Wie Schnittstellen die Personalarbeit vereinfachen

Suche nach einer anpassungsfähigen Software

2018 begann die Diesel Technic Group, sich nach einer neuen HR-Software umzuschauen. Diese sollte nutzerfreundlich sein und sich auf die unternehmenseigenen Prozesse zuschneiden lassen. „Unser Altsystem war sehr umständlich in der Bedienung. Uns war es wichtig, HR-Themen schneller und intuitiver bearbeiten zu können“, nennt Stefanie Bergholz, Abteilungsleiterin Personalwesen, die wichtigsten Anforderungen. „Da wir schon vorher eine HR-Software im Einsatz hatten, wussten wir, was uns bei dieser fehlt. Deshalb achteten wir bei der Softwareauswahl darauf, mit welchem System wir unsere Prozesse am besten abdecken können“, ergänzt Anne Schäkel, stellvertretende Abteilungsleiterin Personalwesen.

Nach einer ausführlichen Informations- und Auswahlphase entschied man sich für perbit, weil die Software davon lebt, auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten zu werden. Nachdem die Entscheidung im Mai 2019 getroffen war, erfolgte relativ zügig die Installation des Mitarbeitermanagements, des Bewerbermanagements und der digitalen Personalakte.

HR-Daten per Schnittstelle übertragen

Dass das so schnell ging, lag unter anderem am Einsatz von Schnittstellen. Damit möglichst wenige Daten manuell in perbit eingepflegt werden mussten und um Fehler zu vermeiden, wurde nahezu alles, was in der alten Software vorlag, per Schnittstelle übertragen. „Die Daten, die uns zur Verfügung standen, wollten wir in das System übertragen. Es wäre zu schade gewesen, diese aufzugeben“, so Anne Schäkel. Auch Daten, die in Excellisten gepflegt wurden, wurden in perbit übernommen. „Damit wir künftig keine doppelte Datenpflege mehr haben und Auswertungen direkt aus dem System ziehen können“, erklärt sie.

Heute erstellt die Personalabteilung umfangreiche Analysen zu Mitarbeiter- und Bewerberstatistiken in perbit. Dazu trägt auch die Schnittstelle zum Lohn- und Gehaltssystem bei. „Uns war es wichtig, dass wir die Lohn- und Gehaltsdaten in einem System haben, um aktuelle Gehaltsdaten und Gehaltsentwicklungen auf einem Blick einsehen zu können“, sagt Stefanie Bergholz. „Außerdem wollten wir Auswertungen zu Gehaltsbestandteilen erstellen können.“

„Uns war es wichtig, HR-Themen schneller und intuitiver bearbeiten zu können.“

Stefanie Bergholz
Abteilungsleiterin Personalwesen, Diesel Technic SE

Doppelte Datenpflege und Systemunstimmigkeiten vermeiden

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird bei Diesel Technic über den Steuerberater Gehrke Econ und die Datev-Software durchgeführt. Früher musste die Personalabteilung zum Beispiel Adressänderungen ins HR-System einpflegen und diese zusätzlich dem Steuerberater mitteilen, der die Änderungen in das Lohn- und Gehaltssystem eingab. „Es waren so viele Hände damit beschäftigt, dass leicht Fehler passieren konnten. Die Schnittstellen machen uns das Leben leichter“, so die Personalleiterin. Heute werden Adressänderungen und andere aktualisierte Daten monatlich vor jeder Abrechnung per Export aus perbit an den Steuerberater übertragen. Nach der Abrechnung erhält die Personalabteilung eine Datei zurück, die die tatsächlich abgerechneten Gehälter enthält. Der Vorteil dieser Arbeitsweise per Schnittstelle ist: Die Hoheit über die Daten bleibt im Unternehmen, Änderungen müssen nur einmal eingepflegt werden, wodurch Fehler und Systemunstimmigkeiten vermieden werden.

Die Personaler nutzen die Software auch für das Wiedereingliederungsmanagement und haben so stets im Blick, ob ein Mitarbeiter schon zu einem Gespräch eingeladen wurde und wann das stattgefunden hat. Weiterhin ermöglicht perbit eine schnelle Übersicht über das mitarbeiterbezogene Inventar: Wer hat einen Laptop, ein Diensthandy, einen Dienstwagen oder eine betriebliche Altersversorgung ? „Der große Vorteil von perbit ist einfach, dass es viele Aufgaben der Personalabteilung abdeckt und automatisiert. Außerdem konnten wir unsere Fehlerquote reduzieren“, sagt Regina Schulz-Marquardt. Ihr Fazit: „ Die Software ist einfach anwenderfreundlich und bietet eine Menge Möglichkeiten.“

E-Mail-Bewerbungen automatisch auslesen

Weitere Schnittstellen finden sich im Bewerbermanagement. Diese tragen unter anderem dazu bei, dass Stellenanzeigen, die in perbit erfasst wurden, direkt und ohne Umwege auf der Webseite veröffentlicht werden.

Bewerbungen, die über das Online-Formular auf der Webseite eingehen, werden nachts abgerufen und sind dann im System verfügbar. E-Mail-Bewerbungen werden über das integrierte Parsing-Tool CVlizer in das System übernommen. Hierfür wird das Bewerbungs-Postfach in Outlook ausgelesen und die Daten werden automatisiert im System hinterlegt. Manchmal ist noch etwas händisches Nacharbeiten nötig, aber der Zeitaufwand für das Bewerbermanagement hat sich deutlich reduziert. „Dadurch, dass wir jetzt das Online-Bewerbungsformular und den CVlizer haben, bearbeiten wir Bewerbungen viel schneller. Früher haben wir Bewerbern zwar auch schnell eine Rückmeldung gegeben, aber es war schon ein Aufwand, „mal eben“ einen Eingangsbescheid zu verschicken, weil das System sehr komplex war. Mit perbit haben wir viel Zeit gespart, weil alles deutlich einfacher funktioniert“, zieht Anne Schäkel ihr Resümee.

„Bei der Softwareauswahl achteten wir darauf, mit welchem System wir unsere Prozesse am besten abdecken können.“

Anne Schäkel
Stellvertretende Abteilungsleiterin Personalwesen, Diesel Technic SE

Intuitive Nutzung

perbit wird nicht nur von der Personalabteilung genutzt, sondern auch vom Vorstand und den Führungskräften. Die General Manager der Tochterunternehmen im Ausland verwenden das System in englischer Sprache.

Gleich mehrere Faktoren sorgen dafür, dass die verschiedenen Nutzer intuitiv mit dem System arbeiten können: Zum einen sind die Toolbars und Buttons in perbit an die gebräuchlichen Windows-Anwendungen angelehnt, damit die Anwender in einer gewohnten Umgebung arbeiten können. Zum anderen hat der Personalbereich die Software so angepasst, dass leicht erkennbar ist, welche Felder befüllt werden müssen. „Die Formulare erhalten keine Felder, die wir nicht benötigen. Alles ist an unseren Prozessen ausgerichtet“, sagt Stefanie Bergholz und ergänzt: „Zusätzlich haben wir Hinweise auf die Formulare gestellt, damit die Nutzer wissen, was sie dort eintragen sollen.“ Die flexiblen Anpassungsmöglichkeiten von perbit erlauben es, dass in der Software genau das abgebildet ist, was für die Diesel Technic Group wichtig ist.

Diesel Technic

Die Diesel Technic Group entwickelt, produziert und vertreibt Fahrzeugteile und Zubehör im Automotive-Bereich. Rund 650 Mitarbeiter aus 30 Nationen arbeiten für das 1972 gegründete Unternehmen. Neben der Konzernzentrale im niedersächsischen Kirchdorf betreuen Tochterunternehmen in Frankreich, den Niederlanden, Spanien, Großbritannien, Italien, Singapur und den Vereinigten Arabischen Emiraten die Vertriebspartner in mehr als 150 Ländern. In der Personalabteilung des Unternehmens sind sechs Personen am Standort Kirchdorf tätig.