HR-Wissen für die Praxis
Zielvereinbarungen
Inhaltsverzeichnis
- Warum Zielvereinbarungen?
- Zielvereinbarung oder OKR?
- Prozess der Zielvereinbarung
- Wie sollten Ziele formuliert sein?
- Welche Ziele gibt es?
- Der Nutzen
- IT-Unterstützung für Zielvereinbarungen
Warum Zielvereinbarungen?
Zielvereinbarungen sind ein wichtiges Führungsinstrument im Unternehmen. Die Führungskraft und ihre Mitarbeiter verständigen sich auf Ziele und Maßnahmen, die bei der Zielerreichung unterstützen. Manche Firmen setzen auf das dynamischere OKR-Modell (Objectives and Key Results). Ob OKR oder klassische Zielvereinbarungen: Beide Modelle steigern die Mitarbeiterzufriedenheit.
Zielvereinbarung oder OKR?
In gut 80 Prozent der Unternehmen in Deutschland finden einmal jährlich Zielvereinbarungsgespräche statt, bei denen die Ziele für das nächste Jahr festgelegt werden. Diese orientieren sich in der Regel an den Zielen des Gesamtunternehmens. Für den einzelnen Mitarbeiter können kurz-, mittel- und/oder langfristige Ziele vereinbart werden. Manche Unternehmen, die sich in einem dynamischen Umfeld befinden, verkürzen den klassischen jährlichen Turnus auf ein halbes Jahr oder vier Monate, um der schnelllebigen Produkt- oder Marktentwicklung gerecht zu werden.
Die OKR-Methode, die Mitte der 1970-er Jahre erstmals bei Intel eingeführt wurde, sieht dreimonatige Zeitabstände vor. Alle drei Monate werden die Objectives (Wo will ich hin?) und Key Results (Was muss ich tun, um dorthin zu kommen? Wie kann ich das messen?) zunächst auf Unternehmensebene festgelegt und daraufhin auf die einzelnen Abteilungen und Teams abgeleitet. Die Kontrolle der Zielerreichung erfolgt wöchentlich.
Beide Modelle haben ihre Vor- und Nachteile. Das Führen mit Zielen (Management by Objectives) kann die Mitarbeitermotivation steigern, insbesondere wenn der Grad der Zielerreichung mit einer variablen Vergütung verknüpft ist und sich somit direkt auf die Lohnhöhe auswirkt. Aber dieser Führungsstil kann auch dazu führen, dass Mitarbeiter gegen Jahresende ihre Leistung reduzieren, weil sie ihre Ziele bereits erreicht haben. Wichtig ist es daher, smarte Ziele zu finden (siehe unten).
Ein Vorteil des OKR-Modells ist die Agilität, weil das Unternehmen deutlich schneller auf Änderungen im Markt reagieren kann. Die Ziele sind ambitioniert, aber nur wenig konkret ausformuliert, sodass das Team einen recht großen Spielraum bei den Wegen zur Zielerreichung hat. Ein Nachteil ist der zusätzliche Zeitaufwand für die vielen Status-Updates, Reviews und Retrospektiven.
Prozess der Zielvereinbarung
Der klassische Zielvereinbarungsprozess beginnt damit, dass die Personalabteilung den Zeitraum für die neuen Mitarbeitergespräche bekannt gibt. Die Führungskraft lädt ihre Mitarbeiter zu den Gesprächen ein, bei denen zunächst eine Überprüfung der bisherigen Ziele vorgenommen wird: Wie hoch ist der Grad der Zielerreichung? Anschließend legen Führungskraft und Mitarbeiter gemeinsam die neuen Ziele fest und überlegen, welche Maßnahmen bei der Zielerreichung unterstützen können.
Wie sollten Ziele formuliert sein?
Eine Grundregelung bei Zielvereinbarungen heißt: Die Ziele müssen SMART sein. Dieses Akronym bedeutet:
- Spezifisch: Es muss klar sein, für wen das Ziel gilt und worum es geht
- Messbar: Es muss klare Messbarkeitskriterien für die Zielerreichung geben
- Attraktiv: Das Ziel muss für den Mitarbeiter erstrebenswert sein
- Realistisch: Das Ziel muss möglich und realisierbar sein
- Terminiert: Die Zielerreichung muss mit einem festen Datum versehen sein
Beispiele für Zielvereinbarungen mit smarten Zielen sind:
- Der Mitarbeiter erhöht seinen Umsatz mit Produkt A bis zum Jahresende um fünf Prozent im Vergleich zum Vorjahr (nicht: Der Mitarbeiter verbessert seine Verkäufe).
- Der Mitarbeiter steigert die Anzahl der vorqualifizierten Kandidaten im Talentpool von XX auf YY (nicht: Der Mitarbeiter baut den Talentpool weiter aus).
- Der Mitarbeiter reduziert die Fehlerquote im Fertigungsprozess von XX bis zum 30. September um zehn Prozent (nicht: Der Mitarbeiter sorgt für weniger Fehler in der Produktion von XX).
Welche Ziele gibt es?
Sowohl für Führungskräfte und Teamleiter als auch für den einzelnen Mitarbeiter findet eine Zielvereinbarung statt. Diese wird in der Regel mit der direkten Führungskraft besprochen. Ziele können lang-, mittel- oder kurzfristig sein, sie können für die persönliche Weiterentwicklung gelten, aber auch für das Team. Im Allgemeinen wird zwischen folgenden Zielen unterschieden:
- Operative und strategische Ziele: Operative Ziele beziehen sich auf das Tagesgeschäft und sind eher kurz- oder mittelfristig ausgerichtet. Strategische Ziele sind langfristig orientiert und leiten sich oft aus den strategischen Unternehmenszielen ab.
- Quantitative und qualitative Ziele: Bei quantitativen Zielen ist die Messbarkeit kein Problem. Sie äußern sich in Euro, Stückzahlen oder Arbeitsstunden. Qualitative Ziele gestalten sich komplexer. Betrifft ein qualitatives Ziel zum Beispiel die Erhöhung der Bewerberzufriedenheit, so sind zunächst Zufriedenheitskriterien zu definieren.
- Persönliche Ziele, Teamziele und Unternehmensziele: Persönliche Ziele betreffen die Performance des einzelnen Mitarbeiters, können sich aber auch um seine persönliche Weiterentwicklung oder Netzwerkbildung drehen. Teamziele berühren die gesamtheitliche Leistung eines Teams. Persönliche Ziele und Teamziele können sich aus den Unternehmenszielen ableiten.
Der Nutzen
Ob klassische Zielvereinbarung oder OKR: Für Unternehmen, die mit ihren Mitarbeitern Ziele vereinbaren, ergeben sich zahlreiche Pluspunkte. Die Mitarbeiter werden stärker in die strategischen Unternehmensziele mit eingebunden. Sie erfahren, wo das Unternehmen hinwill und was sie dazu beitragen können. Dadurch fühlen sie sich besser informiert, erkennen einen Sinn in ihrer Arbeit und auch die Mitarbeiterbindung wird positiv beeinflusst. Kürzere Zielvereinbarungszyklen als die traditionellen jährlichen Abstände führen darüber hinaus dazu, dass die Ziele und Aufgabenfelder schneller an neue Entwicklungen angepasst werden können.
IT-Unterstützung für Zielvereinbarungen
Es hat sich als sinnvoll erwiesen, den Zielvereinbarungsprozess softwaregestützt zu steuern. Die Software ermöglicht eine einfache und einheitliche Dokumentation, vermeidet Papierberge und doppelte Datenpflege. Sie stellt automatisierte Prozesse bereit und gibt der Personalabteilunge einen transparenten Überblick über das Performance Management. Die Software kann Beurteilungsformulare generieren und eine laufende Erfolgskontrolle zulassen.
Ein Beispiel für eine professionelle IT-Unterstützung für Zielvereinbarungen ist der Performancemanger von perbit. Mit dieser Software können Unternehmen einen systematischen Zielvereinbarungsprozess in Gang setzen, der den Aufwand für alle Beteiligten reduziert und ein gemeinsames Verständnis zu Anforderungen und Zielen sicherstellt.