HR-Prozesse in wenigen Minuten

Zeitaufwände kürzen und HR-Prozesse digitalisieren

Die Holle-Organisation ist von flexiblen Arbeitsmodellen geprägt, da vor allem die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ein großes Anliegen ist. Um die Möglichkeit zu bieten, aus dem Home-Office zu arbeiten, ist es entscheidend gewesen, dass abteilungsübergreifend digitale Lösungen für verschiedene Aktivitäten vorhanden sind, auch im HR.

Zuvor hatte die Holle baby food AG keine HR-Software im Einsatz und vieles wurde per E-Mail oder mit Formularen geregelt. Ein Beispiel: Mitarbeitende haben ihre Urlaubsanfrage mittels eines Formulars beim Vorgesetzten eingereicht. Nach der Genehmigung wurde das Formular an HR übermittelt, um es auf Excel zu pflegen und so eine Übersicht über die Urlaubstage zu haben. Die administrativen Tätigkeiten haben sehr viel Zeit beansprucht.  Das Ziel im HR war es, den Zeitaufwand für diese Tätigkeiten zu kürzen, um mehr Kapazität für weitere HR-Themen zu schaffen. Die Holle baby food AG hat nach einer Möglichkeit gesucht, die HR-Prozesse zu digitalisieren und möglichst viele Aktivitäten über eine HR-Software durchzuführen.

Nach der Implementierung aller Daten der Mitarbeitenden in das System wurden die Personalakten mit den Dokumenten erstellt. Anfangs war es ungewohnt, alles nur noch über ein System vorzunehmen. Da es Zeit beansprucht hat, jeden Mitarbeitenden mit perbit vertraut zu machen, wurde der Prozess Schritt für Schritt durchgeführt, gestartet mit dem Abwesenheitsmanagement, gefolgt von den jährlichen Beurteilungsgesprächen.

„Heute laufen die Prozesse in wenigen Minuten ab: MitarbeiterIn, Vorgesetzte sowie HR sind gleichzeitig auf demselben Stand. Viele Funktionen und eine einfache Handhabung machen die Personalmanagement Software von perbit aus.“

Frau Ayse Erdil
Jr. HR Business Partner, Holle baby food AG

Viele Funktionen und eine einfache Handhabung

perbit hat die Lösung, die alle relevanten HR-Aktivitäten abdeckt. Ein Grund für die Entscheidung war unter anderem der Methodenbereich. HR kann einfach und schnell Auswertungen und Diagramme erstellen sowie die Korrespondenz an Mitarbeitende direkt über das System durchführen. Aber auch die perbit.mobile App wird vor allem von den Mitarbeitenden genutzt, da beinahe alle Funktionen des Systems auch in der App vorhanden sind und die Mitarbeitenden diese einfach und schnell bedienen können.

Heute laufen die Prozesse in wenigen Minuten ab: MitarbeiterIn, Vorgesetzte sowie HR sind gleichzeitig auf demselben Stand. Sie sind nicht nur produktiver und schneller im Abwesenheitsprozess, sondern auch in anderen Bereichen. Beispielsweise im Bereich Weiterentwicklung, der digitalen Personalakte, Vorbereitung des Lohns etc.  Die Holle baby food AG schätzt viele Funktionen an perbit, insbesondere die Vielfältigkeit. Viele Funktionen und eine einfache Handhabung machen die Personalmanagement Software von perbit aus. Grundsätzlich empfiehlt es, sich für jedes Unternehmen, unabhängig von der Unternehmensgröße, eine HR-Software zu implementieren. Besonders in KMU können sich HR-Verantwortlichen und ebenso die Führungskräfte Kapazitäten schaffen und sich somit anderen Themen widmen.

„HR kann einfach und schnell Auswertungen und Diagramme erstellen sowie die Korrespondenz an Mitarbeitende direkt über das System durchführen.“

Frau Ayse Erdil
Jr. HR Business Partner, Holle baby food AG

Die Holle baby food AG

Die Holle baby food AG wurde im Jahr 1999 gegründet und ist ein führender Hersteller von biologischer Babynahrung in Demeter-Qualität. Der Hauptsitz ist in Riehen in der Schweiz. Das vollumfassende Babykost-Sortiment der Holle baby food AG wird in über 50 Ländern vertrieben. Seit Ende 2020 ist Ayse Erdil bei der Holle baby food AG als Jr. HR Business Partner tätig und betreut um die 50 Mitarbeitenden. Von Anfang an ist es ihr Ziel gewesen, die HR-Prozesse digital und entsprechend nachhaltig zu gestalten.