Leistungsbeschreibung

Die nachfolgende Leistungsbeschreibung enthält alle in den Lizenzen enthaltenen Pakete, sowie Details zum Bereitstellungsumfang in der Cloud. Voraussetzung für die Nutzung von für myHR in der Cloud ist ein internetfähiges Endgerät mit aktueller Ausstattung.

Voraussetzung für den Betrieb unserer SOFTWARE in der Cloud ist die zum Vertragsabschluss aktuelle Version.

LeistungBeschreibung
Einrichtung & Bereitstellung Die perbit stellt die Infrastruktur in der Cloud bereit und betreibt diese 7x24h  
R Datenbank (objektbasiert)Maximale Größe der Datenbank: 1 GB. Mehr Speicherplatz gegen Aufpreis möglich.
Dateispeicher myHRDateispeicher für allgemeine Daten 10 GB
Update Service myHR Ein jährliches Update der Software
SicherheitspaketInnerhalb des Sicherheitspaketes versorgen wir die Betriebssysteme mit einem aktuellen Virenschutz. Weiterhin sind die Daten standardmäßig verschlüsselt.
BackupDie perbit führt eine tägliche Sicherung der Brauchdaten (Datenbank, Dokumente und Anpassungen) durch.
 
Im Falle einer Datenwiederherstellung beträgt der RPO 24 Stunden (allgemeines Supportfenster).
 
Aufbewahrungszeiten, die perbit verwendet:
-Die Tagessicherung wird 14 Tage lang gespeichert
-Die wöchentliche Sicherung wird 4 Wochen lang aufbewahrt
-Die monatliche Sicherung wird 12 Monate lang gespeichert
-Die Jahressicherung (nur geschäftsrelevante Daten) wird 10 Jahre lang gespeichert
RTO:
Ziel der Wiederherstellungszeit: Die maximale Wiederherstellungszeit, die zum Wiederherstellen von Daten nach einem Notfall verwendet werden kann.
RPO:
Ziel des Wiederherstellungspunkts: Die Anzahl der Stunden Datenverlust, die zwischen dem Zeitpunkt des Unglücks und der Sicherung liegen können.
Für die perbit Software stellen wir dem Kunden die Jahressicherung zur Verfügung, so dass er diese entsprechend den Aufbewahrungsfristen selbst ablegen kann.
Anbindung und Zugriff für myHRDie Stellenausschreibung wird im Bewerbermanagement von perbit angelegt.
Eine Stellenliste liefert in einem Frame der Unternehmens-Website eine Übersicht über alle vom Unternehmen ausgeschriebenen Stellen. Die Stellenliste zeigt Standort und Titel sowie ggf. Untertitel.
Es können verschiedene Stellenlisten (z. B. pro Mandanten) in die Unternehmens-Website eingebunden werden. Pro Listenart können ein Bild (Logo) sowie Akzent- und Akzent-Textfarbe und die URLs zu den Datenschutzhinweisen und zum Impressum festgelegt werden.
Für die Veröffentlichung kann definiert werden, in welchem Zeitraum, auf welcher Stellenliste und für welchen Standort die Ausschreibung veröffentlicht werden soll. Außerdem ist eine Gruppierung der Anzeigen möglich, d. h, dass mehrere Stellenanzeigen unter einer gemeinsamen Überschrift angezeigt werden. Zusätzlich kann eine Gehaltsangabe hinterlegt werden. Der Text ist über einen What-you-see-is-what-you-get-Editor gestaltbar.
Die Stellenliste enthält eine Filterfunktion nach den festen Merkmalen Standort, Anstellungsart und Karrierelevel. Pro Filtermerkmal kann eine Ausprägung ausgewählt werden. Jede Auswahl eines Filtermerkmals schränkt die angezeigten Anzeigen in der Stellenliste ein.
 
Mit Klick auf einen Listeneintrag wird die entsprechende Stellenanzeige im selben Browserfenster geöffnet und kann über den Zurück-Button des Browsers wieder geschlossen werden.
Das Anzeigenlayout ist einspaltig. Im Kopfbereich der Anzeige werden Sharing-Buttons für Facebook, LinkedIn, WhatsApp, Twitter und E-Mail sowie – sofern dies hinterlegt ist – der Standort, die Anstellungsart sowie das Karrierelevel jeweils mit einem Icon und – abhängig von der gewählten Listenart und sofern dies hinterlegt ist – ein Bild angezeigt. 
Über den Link Jetzt bewerben wird das Bewerbungsformular in einem separaten Browser-Tab geöffnet.
In einem strukturierten Standard-Formular kann die sich bewerbende Person ihre Kontaktdaten (Namen, E-Mail-Adresse und optional Telefonnummer) eingeben sowie ihren Lebenslauf und zusätzlich bis zu 10 weitere Dokumente hochladen (insgesamt max. 15 MB).
Auf dem Bewerbungsformular muss die sich bewerbende Person der Datenschutzbestimmung zustimmen, bevor sie ihre Bewerbung absenden kann.
Über den Link Bewerbung absenden werden die vertraulichen Bewerberdaten SSL-verschlüsselt übertragen, in der Datenbank gespeichert und zeitgesteuert ins perbit-Bewerbermanagement übertragen oder manuell vom Kunden abgeholt.
Der Import der Bewerbenden-Daten kann zeitgesteuert automatisiert oder manuell durchgeführt werden. Beim Import erfolgt eine Sicherung der Importdateien/-protokolle. Diese werden nach 180 Tagen automatisch gelöscht, sofern keine andere Einstellung definiert wird.
myHR ist für die erweiterte Websuche Google for Jobs optimiert, sodass die in perbit gepflegten und auf den Karriereseiten des Unternehmens veröffentlichten Anzeigen bei Google for Jobs abgebildet werden können.

Funktionale Leistungsbeschreibung

myHR ist eine native Web-Anwendung, die einen HTML4-Browser (z.B. Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari) vorrausetzt.
Zum Betrieb von myHR wird die WFX Plattform und eine MongoDB benötigt. Die WFX Plattform ist eine unabhängige Web-Entwicklungsplattform, die auf Basis von Low-Code das Erstellen und Anpassen von nativen Web-Anwendungen ermöglicht. Die in der Anwendungserstellung verwendeten Techniken sind HTML, CSS und JavaScript.
MongoDB ist ein dokumentenorientiertes NoSQL-Datenbank-Managementsystem, das Sammlungen von JSON-ähnlichen Dokumenten verwalten kann.
Die Voraussetzungen zur Hardware-Umgebung entnehmen Sie bitte der jeweils gültigen Beschreibung „Technische Voraussetzungen“.

Allgemeine Merkmale:
Über das ?-Zeichen kommen Sie in das Hilfecenter, in dem zu allen Anwendungen verständliche Hilfen und Visualisierungen zur Unterstützung hinterlegt sind.

Alle Anwendungen beinhalten standardisierte Komponenten, die in der Nutzung gleich sind und immer an derselben Stelle in den Anwendungen zu finden sind:

Dokumente: Hier können Vorlagen hinterlegt werden, die alle im Datensatz befindlichen Informationen in einer frei definierbaren Form ausgeben. Das Dokumentenformat ist HTML und wird in der Laufzeit zu einem PDF-Dokument verarbeitet.
Security-Tags: Über vorkonfigurierte Sicherheitsmerkmale können einzelne Datensätze abhängig von einer Gruppenzugehörigkeit berechtigt bzw. gesperrt werden.
Wissen: Sofern die Knowledge Base mitlizenziert wurde, werden hier zu dem Datensatz passende Hilfen und Informationen angezeigt.
Files: Hier können frei oder in vordefinierten Strukturen Dateien jeglichen Formates abgelegt werden.
Tags: Die Tags dienen zur Klassifizierung der Datensätze und können sowohl in Filtern als auch Ausartungen genutzt werden. Über die Tags lassen sich Datensätze gruppieren und ermöglichen eine einfachere Verarbeitung.
Com: Das Kommunikations-Modul dient der durchgängigen Dokumentation aller Kommunikationswege zu einem Datensatz. Hier können sich per Chat Personen, die gemeinsam an einem Datensatz arbeiten, miteinander austauschen. E-Mails und Dokumente, die zum Verständnis beitragen, lassen sich ebenso anhängen wie Screenshots oder Ausschnitte.
People: Hier werden die an einem Datensatz beteiligten Personen in virtuelle Teams strukturiert und mit Funktion hinterlegt. Teil des virtuellen Teams können sowohl Mitarbeitende des Unternehmens als auch externe Geschäftspartner sein.
Props: Dieser Bereich dient dazu, spezielle Informationen zu einem Datensatz systematisch zu erfassen. Er wurde explizit dafür geschaffen, um die Oberflächen der Anwendung nicht zu überladen. Die sogenannten Property Sets werden nur dem Datensatz hinzugefügt, der diese Informationen auch benötigt.
360° Hub: Um eine Nachvollziehbarkeit aller Veränderungen eines Datensatzes sicherzustellen, werden diese unter dem Verlauf in Form eines Zeitstrahls dargestellt. Zusätzlich werden im 360° Hub die Verbindungen und damit die Verwendungen des Datensatzes visualisiert.

Funktionale Merkmale allgemein:

  • Die Anwendung kann in einem oder mehreren Browser-Fenstern gestartet werden. Ebenso kann die Anwendung in mehreren Registerkarten des Browsers laufen. Somit ist sichergestellt, dass auch bei exzessiver Nutzung keine Einschränkungen entstehen und ein Anwender sich die Arbeitsumgebung entsprechend einrichten kann.
  • Die Navigation ist in ihrer Struktur so aufgebaut, dass mit wenigen Klicks jedes Modul einzeln und unabhängig gestartet werden kann. Ein Zurückspringen oder Wechseln der Ansicht ist nicht nötig.
  • In der Rubrik Designer stehen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, mit denen die meisten Anpassungen der Anwendung vorgenommen werden können. Im Einzelnen sind dies:
    • Eigene Felder zur Speicherung von Informationen in den Formaten: Listen, Checkboxen, Datum, Nummer, Texte. Eigene Felder können in einem Baum strukturiert werden.
    • Formulare dienen zur individuellen Darstellung von Informationen (Feldern) in beliebigen Oberflächen. Hier wird zwischen Detailansichten (gilt für alle Datensätze), Property Sets (gilt für spezielle Datensätze), Task-Aktion, Extern und Spezial unterschieden.
    • Im Layout kann die Oberfläche nach Kundenwunsch angepasst werden.
    • Der Prozess-Designer dient dazu, alle im Unternehmen nötigen Prozesse für einzelne Module oder Datensätze zu erzeugen oder zu bearbeiten.
    • Es können sowohl E-Mail- als auch Office- oder Systemdokumenten-Vorlagen erstellt und bearbeitet werden. 
    • Eine Überwachung von sogenannten Shared Mailboxes (geteilte Postfächer) und die daraus folgende Aktivität lässt sich einstellen.
    • Die Verzeichnisstruktur für die Ablage von Dokumenten (Files) kann vorgegeben werden.
  • In der Rubrik Einstellungen werden die einzelnen Module so konfigurieret, dass diese den Wirkungsweisen entsprechen. Hier befinden sich Einstellungen zu:
    • Applikationen
    • Benutzern
    • Dienste (intern/extern)
    • Datenbank
    • Protokolle
    • Server Monitoring
    • Systeminformationen
    • API-Verwaltung (REST API nach Open API)
  • Aufgaben
    Das gesamte System ist aufgabenzentriert und hat den Anspruch, alle zu erledigenden Tätigkeiten der angemeldeten Person als Aufgabe mitzuteilen. Genutzt werden dafür verschiedene Bedienkonzepte, Ansichten, Standard-Container und die Startseite. Auf der Startseite erscheint direkt nach der Anmeldung eine Übersicht der in den nächsten 10 Tagen zu erledigenden Aufgaben. Die Gesamtübersicht über alle Aufgaben, für die eine  angemeldete Person eine Verantwortlichkeit besitzt, werden über die Benachrichtigung Meine Aufgaben angezeigt. Ebenso werden in den Benachrichtigungen die zu erledigenden Aktionen angezeigt, die immer eine direkte Verbindung zu einer Aufgabe besitzen. Sie binden Funktionen aus dem System an eine Aufgabe, um sie leichter bzw. sogar automatisch zu erledigen. Erstellt werden Aufgaben nur im Kontext eines Prozesses, dafür gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder sind Aufgaben im Designer als Standard für einen Prozess konfiguriert oder sie werden in einem aktiven Prozess manuell erstellt. Manuell erstellte Aufgaben haben dabei keinen Einfluss auf den Fortschritt des Prozesses und erscheinen nicht im Workflow, der eine Übersicht über alle Prozessschritte sowie die darin zu erledigenden Aufgaben gibt.
  • Aktionen
    Aktionen sind immer fest an eine Aufgabe gebunden. Sie stellen Funktionalitäten des Systems bereit, um die Aufgabe leichter oder sogar automatisch zu bearbeiten. Aufgerufen werden die Aktionen entweder in der Benachrichtigung Meine Aktionen, in der Detailansicht einer Aufgabe oder über den Standard-Container Workflow in der Detailansicht eines Prozesses. Die Konfiguration einer Aktion findet immer in den Prozessen des Designers statt, sie kann nicht manuell in einem laufenden Prozess erstellt werden. Wird eine Aktion bei der Erstellung nicht als optional gekennzeichnet, muss sie durchgeführt werden, um die Aufgabe erledigen zu können. Enthält ein Prozessschritt eine Aufgabe mit einer nicht-optionalen Aktion, kann dieser Prozessschritt nicht übersprungen werden.
  • Verantwortlichkeit
    Ist die Verantwortung nicht klar definiert, passiert meist nichts. Deswegen ist es möglich, jedem Datensatz im System eine verantwortliche Person zuzuweisen. Die Person muss dafür als Mitarbeiter angelegt und im Organigramm einer Abteilung zugewiesen sein. Ist der Mitarbeiter zusätzlich mit einem Account verknüpft, werden die Informationen für Verantwortlichkeit und Organisation bei der Erstellung eines neuen Datensatzes automatisch eingefügt. Als weitere Option kann auch eine ganze Abteilung für einen Datensatz oder eine Aufgabe verantwortlich sein. Eine Aufgabe wird dann für jeden Mitarbeiter der Abteilung angezeigt, bis sie von der ersten Person bearbeitet wird. Die Verantwortlichkeit liegt dann bei dieser Person. Für welche Aufgaben man selbst verantwortlich ist, wird in den Benachrichtigungen bzw. Kacheln für Meine Aufgaben angezeigt.
  • Organisationen
    Die Organisation ist wie die Verantwortlichkeit eine Kennzeichnung der Zugehörigkeit von Datensätzen. In der Datenbank können alle Datensätze identifiziert werden, die zu einer Organisation gehören. In Kombination mit den Security Tags ist es möglich, Datensätze einer Organisation innerhalb des Systems auch nur für Mitarbeiter dieser Organisation sichtbar bzw. nutzbar zu machen.
  • Kontextmenü
    Das Kontextmenü steht zur Verfügung, wenn der Button more_horiz sichtbar ist. Es wird mit einem Rechtsklick oder einem Klick auf den Button selbst geöffnet. Enthalten sind meist bekannte Verwaltungsoptionen wie löschen oder sortieren. Das Kontextmenü in der Tool-Leiste enthält abhängig von der Anwendung nützliche Zusatzfunktionen.
  • Benachrichtigungen
    Die Anwendung ist ein aufgabenzentriertes System mit Aufgaben und Aktionen. Um den Überblick zu behalten, gibt es die Benachrichtigungen in der Kopfzeile des Systems. Hier werden alle Aufgaben sowie Aktionen angezeigt – unabhängig davon, ob sie offen oder abschlossen sind. Die Anzahl der offenen Aufgaben bzw. Aktionen wird mit der Zahl anstelle des Icons indiziert.
  • Fortschrittsanzeige
    Besitzt ein Datensatz einen Prozess, wird in seiner Detailansicht die Fortschrittsanzeige dargestellt. Sie setzt sich aus den einzelnen Prozessschritten zusammen und über die Abarbeitung einzelner Aufgaben sowie Aktionen füllt sich der Fortschritt. Sind alle Aufgaben in einem Prozessschritt erfüllt, beginnt der nachfolgende und die neuen Aufgaben werden angezeigt. Wo der Prozess aktuell steht, wird durch den Indikator angezeigt. Per Klick kann dieser entlang der Fortschrittsanzeige gezogen werden. So ist es möglich, einzelne Prozessschritte zu überspringen, oder sie zu wiederholen. Die Logik, ob und wann das möglich ist, hängt vom Prozess ab. Über den Stift auf der rechten Seite kann ein neuer Prozess eingefügt werden. Über den Button über dem Stift wird der Status geändert.
  • Filter
    Jede Entität besitzt Schnellfilter, die speziell auf die enthaltenen Daten zugeschnitten sind. Zusätzlich gibt es noch die Möglichkeit, erweiterte Filter zu erstellen. Hier stehen die Felder der Entität zur Verfügung und können mit logischen Operatoren kombiniert werden. Wenn ein Filter gesetzt ist, erscheint das Filtersymbol in Orange. Über den Button zurücksetzten unten links können alle vorhandenen Filter schnell entfernt werden.
  • Sortierung
    Die Sortierung ist für die Grid View sowie für die Card View unterschiedlich anzuwenden. In der Grid View wird per Klick auf die Kopfzeile einer Spalte entweder auf- oder absteigend sortiert. In der Card View ist es möglich, eine Liste von Feldern zu erstellen, nach denen die Datensätze sortiert werden sollen. Dabei hat immer der oberste Listeneintrag Priorität, zudem kann entschieden werden, ob die Sortierung auf- oder absteigend ist.
  • Workflow
    Der Tab Workflow bietet einen Überblick über alle Prozesse, deren Schritte sowie die Aufgaben und Aktionen. Mit Klick auf eine Card werden genaue Angaben zum jeweiligen Schritt bzw. zur Aufgabe im Container Workflow Details angezeigt. Ist eine Aktion hinterlegt, kann diese direkt durchgeführt werden.

Funktionale Merkmale speziell:

  • Personal
    Im Personal wird das Personalwesen abgebildet, das in die Bereiche Recruiting und Mitarbeiterverwaltung aufgeteilt ist. Die Mitarbeiterverwaltung ist stets mit einem Mitarbeiter verknüpft und enthält alle persönlichen Informationen, die nicht öffentlich zugänglich sein sollen. Im Bereich Recruiting wird der gesamte Prozess der Personalbeschaffung abgebildet. Das Stellenprofil liefert Informationen über die Tätigkeit sowie benötigte Fertigkeiten einer Stelle. Es wird in der Stellenausschreibung sowie im Organigramm einer Organisation verwendet. Die Stellenausschreibung selbst basiert neben dem Stellenprofil ebenfalls auf einer Stelle und gibt den Prozess für alle eingehenden Bewerbungen für diese Stelle vor. Jede eingehende Bewerbung erzeugt einen Bewerber sowie Bewerbungsprozess, der bei erfolgreichem Abschluss einen neuen Mitarbeiter hervorbringt.
  • Mitarbeiterverwaltung
    In der Mitarbeiterverwaltung werden alle Daten zu einem Mitarbeiter zentral gesammelt. Neben den personenbezogenen Daten können über die Files auch Personaldokumente wie Arbeitsverträge, Zeugnisse, Bescheinigungen und Anträge hinterlegt werden.
  • Recruiting
    Mit dem Bereich Recruiting wird der Personalbeschaffungsprozess abgebildet. Dieser beinhaltet die Stellenprofile sowie Stellenausschreibungen und eingehende Bewerbungen. Für jede Bewerbung wird automatisch ein Bewerber angelegt.
  • Stellenprofile
    Stellenprofile unterstützen bei der Personalauswahl, der Personalplanung oder der Personalgewinnung. Neben Angaben zur Tätigkeit und der Arbeitszeit werden in einem Stellenprofil die Stellenbeschreibung sowie die Anforderungen festgehalten, die Stelleninhaber idealerweise erfüllen.
  • Anforderungen
    In der Detailansicht des Stellenprofils werden die Anforderungen und deren Gewichtung festgelegt, die für die Stelle relevant sind. Diese müssen zuvor in den Einstellungen definiert werden.
  • Stellenbeschreibung
    Eine Stellenbeschreibung fasst alle Bereiche und Arbeitsfelder einer Stelle zusammen. Dazu gehören eine detaillierte Beschreibung der Arbeitsstelle, -ziele und -inhalte, der Aufgaben und Kompetenzen sowie der Beziehungen zu anderen Stellen. Die Stellenbeschreibung ist personenunabhängig und ein wichtiger Bestandteil der Personalplanung. Sie ist in der Regel in Stellenausschreibungen und Arbeitsverträgen integriert
  • Stellenausschreibungen
    Die Stellenausschreibung basiert auf einem Stellenprofil und einer Stelle aus dem Organigramm der Organisation. Die Stellenausschreibung richtet sich dabei, im Gegensatz zum Stellenprofil, gezielt an potenzielle Bewerber. Sie beinhaltet die wichtigsten Informationen der zu besetzenden Stelle. Dazu gehören z. B. die möglichen Arbeitsorte, eine Gehaltsspanne, die Anforderungen aus dem Stellenprofil sowie eine generelle Beschreibung zu der Stelle.
  • Bewerbungen
    In den Bewerbungen können alle eingehenden Bewerbungen verwaltet werden. Geht die Bewerbung nicht über die Webseite oder das Jobportal ein, besteht zusätzlich die Möglichkeit, Bewerbungen manuell anzulegen. Jede Bewerbung bezieht sich auf eine Stellenausschreibung, die den Auswahlprozess vorgibt. Die Bewerbung enthält die wichtigsten Informationen zur Stellenausschreibung, auf die sich die Bewerbung bezieht.
  • Bewerber
    Beim Anlegen einer Bewerbung wird der dazugehörige Bewerber automatisch mitangelegt. Im Bewerber werden personenbezogene Daten und Kontaktadressen hinterlegt.

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