein – wenn Sie das passende Softwaretool gefunden haben, ist meistens nur noch ein Headset notwendig, um es richtig nutzen zu können.
Digitale Zusammenarbeit – Vorteile und Herausforderungen
Was ist denn nun der große Vorteil bei der digitalen Zusammenarbeit – sowohl für den Alltag der Mitarbeitenden selbst als auch für das Unternehmen?
Ein großes Plus der digitalen Zusammenarbeit ist, dass sie (wie weiter oben erwähnt) ortsunabhängiges Arbeiten möglich macht. Vor allem bei begehrten KandidatInnen der jüngeren Generation ist das in vielen Berufen fast schon ein Muss. Unternehmen, die Homeoffice als Option oder sogar Ortsunabhängigkeit und Remote Work anbieten, haben bei begehrten Fachkräften deutlich bessere Chancen im Recruiting als andere Arbeitgeber – und können das für ihr Employer Branding nutzen.
Das muss nicht bedeuten, dass die direkte Kommunikation verkümmert und alle nur noch alleine still vor sich hinschaffen. KollegInnen können bei Bedarf flexibel und spontan virtuelle Konferenzen halten und sich direkt austauschen und unterstützen.
Das macht den Informations- und Datenfluss im Unternehmen schneller und transparenter. Wenn alle Mitarbeitenden digitale Tools richtig nutzen, wird die Zusammenarbeit produktiver und müheloser. Durch Echtzeit-Austausch von Daten gibt es keinen Ärger mehr über langes Warten auf Rückmeldungen oder fehlende Informationen. Prozesse werden vereinheitlicht und Arbeitsabläufe effizienter gestaltet werden. Das bedeutet weniger Stress und Fehlerquellen, und dafür mehr Produktivität – sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeitende ein echter Vorteil.
Natürlich gibt es wie überall auch in der digitalen Zusammenarbeit Herausforderungen. Zum einen durchläuft das einführen eines neuen Tools im Unternehmen oft den klassischen Change Prozess mit seinen ups and downs. Es braucht etwas Zeit, Geduld und offene Kommunikationen, die notwendigen Kenntnisse über eine digitale Lösung zur Zusammenarbeit zu vermitteln.
Manchmal beklagen Mitarbeitende auch einen “Zoom-Fatigue”, weil sie viele virtuelle Besprechungen als anstrengend empfinden. Und um Sicherheit und Datenschutz im Unternehmen zu gewährleisten, muss darauf geachtet werden, dass eingesetzte Tools alle erforderlichen Standards erfüllen.
Datenschutz-Konformität und Datensicherheit, auf die Sie sich verlassen können: Unsere Softwarelösung macht nicht nur die digitale Personalarbeit müheloser, sondern erfüllt auch strengste Sicherheitsstandards. Überzeugen Sie sich selbst davon!
Doch all dies wird durch die Vorteile der digitalen Zusammenarbeit mehr als aufgewogen. Wer einmal erlebt hat, wie viel leichter der Arbeitsalltag mit einer guten digitalen Lösung geworden ist, möchte nicht mehr zurück!
Anwendungsbeispiele für Digitale Zusammenarbeit in Unternehmen
Fragen Sie sich, an welchen Stellen in Ihrem Unternehmen eine digitale Zusammenarbeit Prozesse vereinfachen könnte?
Fast alle Workflows und Schnittstellen, bei denen Informationen ausgetauscht werden, können durch digitale Tools vereinfacht werden.
Überall gibt es jede Menge Aufgaben, bei denen Organisation, Erfassungen, Rückmeldungen und Freigaben wichtig sind.
Eine spezielle Softwarelösung sorgt dafür, dass nichts untergeht und dass Sie rechtzeitig Erinnerungen bekommen – ohne dass Sie selbst an alles denken müssen.
Wir haben hier ein paar praktische Anwendungsbeispiele für Sie!
- alle Prozesse in Recruiting und Bewerbungsmanagement
- Organisation von Weiterbildungen und Seminarmanagement
- Krankmeldungen empfangen und verwalten
- Dienstreisen – Planung, Rückmeldungen, Abrechungen verwalten
- Urlaubsplanungen – Anträge und Freigaben
- Abwesenheitsmeldungen und Zeiterfassungen – auf Verstöße gegen Arbeitsrecht wie z.B. Pausenzeiten weist dich die Software automatisch hin
- Analysen und Berichte – Zugriff jederzeit und von überallher
- Projektorganisation – Aufgabenlisten und Benachrichtigungen
- Dokumentenverwaltung zentral und digital – ortsunabhängiger Zugriff für alle Berechtigten
- unternehmensweite Kommunikation & Kollaboration via Desktop Anwendung und App
- Abwesenheitsmeldungen
Tools für die genannten Beispiele gibt viele, Sie unterscheiden sich oft in Preis und der Fähigkeit Infornmationen untereinenader auszutauschen. Besser: Eine vollumfängliche HR-Software, die gleiche für alle Aufgaben State-of-the Art Prozesse hat. Je weniger Tools im Einsatz, desto einfacher ist die Anwendung für Mitarbeiter, Bewerber und Führungskräfte. Hier kostenlos testen und mehr erfahren.
So können Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen mühelos miteinander kommunizieren. Vorgänge, die früher etwas nervenaufreibend waren – zum Beispiel weil immer jemand etwas vergaß oder es keinen einheitlichen Prozess gab – werden zügiger und vor allem einfacher.
Tipps zur Umsetzung: So gelingt digitale Zusammenarbeit
Was können Unternehmensführung und Personalabteilung dafür tun, um die digitale Zusammenarbeit erfolgreich zu gestalten?
Zum einen muss natürlich die notwendige Ausstattung und eine professionelle Software zur Verfügung gestellt werden. Man kann sich vorstellen, wie ärgerlich es wäre, sich mühsam in ein Tool einzuarbeiten, das nicht reibungslos läuft. Andersherum wird ein intuitives Tool, das den Arbeitsalltag praktisch sofort erleichtert, auch gerne genutzt.
Ein anderer Aspekt ist, Grenzen der Mitarbeitenden zu respektieren. Denn die digitale Zusammenarbeit soll eine Erleichterung für alle sein und darf nicht dazu führen, dass sie ständig mit Instant-Messages und unnötigen virtuellen Meetings bombardiert werden.
Und mit Sicherheit verändert sich bei einer Umstellung auf eine digitale Zusammenarbeit auch einiges an gewohnten Abläufen. Vor allem Führungskräfte müssen darauf achten, dass sinnvolle Prozesse definiert und eingehalten werden – und idealerweise werden dafür Mitarbeitenden mit ins Boot genommen, denn diese haben meist gute Ideen, was in ihrem Bereich gut funktionieren würde. So wird die Zusammenarbeit beschleunigt und die Produktivität und Zufriedenheit gesteigert.
Digitale Zusammenarbeit auch in kleinen und mittleren Unternehmen sinnvoll
Spielt Digitalisierung für kleine und mittlere Betriebe eine Rolle? Bestimmt. Doch nicht alle kleinen Unternehmen sehen einen Grund, ganz auf digitale Zusammenarbeit umzustellen.
Doch mit Blick auf die Zukunft ist es auch – oder vor allem – für diese Betriebe wichtig, wettbewerbsfähig, produktiv und up to date zu sein. Außerdem tragen digitale Tools dazu bei, profitabler zu werden, denn Mitarbeitende können so leichter Aufgaben bewältigen und dazu beitragen, Unternehmensziele zu erreichen.
Und natürlich werden kleine und mittlere Unternehmen durch die Optionen des digitalen Zusammenarbeitens attraktiver als Arbeitgeber. So können Sie selbstbewusst Active Sourcing betreiben und auch begehrte Kandidatinnen ansprechen.
Holistische HR-Arbeit stützt sich auf vier Säulen:
Zu all diesen Bereichen bietet perbit Ihnen jahrzehntelanges Know-how und moderne Lösungen, mit denen Sie Ihren HR-Alltag effizient und reibungslos gestalten können.
Fazit: Digitale Zusammenarbeit in Unternehmen ist die Zukunft
Wie so oft gilt: Es kommt darauf an, was man daraus macht!
Der Erfolg von digitaler Zusammenarbeit hängt vor allem davon ab, wie sie von der Unternehmensleitung oder der Personalabteilung eingeführt und eingesetzt wird – und zum gleichen Teil natürlich auch davon, ob Mitarbeitende gerne einsteigen und etwas Neues ausprobieren wollen!
Doch egal wie man es dreht und wendet: Digitalisierung ist die Zukunft, und digitale Zusammenarbeit ist ein wichtiger Teil davon. Machen Sie Ihr Unternehmen am besten jetzt fit für die Zukunft – und Ihren Arbeitsalltag produktiver, müheloser und angenehmer!