Schneller zu neuen Mitarbeitern
„Früher hatten wir keinen Überblick über all die Bewerbungen, die in unseren Wohnstätten, Werkstätten oder bei unserem Geschäftsführer eingingen“, erinnert sich Andrea Kraft, Fachbereichsleiterin Personal, an die Situation, als bei der Lebenshilfe Stuttgart noch ausschließlich mit Excel-Listen, Bewerbungsmappen und E-Mail-Bewerbungen gearbeitet wurde. Das Sozialunternehmen, das sehr dezentral aufgestellt ist, hat laufend offene Stellen zu besetzen. Vor allem im handwerklichen Bereich, in der Kinderbetreuung oder der Pflege herrscht auf dem Stuttgarter Arbeitsmarkt ein großer Wettbewerb. Da ist es wichtig, Bewerbungen zeitnah zu bearbeiten und zu beantworten – denn früher blieben sie häufig unbeantwortet oder irrten durch die Organisation.
Diese unübersichtliche Situation war ein Grund, den Recruitingprozess zentral aufzustellen. Seit 2014 setzt die Lebenshilfe Stuttgart den Online-Stellenmarkt und das Bewerbermanagement von perbit ein. Wer sich heute für eine Stelle interessiert, kann in der Stellenanzeige auf den Link „Online bewerben“ klicken und das hinterlegte Formular ausfüllen oder eine E-Mail senden. Nur noch ganz wenige der rund 1.000 Bewerbungen jährlich kommen per Post ins Haus. Diese werden in der Personalabteilung eingescannt und den zuständigen Führungskräften über das HR Solution Center zur Verfügung gestellt. „Alle sehen das mittlerweile als große Erleichterung an“, berichtet Andrea Kraft. Durch die Softwareeinführung ist zudem der Datenschutz gewährleistet – die Zugangsberechtigungen der Führungskräfte und Betriebsratsmitglieder sind klar definiert.
Alle Nachweise im System
Ein weiterer zentraler Bestandteil der Softwarenutzung ist das Seminarmanagement. Seit Anfang 2016 erfasst die Personalabteilung Pflicht-Seminare wie Hygienebelehrungen, Erste-Hilfe-Kurse sowie erforderliche ärztliche Untersuchungen – inklusive Erinnerungen, wann der nächste Termin ansteht. In den kommenden Monaten soll das System weiter ausgebaut werden, sodass Mitarbeitende künftig auch per Employee-Self-Services direkten Zugriff haben. Trotz der dünnen Personaldecke von 2,75 Mitarbeitern hat die Abteilung bereits erhebliche Arbeitserleichterungen erzielt. „Im Seminarmanagement haben wir alle Nachweise auf einen Blick. Wenn zum Beispiel die Heimaufsicht kommt, sind dort alle benötigten Informationen verfügbar“, sagt Personalleiterin Andrea Kraft.
„Was mir besonders gut gefällt, ist die Übersichtlichkeit. Jetzt haben wir alles zentral gebündelt.“
Andrea Kraft
Fachbereichsleiterin Personal, Lebenshilfe Stuttgart e.V.
Die Organisation im Überblick
Die Lebenshilfe Stuttgart hat noch einige Pläne, die Software auszubauen. In den nächsten Monaten sollen das Stellenmanagement und die Organigramme weiter umgesetzt werden, sobald die Neuorganisation der Stellen abgeschlossen ist. „Wenn wir damit fertig sind, werden wir die Organigramme auch den Führungskräften per Web-Client zur Verfügung stellen, damit jeder für seinen Bereich sieht, wie er aufgestellt ist“, so Anette Reinheimer, die perbit als Power-Userin nutzt. Auch die digitale Personalakte steht auf der Wunschliste – wegen des hohen Datenschutzes und der zusätzlichen Arbeitserleichterungen für die Personalabteilung.
Individuelle Anpassungen
Schon heute läuft die Personalarbeit reibungsloser und zielgerichteter als vor der Softwareeinführung – früher mussten verschiedene Excel-Listen durchsucht werden. „Was mir besonders gut gefällt, ist die Übersichtlichkeit. Jetzt haben wir alles zentral gebündelt. Wenn ich eine Bewerbung zu beurteilen habe, bin ich mit einem Klick im Dokument, kann alles einsehen, beurteilen und weiterleiten. Der ganze Workflow ist gut durchdacht“, sagt Andrea Kraft. Ihre Kollegin Anette Reinheimer schätzt zudem die Flexibilität: „perbit kann an vielen Stellen verändert werden, wo wir eine individuelle Anpassung brauchen.“
„perbit kann an vielen Stellen verändert werden, wo wir eine individuelle Anpassung brauchen.“
Anette Reinheimer
Personal-Sachbearbeiterin, Heuking Kühn Lüer Wojtek
Lebenshilfe Stuttgart e.V.
Ziel der Lebenshilfe Stuttgart e.V. ist es, Menschen mit Behinderung und ihre Angehörigen zu unterstützen. Der Verein betreibt in Stuttgart verschiedene Wohnstätten, Werkstätten, eine inklusive Kindertagesstätte und einen ambulanten Pflegedienst. Rund 350 Mitarbeitende sind dort tätig, darunter viele Praktikanten sowie Menschen im Bundesfreiwilligendienst und im Freien Sozialen Jahr.
