perbit steht für individualisierte Personalarbeit
Keine Organisation ist wie die andere, kein Job ist wie der andere. Deshalb entschied sich das Erzbistum Paderborn dazu, einen individualisierten Zeugnisprozess einzurichten, der genau auf seine Bedürfnisse abgestimmt ist und der den Mitarbeitenden vielfältige, individuell zugeschnittene Zeugnisse zur Verfügung stellt. All das wird über die HR-Software perbit gesteuert.
Das Erzbischöfliche Generalvikariat unterstützt die schulischen, bildungsbezogenen und caritativen Aktivitäten des Erzbistums Paderborn. In dieser Funktion ist es unter anderem für die Personalverwaltung der rund 900 Geistlichen, der rund 950 Beschäftigten an den Erzbischöflichen Schulen sowie die weiteren etwa 1.500 Bistumsbeschäftigten verantwortlich. Für diese im Bistum tätigen Laien sind pro Jahr bis zu 150 Arbeitszeugnisse zu schreiben – Tendenz steigend.
Viel Papier, hoher Zeitaufwand
Früher funktionierte das so: Es gab einen Bewertungsbogen, in dem die verschiedenen Bewertungskriterien abgebildet waren und der in Papierform oder per E-Mail an die zuständige Führungskraft versandt wurde. Die Führungskraft ging die einzelnen Kriterien durch, gab Bewertungen und Stellungnahmen ab und schickte anschließend den Bogen in Papierform oder per E-Mail zurück in die Personalabteilung.
Für die Personalsachbearbeiter brachte diese Vorgehensweise einen ziemlich großen Aufwand mit sich: Jeden Vorgang mussten sie sich auf Wiedervorlage legen. Wenn der Bogen nicht rechtzeitig zurückkam, mussten sie die Führungskraft telefonisch oder per E-Mail erinnern. Dieses Spiel begann von vorn, wenn die Sachbearbeiter die Zeugnisse geschrieben hatten und den Führungskräften zur Freigabe zusandten.
„Es gab sehr lange Durchlauf- und Liegezeiten – und viele Medienbrüche. Zwar haben wir den Bewertungsbogen meist per E-Mail versandt, aber häufig Ausdrucke in Papierform zurückbekommen, die wir dann abtippen mussten“, sagt Tobias Kallemeier.
„Als Ergebnis haben wir eine Zeitersparnis – nicht nur für die Personalabteilung, sondern auch für die Führungskräfte. Das hat zu einer Erhöhung der System-Akzeptanz geführt. Die Führungskräfte hatten schon vorher Zugriff auf perbit, konnten aber nur bestimmte Informationen einsehen. Durch den Zeugnisprozess haben sie nun die Möglichkeit, selbst etwas einzugeben“, sagt Tobias Kallemeier.
Automatische Erinnerungen
Das war die unübersichtliche Ausgangslage. Dazu kam, dass die Nachfrage nach qualifizierten Arbeitszeugnissen zunahm. Die Personalabteilung überlegte deshalb, wie sie die Zeugniserstellung und insbesondere die Fristenüberwachung automatisieren könnte – und kam auf die Idee, dafür die Workflows von perbit zu nutzen.
Seit Februar 2018 funktioniert der Zeugnisprozess automatisiert: Nach dem Prozessstart hat der Vorgesetzte 14 Tage Zeit, eine Bewertung abzugeben. Macht er das nicht, bekommt er eine automatische Erinnerungs-E-Mail. Er erhält weitere sieben Tage Zeit, die Bewertung abzugeben. Überschreitet er auch diese Frist, geht die Aufgabe wieder zurück in die Personalabteilung, die den Prozess neu anstoßen kann.
Erzbischöfliches Generalvikariat Paderborn
Am Domplatz in Paderborn hat das Erzbischöfliche Generalvikariat Paderborn seinen Hauptsitz. Von dort aus ist es für ein fast 15.000 Quadratkilometer großes Gebiet zuständig – von Minden im Norden bis Dortmund im Westen und dem Sauerland im Süden. Knapp 1,6 Millionen Katholiken leben im Erzbistum Paderborn und sind in insgesamt 19 Dekanaten mit 725 Pfarrgemeinden in 154 Pastoralverbänden organisiert. Geistiges Oberhaupt ist seit dem Herbst 2003 Erzbischof Hans-Josef Becker. Ihm zur Seite stehen drei Weihbischöfe. Zum Erzbistum Paderborn gehören gut 1.000 Welt- und Ordenspriester, knapp 1.500 Ordensschwestern und 160 Ordensmänner sowie 5.800 Religionslehrer.
