Keine Mitarbeiterschulung übersehen

Self-Services für die Führungskräfte

Als Energieversorger müssen die Stadtwerke Emden nachhalten, dass ihre Mitarbeiter alle obligatorischen Schulungen absolvieren. Das funktioniert heute automatisiert über perbit. Auch das Bewerbermanagement und die digitale Personalakte laufen über die HR-Software. Seit drei Jahren haben die Führungskräfte der Stadtwerke Emden stets einen aktuellen Überblick. Früher sah das etwas anders aus: Wenn eine Führungskraft beispielsweise eine Frage zur Entgeltstruktur ihrer Abteilung hatte, dauerte es mit der Antwort. Zunächst musste die Personalabteilung die Informationen mühsam aus dem Lohn- und Gehaltssystem herausziehen und aufarbeiten.

Heute können sich die Führungskräfte eine solche Frage ganz einfach selbst beantworten – mit einem Blick in das HR Solution Center von perbit. Dort haben sie die Möglichkeit, alle Informationen zur Entgeltstruktur ihrer Abteilung oder die Entwicklungsdaten ihrer Mitarbeiter einzusehen. „Früher wurden die Informationen mal hier und mal da gesammelt. Heute ist alles digital gebündelt. Es geht auch schnell: Die Führungskräfte rufen das HR Solution Center auf und sehen gleich alle Informationen, die sie brauchen“, erklärt Personalreferentin Maike Griepenburg. „Auch wenn sie spezialisierte Abfragen benötigen, können sie diese über die Analysetabellen im HR Solution Center selbst durchführen“, ergänzt ihr Kollege Norbert Martens.

Nach der Einführung von perbit erhielten die Personaler der Stadtwerke Emden viele positive Rückmeldungen: Die Führungskräfte sind begeistert, weil sie Informationen selbst abrufen können. Das gilt auch, wenn beispielsweise ein Mitarbeitergespräch ansteht: Ein Blick in die digitale Personalakte zeigt ihnen den aktuellen Entwicklungsstand des Mitarbeiters an.

Die Ampel zeigt an, wenn eine Schulung fehlt

In der digitalen Personalakte können die Personalreferenten und die Führungskräfte unter anderem die Dokumente der absolvierten Schulungen einsehen, über den perbit Performancemanager halten sie nach, dass keine Pflicht-Schulungen übersehen werden. Für den Energieversorger sind bestimmte, regelmäßig wiederkehrende Mitarbeiter-Schulungen verpflichtend. „Als Energieunternehmen sind wir in der Beweispflicht, wenn etwas passiert. Unsere Führungskräfte müssen nachweisen können, dass alle ihre Mitarbeiter entsprechend geschult sind“, sagt Maike Griepenburg.

Um die benötigten Schulungen nachhalten zu können, hat die Personalabteilung Anforderungen definiert, die für jede Stelle erfüllt werden müssen. „Über das Ampelsystem von perbit ist ersichtlich, ob die jeweiligen Anforderungen erfüllt sind. Wenn die Ampel auf Rot steht, heißt das: Da fehlt etwas“, sagt Norbert Martens. Über das HR Solution Center sehen die Führungskräfte auf einen Blick, wann welche Schulungen in ihrem Team fällig sind, und können diese rechtzeitig einsteuern.

„Heute habe ich die zentralen Informationen zu jedem Mitarbeiter in einer Oberfläche.“

Norbert Martens
Personalreferent

Alle Infos zu einem Mitarbeiter im Blick

Früher wurden die Pflicht-Schulungen über eine Software in der Technik-Abteilung gesteuert, in die die Führungskräfte neue Schulungen selbst eingeben konnten. Doch das führte zu Verwirrungen, denn der eine Vorgesetzte nannte eine Schulung beispielsweise „Erste Hilfe“, ein anderer bezeichnete sie als „Ersthelfer-Schulung“. „Dadurch, dass wir in perbit Anforderungen eingeben können, hinter denen Maßnahmen hinterlegt sind, ist jetzt alles gebündelt. Ob jemand bei der Feuerwehr ist oder in einer anderen Abteilung – durch die entsprechende Maßnahme ist die Anforderung erfüllt“, so Maike Griepenburg.

Das alles einzurichten und für alle Stellen die jeweiligen Anforderungen zu formulieren, sei ziemlich zeitaufwendig gewesen, erinnert sich die Personalreferentin. An der digitalen Personalakte arbeitet die Personalabteilung immer noch, da sie keinen externen Dienstleister einsetzt, sondern jede Akte selbst einscannt. „Aber das ist eine einmalige Aufgabe. Wenn wir alles eingerichtet haben, haben wir ein wirklich fantastisches System“, sagt sie.

Das ist auch die Meinung von Personalreferent Norbert Martens: „Für mich ist besonders wichtig, dass ich heute die zentralen Informationen zu einem Mitarbeiter in einer Oberfläche habe. Es ist nicht mehr wie früher, dass ich Personalakten im Schrank habe, Excel-Tabellen im Rechner, irgendwo im Hintergrund läuft ein Abrechnungssystem und ein Schulungssystem habe ich auch noch“, sagt er. Auch die Serienbrief-Funktion bringe eine große Arbeitserleichterung: „Früher hat jeder Personaler eigene Vordrucke gebastelt und irgendwo abgespeichert. Heute haben wir einen zentralen Vordruck-Pool in perbit und ich kann die benötigten Daten aus den Mitarbeiter-Stammdaten ziehen.“

Neue Erleichterungen für Bewerber und Personaler

Das Bewerbermanagement der Stadtwerke Emden wird ebenfalls über perbit gesteuert. „Ein Vorteil ist: Wenn externe Bewerber nach dem Stand ihrer Bewerbung fragen, kann jeder Mitarbeiter in der Personalabteilung sofort Auskunft geben“, berichtet Norbert Martens.

In den nächsten Wochen soll auch der Online-Stellenmarkt installiert werden. Das heißt, dass die Bewerbungen bald über ein Online-Formular eingehen können. Die Bewerber müssen nicht mehr aufwendige Mappen erstellen oder ihre Dokumente in einem PDF zusammenfügen und per Mail verschicken, sondern sie können ihre Daten dann schnell und einfach aus ihrem Xing- oder LinkedIn-Profil übertragen. Auch für die Personalabteilung bedeutet der Online-Stellenmarkt eine weitere Zeitersparnis, denn künftig kommen die Daten automatisch ins System. Dazu Maike Griepenburg: „Das ist eine echte Arbeitserleichterung, da wieder einige händische Tätigkeiten wegfallen.“

„Der Online-Stellenmarkt ist eine echte Arbeitserleichterung, da händische Tätigkeiten wegfallen.“

Maike Griepenburg
Personalreferentin

Stadtwerke Emden

Seit 1981 versorgen die Stadtwerke Emden die Einwohner der Seehafenstadt mit Gas, Strom, Wasser und Wärme und unterstützen den Stadtverkehr, die Bäder und den Flugplatz. Das Versorgungsunternehmen hat sich der klassischen Kaufmannsehre verpflichtet: nachhaltiges und verantwortliches Handeln sowie gesellschaftliches Engagement – immer mit Blick auf die Region. „Bi uns“ lautet das Motto auf Plattdeutsch, das sich auch auf die rund 180 Mitarbeiter erstreckt. Nachwuchsförderung ist dem Unternehmen ein wichtiges Anliegen. Die Ausbildungsquote liegt bei 16 Prozent.