Digitale Personalakte

Digitale Personalakte – Alle Dokumente sicher und zentral verwalten

Mit myHR hast du jederzeit Zugriff auf alle relevanten Mitarbeiterdokumente – digital und vollständig revisionssicher. Verträge, Gehaltsabrechnungen, Bescheinigungen und Nachweise sind an einem zentralen Ort gespeichert und jederzeit abrufbar. Durch automatisierte Workflows und eine intelligente Suchfunktion sparst du Zeit und reduzierst manuelle Verwaltungsaufgaben auf ein Minimum.

Revisionssichere Archivierung – Alle Dokumente sicher gespeichert

Mit myHR werden alle Mitarbeiterdokumente revisionssicher archiviert. Änderungen werden automatisch protokolliert und Berechtigungen sorgen dafür, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten haben. So erfüllst du alle gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung und Verwaltung von Personalunterlagen.

Automatisierte Dokumentenverwaltung – Effizienter arbeiten

Nie wieder Papierchaos: myHR strukturiert und verwaltet Dokumente automatisiert. Verträge, Zertifikate und Bescheinigungen werden systematisch abgelegt und intelligente Filter sorgen dafür, dass du benötigte Unterlagen sofort findest.

Flexible Berechtigungssteuerung – Datenschutz nach Maß

Bestimme genau, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten darf. Mit der flexiblen Rechteverwaltung von myHR legst du fest, welche Mitarbeitenden oder Führungskräfte Zugriff auf bestimmte Akteninhalte erhalten. So bleibt die Vertraulichkeit jederzeit gewahrt.

Erfolgreiche HR‑Prozesse – Erfahrungen aus der Praxis

WetterOnline – Personalthemen per Smartphone erledigen

Volksbank Mittelhessen eG – Die Vorteile digitaler Personalarbeit nutzen

Sysmex Europe GmbH – Schlanke Prozesse auf internationaler Ebene

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Karen von Dehn

Deine Ansprechpartnerin

FAQ – Recruiting mit myHR

Wie verbessert myHR unser Bewerbermanagement?

myHR automatisiert und optimiert den gesamten Bewerbungsprozess – von der Stellenausschreibung über das Bewerbermanagement bis hin zum nahtlosen Übergang in die Personalverwaltung. Alle relevanten Daten werden direkt übernommen, sodass keine doppelte Pflege notwendig ist. Die Software ermöglicht eine zentrale Verwaltung aller Bewerbungen, automatisierte Workflows für eine reibungslose Kommunikation und eine intuitive Bewertungsfunktion zur schnellen Identifikation der besten Talente.

Was ist eine digitale Personalakte und welche Vorteile bietet sie?

Eine digitale Personalakte ist die moderne, elektronische Version der klassischen Papierakte. Statt physischer Ordner bietet myHR eine vollständig digitalisierte Lösung für Verträge, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge, Krankmeldungen usw. HR-Teams finden Dokumente schneller und können diese strukturiert verwalten. Dokumente können temporär freigegeben werden, was Zusammenarbeit und Transparenz fördert. Alle Daten werden revisionssicher gespeichert und sind vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Welche Dokumente können in der digitalen Personalakte gespeichert werden?

Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Gehaltsnachweise, Steuerunterlagen, Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Zertifikate usw. Das System unterstützt Kategorisierung und Versionierung. Mit der Suchfunktion finden HR-Teams relevante Dokumente sehr schnell.

Wie stellt myHR sicher, dass Personaldaten geschützt sind?

myHR ist DSGVO-konform, nutzt moderne Verschlüsselung und bietet ein detailliertes Berechtigungskonzept. Nur autorisierte Personen können Dokumente einsehen oder bearbeiten. Alle Aktivitäten werden revisionssicher protokolliert.

Können Dokumente automatisiert erstellt und verwaltet werden?

Ja, myHR bietet Vorlagen z. B. für Arbeitsverträge. Diese können mit wenigen Klicks ausgefüllt, gespeichert und verwaltet werden – das spart Zeit und reduziert manuellen Aufwand.

Welche gesetzlichen Vorgaben erfüllt die digitale Personalakte?

Alle relevanten arbeits- und steuerrechtlichen Anforderungen sowie DSGVO-Richtlinien. Das System sorgt für automatische Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und rechtssichere Löschung von Daten.

Wie funktioniert die Suche nach Dokumenten in der digitalen Personalakte?

myHR bietet eine intelligente Volltextsuche und Filterfunktionen nach Kategorie, Name, Dokumententyp oder Datum. Dokumente sind damit in Sekunden auffindbar.

Wie unterstützt die digitale Personalakte den Onboarding-Prozess?

Neue Mitarbeitende erhalten vorab Zugriff auf Richtlinien. Automatisierte Checklisten erleichtern die strukturierte Einarbeitung und gewährleisten, dass keine Schritte vergessen werden.

Kann die digitale Personalakte mit anderen Zeit- und Payroll-Systemen verbunden werden?

Ja, dank offener API-Schnittstellen ist eine Integration mit ERP-, Gehalts- und Zeiterfassungssystemen möglich. Daten werden automatisch synchronisiert und doppelte Eingaben vermieden.

Welche Berechtigungen können für den Zugriff auf die digitale Personalakte vergeben werden?

Zugriffsrechte können gezielt vergeben werden – z. B. Einsicht nur für die Lohnbuchhaltung auf Gehaltsdokumente oder für Führungskräfte auf Teamunterlagen. Mitarbeitende sehen nur ihre eigenen Daten.