HR-Wissen für die Praxis
Personalkosten
Inhaltsverzeichnis
- Was zählt zu den Personalkosten?
- Arten der Personalkosten
- Personalkosten berechnen
- Wichtige Kennzahlen
- IT-Unterstützung durch Personalsoftware
- Weiterführende Informationen
Was zählt zu den Personalkosten??
Laut allgemeiner Definition sind Personalkosten alle Kosten, die durch den Produktionsfaktor Arbeit entstehen. In vielen Branchen stellen die Personalkosten den größten Kostenblock eines Unternehmens dar. Als Bestandteile werden üblicherweise Löhne, Gehälter, Sozialkosten (Personalnebenkosten) sowie sonstige Kosten gezählt.
Arten der Personalkosten
Personalkosten können sowohl Fixkosten als auch variable Kostenbestandteile enthalten, es können direkte und indirekte Personalkosten anfallen. Als typische Beispiele dieser Kostenarten gelten:
- Fixe Kosten: Gehälter in der Verwaltung, Fertigungslöhne
- Variable Kosten: Akkordlohn, Prämien
- Direkte Kosten: Lohn und Gehalt sowie deren variable Bestandteile
- Indirekte Kosten: Lohnnebenkosten wie Sozialversicherungsbeiträge
Bei den Personalnebenkosten wird üblicherweise eine weitere Unterteilung vorgenommen:
- Gesetzliche Personalnebenkosten: Arbeitgeberanteile an der Renten-, Kranken, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung etc., Entgeltfortzahlung, bezahlte Feier- und Urlaubstage
- Tarifliche Personalnebenkosten: Werksarzt, Arbeitsbekleidung, Betriebsverpflegung
- Vertragliche Personalnebenkosten: Abfindungen, Weiterbildungen
Zusätzlich fallen sonstige Personalkosten an wie die Kosten für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters (Stellenanzeigen, Reisekosten für Vorstellungsgespräche, Kosten für Personalberater) oder die Kosten für Outplacement-Maßnahmen.
Personalkosten berechnen
Die Frage „Was kostet ein Mitarbeiter?“ ist in Zeiten enger Gewinnmargen erfolgsrelevant für viele Unternehmen. Sie lässt sich beantworten, indem die direkten und indirekten Kosten pro Mitarbeiter sowie weitere Kosten für Überstunden und umgelegte Verwaltungskosten ermittelt und addiert werden.
Doch zusätzlich zu der Frage, welche Kosten für einen Mitarbeiter entstehen, sollte das Unternehmen ermitteln, welche Erträge durch ihn generiert werden. Als Faustregel gilt, dass der Mitarbeiter etwas das Zweieinhalbfache der für ihn anfallenden Kosten erwirtschaften sollte, damit er für das Unternehmen rentabel ist.
Um eine Prognose für die künftige Kostenentwicklung erstellen zu können, muss das Unternehmen anhand der erwarteten Auftragseingänge und künftigen Expansionspläne die Personalkosten hochrechnen, idealerweise für verschiedene Zeiträume. Ein Ziel sollte es sein, die Kosten zu optimieren, etwa durch den Abbau von Überstunden, die Einführung von flexiblen Arbeitszeiten oder eine optimierte Personalplanung.
Wichtige Kennzahlen
Ein gutes Controlling stellt eine wichtige Stellgröße dar, um einen der größten Kostenblöcke im Unternehmen im Blick zu behalten und die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens auch für die mittlere und längerfristige Zukunft zu sichern. Diese Kennzahlen stellen aussagekräftige Rechengrößen dar:
- Personalkostenquote: Sie ist der Quotient aus Personalaufwand und Gesamtleistung des Unternehmens und ist vor allem im Vergleich mit Unternehmen der gleichen Branche interessant. Sie gibt an, wie viel Prozent des Umsatzes von den Kosten des Personals verzehrt werden. Eine niedrige Quote steht für eine gute Auslastung der Arbeitskraft oder für einen hohen Rationalisierungsgrad. Je personalintensiver eine Branche ist (Dienstleistung, Pflege), desto höher ist in der Regel die Personalkostenquote. Die Quote wird in manchen Lehrbüchern auch Personalintensität oder Personalaufwandsquote genannt.
- Personalkosten pro Mitarbeiter: Für diese Kennzahl werden die gesamten Personalkosten durch die durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter dividiert. Je nach Branche, Unternehmensgröße und Region können die Kosten je Mitarbeiter ganz unterschiedlich ausfallen. In tarifgebundenen Unternehmen und Unternehmen mit umfangreichen Sozialleistungen fällt der Anteil der Personalkosten im Branchenvergleich höher aus, als in Firmen mit geringen tariflichen und vertraglichen Personalnebenkosten.
- Personalkosten pro Stunde: Diese Kennzahl errechnet sich aus den gesamten Personalkosten sowie der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden. Sie eignet sich gut für einen unternehmensinternen Vergleich, wenn zum Beispiel die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden durch die Einführung von flexiblen Arbeitszeiten oder eine bessere Personalbedarfsplanung verändert wird. Auch im Branchenvergleich hat diese Kennzahl Aussagekraft.
- Vergütungsentwicklung: Die Vergütungsentwicklung im Zeitverlauf ist besonders interessant für Abteilungs- und Bereichsleiter, die die Vergütungen in ihrem Verantwortungsbereich im Blick behalten müssen. Die HR-Software des Unternehmens sollte stets einen aktuellen Überblick über die in einem bestimmten Monat oder Jahr geleistete Vergütung geben sowie Hochrechnungen anhand tariflicher oder vertraglicher Lohn- und Gehaltserhöhungen zur Verfügung stellen.
IT-Unterstützung durch Personalkostensoftware
Immer noch planen und errechnen einige Unternehmen ihre Personalkosten in Excel. Das hat entscheidende Nachteile, denn durch die Erstellung und Bearbeitung der Excel-Tabellen wird viel Arbeitszeit in den Personalabteilungen gebunden, Zahlen werden nicht aktuell ausgewiesen und durch Fehlbedienungen und Übertragungsfehler ist diese Methode sehr fehleranfällig.
Eine HR-Software, die ein Kostenmanagement enthält, ermöglicht eine monatsgenaue Planung, ein verlässliches Personalkostencontrolling und die Simulation verschiedener Zukunftsszenarien. Personalkosten können auf Kostenstellen, Abteilungen und den einzelnen Mitarbeiter heruntergebrochen werden. Die Software bezieht Tariferhöhungen sowie individuelle Gehaltserhöhungen, Beitragsbemessungsgrenzen und andere Faktoren automatisch mit ein.
Weiterführende Informationen
Ein Beispiel für eine professionelle Lösung ist der Personalkostenmanager von perbit.