Personalarbeit transparenter gestalten und die Personalabteilung entlasten
Es braucht viele Hände, damit ein Traumhaus entsteht. Damit die dazugehörenden Personen reibungslos zusammenarbeiten können, damit sie sich schnell über An- und Abwesenheiten abstimmen und damit neue Mitarbeiter möglichst schnell eingestellt werden können, hat die Heinz von Heiden GmbH Massivhäuser damit begonnen, ihre Personalprozesse digital abzubilden. „Wir wollen unsere Personalarbeit digitalisieren, um die Führungskräfte und Mitarbeiter besser einbinden zu können und um ihnen mehr Transparenz zu ermöglichen“, sagt Personalreferentin Jana Frerking.
In wenigen Minuten zum genehmigten Urlaub
Im Oktober 2019 begann das mittelständische Bauunternehmen zunächst damit, die Abwesenheitsverwaltung digital abzubilden. „Der Prozess war sehr veraltet. Deshalb haben wir damals gesagt, dass wir etwas verändern müssen und dass wir das mit perbit machen möchten“, so Jana Frerking. Der Unterschied im Vergleich zur früheren Vorgehensweise ist deutlich:
Bis zum Herbst 2019 nutzte das Unternehmen eine Excel-Vorlage, die sich die meisten Beschäftigten ausdruckten. Wollten sie Urlaub beantragen, füllten sie den Zettel mit einem Stift aus und gaben ihn dann ihrer Vertretung, die unterschreiben musste. Dann unterschrieb die Führungskraft und der genehmigte Antrag wurde in die Personalabteilung geschickt, wo er ins System eingegeben und anschließend abgeheftet wurde. „Es war ein großer Prozess für eine kleine Sache. Deswegen sind wir sehr froh, dass die Abwesenheitsmeldungen bei uns inzwischen digital funktionieren“, berichtet Jana Frerking.
„Es war ein großer Prozess für eine kleine Sache. Deswegen sind wir sehr froh, dass die Abwesenheitsmeldungen bei uns inzwischen digital funktionieren.“
Jana Frerking
Personalreferentin, Heinz von Heiden GmbH Massivhäuser
Greifbare Vorteile für alle Beteiligten
Die Arbeitserleichterung, die der digitalisierte Prozess für die Personalabteilung mitbringt, ist offensichtlich. Aber auch für die Mitarbeitenden ergeben sich greifbare Vorteile: Sie können jederzeit den Status ihres Urlaubsantrags einsehen und nachschauen, wie viel Resturlaub sie haben. Früher passierte es, dass Beschäftigte sich bei ihrem Resturlaub verrechneten und mehr Urlaubstage beantragen als ihnen zur Verfügung standen. „Dadurch war alles sehr fehleranfällig und zeitintensiv. Wir mussten anrufen und Korrekturen vornehmen“, so Jana Frerking.
Heinz von Heiden Unternehmensgruppe
Die Heinz von Heiden Unternehmensgruppe bündelt unter der Mensching Holding GmbH als Mutterkonzern Dienstleistungen rund um den Bau massiver Wohngebäude. Flaggschiff des traditionellen Familienunternehmens ist die Heinz von Heiden GmbH Massivhäuser. Heinz von Heiden ist einer der führenden Massivhaushersteller Deutschlands und hat bis heute über 50.000 Häuser gebaut. Rund 300 Beschäftigte arbeiten für den Baukonzern, etwa zwei Drittel davon am Hauptsitz in Isernhagen bei Hannover. Dort sitzt auch die vierköpfige Personalabteilung, die schon vor der Coronapandemie damit begann, ihre HR-Prozesse zu digitalisieren, um Zeit für die wirklich wichtigen Dinge der Personalarbeit zu gewinnen.
