Digitale Personalakte

Digitale Personalakte – Alle Dokumente sicher und zentral verwalten

Mit myHR hast du jederzeit Zugriff auf alle relevanten Mitarbeiterdokumente – digital, revisionssicher und zentral verwaltet. Verträge, Gehaltsabrechnungen, Bescheinigungen und Nachweise werden in einer elektronischen Personalakte gespeichert und sind jederzeit abrufbar. Durch automatisierte Workflows und eine intelligente Suchfunktion lässt sich die digitale Personalakte effizient nutzen, um Prozesse im HR Management zu optimieren und manuelle Aufgaben bei der Personalakte-Digitalisierung deutlich zu reduzieren.

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Revisionssichere Archivierung – Alle Dokumente sicher gespeichert

Mit myHR werden alle Mitarbeiterdokumente in einer digitalen Personalakte revisionssicher archiviert. Änderungen werden automatisch protokolliert, und klare Berechtigungen stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten haben. So erfüllt die elektronische Personalakte alle gesetzlichen Vorgaben zur sicheren Aufbewahrung und Verwaltung von Personalunterlagen und ist vollständig integriert in deine HR Software.

Automatisierte Dokumentenverwaltung – Effizienter arbeiten

Nie wieder Papierchaos: myHR strukturiert und verwaltet Dokumente automatisch in einer digitalen Personalakte. Verträge, Zertifikate und Bescheinigungen werden systematisch in der elektronischen Personalakte abgelegt. Intelligente Filter und Suchfunktionen machen das Personalakte-Digitalisieren effizient und sorgen dafür, dass du benötigte Unterlagen sofort findest.

Flexible Berechtigungssteuerung – Datenschutz nach Maß

Bestimme genau, wer welche Dokumente in der digitalen Personalakte einsehen oder bearbeiten darf. Mit der flexiblen Rechteverwaltung von myHR legst du fest, welche Mitarbeitenden oder Führungskräfte Zugriff auf bestimmte Akteninhalte innerhalb der elektronischen Personalakte erhalten. So bleibt die Vertraulichkeit sensibler Daten in deiner HR Software jederzeit gewahrt.

Erfolgreiche HR‑Prozesse – Erfahrungen aus der Praxis

„Durch die Nutzung der HR App perbit.mobile erzielen wir einen riesigen Benefit. 320 Mitarbeiter werden die App nutzen und damit unsere Prozesse verschlanken und beschleunigen. Wir nutzen die App im Rahmen unserer Abwesenheitsprozesse: Urlaub beantragen und genehmigen oder das Einreichen der Krankmeldungen sind schnell und einfach erledigt. Unsere Mitarbeiter können den Kilometerstand ihrer Firmenfahrzeuge bequem übermitteln. Und auch der Dokumenten-Upload, wie z. B. der Kindergartenzuschuss oder der Geburtsurkunde eines Kindes, funktioniert schnell und perfekt.“

Christian Hartenberger

Senior System -/ Networkadministrator – DACH

„Durch den Einsatz der Digitalen Personalakte haben wir die Möglichkeit schnell auf die Dokumente der Mitarbeiter zuzugreifen. Die Unterkategorien bilden eine übersichtliche Struktur.“

Lisa Augustin

Personalreferentin

„Besonders stark an perbit finde ich, dass ich Anpassungen schnell und flexibel selbst vornehmen kann – ohne großes Customizing. Dies spart uns viel Zeit und Veränderungen können schnell vorangetrieben werden.“

Karolin Gasper

Abteilungsreferentin HR Systeme und Prozesse

„Wir fühlten uns während des gesamten Migrationsprojekts sehr gut betreut. Auf unsere Anfragen und Wünsche wurde immer sehr flexibel eingegangen.“

Anja Müller

Referentin Personalmarketing

„Mit der Einführung von perbit konnten wir die Bereitstellung der notwendigen Unterlagen für die Gehaltsabrechnung deutlich optimieren und transparent darstellen. Wir sind immer wieder begeistert, wie flexibel wir die Daten bis auf Feldebene auswerten können.“

Franz Maxant

kaufmännischer Leiter

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Volksbank Mittelhessen eG – Die Vorteile digitaler Personalarbeit nutzen

Stadtwerke Emden – Keine Mitarbeiterschulung übersehen

myHR live und in Farbe erleben.

Vivian Kleu

Deine Ansprechpartnerin

FAQ – Digitale Personalakte mit myHR

Eine digitale Personalakte ist die moderne, elektronische Version der klassischen Personalakte. Statt physischer Ordner bietet myHR eine vollständig digitalisierte Personalakte für Verträge, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge und Krankmeldungen. HR-Teams finden Dokumente schneller, verwalten sie strukturiert und profitieren von einer intuitiven HR Software. Dokumente können temporär freigegeben werden, was Zusammenarbeit und Transparenz fördert. Alle Daten werden revisionssicher gespeichert und sind in der elektronischen Personalakte zuverlässig vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Gehaltsnachweise, Steuerunterlagen, Krankmeldungen, Urlaubsanträge und Zertifikate, alle Dokumente werden in der digitalen Personalakte übersichtlich verwaltet. Das System unterstützt Kategorisierung und Versionierung, sodass Inhalte jederzeit nachvollziehbar bleiben. Mit der Suchfunktion der elektronischen Personalakte finden HR-Teams relevante Unterlagen in Sekunden – direkt in der HR Software.

myHR ist vollständig DSGVO-konform, nutzt moderne Verschlüsselungstechnologien und verfügt über ein detailliertes Berechtigungskonzept. Nur autorisierte Personen können Dokumente in der digitalen Personalakte einsehen oder bearbeiten. Alle Aktivitäten innerhalb der elektronischen Personalakte werden revisionssicher protokolliert für maximale Datensicherheit in deiner HR Software.

Ja, myHR bietet praktische Vorlagen, zum Beispiel für Arbeitsverträge. Diese lassen sich direkt in der digitalen Personalakte mit wenigen Klicks ausfüllen, speichern und verwalten. So reduziert die elektronische Personalakte manuellen Aufwand und spart wertvolle Zeit im täglichen HR-Management.

Alle relevanten arbeits- und steuerrechtlichen Anforderungen sowie DSGVO-Richtlinien. Das System sorgt für automatische Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und rechtssichere Löschung von Daten.

myHR bietet in der digitalen Personalakte eine intelligente Volltextsuche sowie Filterfunktionen nach Kategorie, Name, Dokumententyp oder Datum. So findest du benötigte Unterlagen in Sekunden – schnell, sicher und direkt in deiner elektronischen Personalakte innerhalb der HR Software.

Neue Mitarbeitende erhalten über die digitale Personalakte bereits vor dem Start Zugriff auf wichtige Richtlinien und Unterlagen. Automatisierte Checklisten in myHR erleichtern eine strukturierte Einarbeitung und stellen sicher, dass beim Onboarding keine Schritte vergessen werden. So unterstützt die elektronische Personalakte ein effizientes und transparentes Einarbeitungsmanagement.

Ja, dank offener API-Schnittstellen ist eine Integration mit ERP-, Gehalts- und Zeiterfassungssystemen möglich. Daten werden automatisch synchronisiert und doppelte Eingaben vermieden.

Zugriffsrechte können gezielt vergeben werden – z. B. Einsicht nur für die Lohnbuchhaltung auf Gehaltsdokumente oder für Führungskräfte auf Teamunterlagen. Mitarbeitende sehen nur ihre eigenen Daten.

Durch Wegfall papierbasierter Prozesse entfallen Druck-, Lager- und Versandkosten. Automatisierte Workflows und schnelle Verfügbarkeit von Dokumenten erhöhen die Effizienz und Datenqualität.

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