HR-Wissen für die Praxis
Definition Zeiterfassung
Zeiterfassung beschreibt die Dokumentation der Arbeitszeiten im Unternehmen. Früher gab es Stechuhren oder Stundenzettel, heute werden Arbeitszeiten vornehmlich digital erfasst. Besonders nutzerfreundlich ist die Zeiterfassung per Smartphone-App oder Web-Browser wodurch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs hat die Pflicht zur Personalzeiterfassung eine neue Bedeutung erhalten hat.
Vertrauensarbeitszeit oder Zeiterfassung?
Vertrauensarbeitszeit galt jahrelang als Königsdisziplin in deutschen Unternehmen. Bei diesem ergebnisorientierten Modell der Arbeitsorganisation stehen die Arbeitsleistung und die Erledigung von Aufgaben im Vordergrund, nicht die Präsenz und tatsächliche Arbeitszeit. Die meisten Unternehmen, die auf Vertrauensarbeitszeit setzen, verzichten aus diesem Grund auf eine Zeiterfassung. Das ist jedoch nicht immer rechtskonform, denn nach deutschem Recht besteht die Pflicht zur Aufzeichnung von täglichen Arbeitszeiten, wenn diese über acht Stunden hinausgehen (§16 Abs. 2 ArbZG).
Als Vorteil von Vertrauensarbeitszeit wird die freie Zeiteinteilung und größere Flexibilität der Beschäftigten angesehen, als Nachteil gilt die Gefahr, dass gesetzliche Arbeitszeitvorgaben nicht eingehalten werden, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer häufig deutlich länger arbeiten als sie laut ihrem Arbeitsvertrag müssten und dass Überstunden nicht abgegolten werden.
Zeiterfassung: Die aktuelle Rechtslage
Spätestens, wenn das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Mai 2019 zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung im deutschen Recht verankert wird, müssen Arbeitgeber die Kommen- und Gehen-Zeiten ihrer Beschäftigten dokumentieren. Bis Anfang 2022 wurde noch keine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland eingeführt, aber sie wird kommen, denn der EuGH hat klargestellt, dass jeder EU-Mitgliedsstaat das Urteil umsetzen muss.
Für die Unternehmen in Deutschland heißt das, dass ab der Umsetzung des EuGH-Urteils in Deutschland überall dort, wo keine Stechuhr oder kein Zeiterfassungsterminal vorhanden ist oder es keine digitalen Möglichkeiten zur Dokumentation der individuellen Arbeitszeiten gibt, ein System zur Personalzeiterfassung eingeführt werden muss.
Mehrwert der digitalen Zeiterfassung
Eine softwaregestützte Zeiterfassung bietet gegenüber herkömmlichen Methoden wie Stechuhr oder Stundenzettel zahlreiche Vorteile.
- Mehr Rechtssicherheit: Arbeitszeiten werden automatisch nach den geltenden Dokumentationsvorschriften gespeichert. Auf Verstöße gegen das Arbeitsschutzgesetz, zum Beispiel zu geringe Pausenzeiten, weist die Software automatisiert hin.
- Keine separate Hardware: Bei einer digitalen Zeiterfassung per Web-Browser oder App sind keine Investitionen in Zeiterfassungsterminals nötig. Digitale Lösungen können mit vorhandenen PCs, Laptops, Tablets oder Smartphones genutzt werden.
- Mobile Nutzung: Die Arbeits- und Pausenzeiten können ortsunabhängig erfasst werden – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Auch außerhalb der Arbeitszeiten können die Beschäftigten ihre Zeitsalden einsehen und nachträgliche Korrekturen vornehmen.
- Schnelle Genehmigungen: Führungskräfte können die gebuchten Zeiten ihres Teams per Knopfdruck genehmigen oder ablehnen. Lehnen sie eine Buchung ab, weil sie fehlerhaft ist, wird die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter automatisch zur Korrektur aufgefordert.
- Projektzeiten dokumentieren: Mit einer professionellen Zeiterfassungssoftware können auch die Arbeitszeiten für verschiedene Projekte erfasst und angezeigt werden. So erhalten Beschäftigte und Vorgesetzte einen Überblick über den jeweiligen Zeitaufwand pro Projekt.
- Aktuelle Auswertungen: Die Personalabteilung und die Führungskräfte sehen auf einen Blick Auffälligkeiten bei den Arbeitszeiten und können schnell Maßnahmen ergreifen, zum Beispiel die Personalkapazitäten anpassen, wenn sich in einer Abteilung Überstunden häufen.
- Integration in HR-Software: Die digital erfassten Arbeitszeiten werden direkt für weitere HR-Anwendungen wie das Personalkosten-Management zur Verfügung gestellt und können auch ohne Umwege in die Lohn- und Gehaltsabrechnung übernommen werden.
Digitale Zeiterfassung – darauf ist zu achten
Unternehmen, die eine digitale Zeiterfassung einführen wollen, sollten in fünf Schritte vorgehen, damit die Lösung die eigenen Bedürfnisse abdeckt und von allen Beschäftigten genutzt wird.
- Anforderungen definieren: Zuallererst gilt es die Rahmenbedingungen zu klären: Sollen reine Arbeitszeiten erfasst werden oder auch Projektzeiten? Welche Arbeitsmodelle sind abzudecken? Sollen auch Zeitkonten geführt werden? Ist eine ortsunabhängige Personalzeiterfassung erwünscht? Welche Schnittstellen zur HR-Software und/oder zur Lohnabrechnung sind nötig?
- Ausstattung prüfen: Welche Geräte, die sich zur Erfassung der Arbeitszeiten eigenen, sind vorhanden? Hat jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin einen PC-Zugang, eine Firmen-Mailadresse? Sind die Beschäftigten mit Smartphones/Tablets ausgestattet? Welche Bring-Your-Own-Device-Regelung gibt es im Unternehmen?
- Anbieter auswählen: Bei der Auswahl des Anbieters ist natürlich zu klären, ob die Lösung die definierten Anforderungen erfüllt. Darüber hinaus sollte das Unternehmen auch darauf achten, dass die Lösung erweiterbar ist, falls sich die Anforderungen in den nächsten Jahren ändern (zum Beispiel: Projektzeiten werden doch ein Thema). Wichtig für die Anbieterwahl sind zudem die Nutzerfreundlichkeit der Anwendung, der Kundenservice und Support.
- Arbeitnehmervertretung und Beschäftigte informieren: Eine frühzeitige und transparente Kommunikation ist unerlässlich. Es gilt, die Arbeitnehmervertretung bereits in die ersten Planungen einzubinden. Die Beschäftigten sollten spätestens dann informiert werden, wenn sich die Pläne konkretisiert haben. Dann sollte das Unternehmen die Vorteile für die einzelnen Personen kommunizieren und Ansprechpartner für Fragen nennen.
- Auswertungen durchführen: Nach der ersten Eingewöhnungsphase sollte überprüft werden, an welchen Stellen im Prozess es hakt: Wo werden häufig Fehlbuchungen getätigt? Wo sind auffallend viele Korrekturen nötig? Was kann der Grund dafür sein? Mitarbeiterschulungen, Veränderungen bei den HR-Prozessen oder eine bessere Anbindung der Zeiterfassungslösung in die Unternehmens-Software können Abhilfe schaffen.