Immer mehr mittelständische Unternehmen stellen ihren Beschäftigten Anwendungen für Employee Self Service (ESS) zur Verfügung. Mit ESS können die Mitarbeiter beispielsweise ihre persönlichen Daten selbst aktualisieren, Anträge stellen oder ihren Resturlaub einsehen. Dadurch wird die Personalabteilung entlastet und die Beschäftigten erhalten mehr Selbstverantwortung.
Früher ging es zum Jahresanfang traditionell ins Reisebüro, um den nächsten Sommerurlaub zu buchen. Heute suchen die meisten Deutschen passende Flüge und Hotels im Internet und führen dort auch gleich die Buchung durch. Auch in vielen anderen Lebensbereichen hat sich die Selbstbedienung durchgesetzt wie beispielsweise beim Kaufen und Installieren einer Virenschutz-Software oder beim Wechsel des Stromanbieters.
Selbstbedienung ist gewünscht – wenn sie anwenderfreundlich ist
Im digitalen Zeitalter sind es die Menschen gewohnt, sich die Informationen, Produkte und Dienstleistungen, die sie benötigen, selbst aus einer Angebotspalette herauszusuchen – und zwar unabhängig von Zeit und Ort. Wichtig dabei ist jedoch, dass die Angebote übersichtlich dargestellt, leicht auffindbar und intuitiv bedienbar sind.
Das gilt auch für die Self-Service-Angebote im beruflichen Kontext: Wer dem Arbeitgeber seine neue Anschrift oder Bankverbindung mitteilen will, möchte dafür nicht extra in die Personalabteilung gehen oder den Telefonhörer in die Hand nehmen. Er will das online erledigen – am liebsten sogar von unterwegs. Im Personalbereich setzen sich deshalb Employee-Self-Service-Systeme (ESS) immer mehr durch – auch in mittelständischen Unternehmen und bei kleineren Mittelständlern. Allerdings müssen die Anwendungen anwenderfreundlich und nach Möglichkeit auch mit mobilen Endgeräten bedienbar sein.
Die Vorteile von ESS für Unternehmen und Mitarbeiter
Können die Mitarbeiter ihre Personaldaten im Selbstmanagement verwalten, sparen sie viel Zeit – nicht nur für sich selbst, sondern auch für die Personalabteilung. Ob Urlaubsantrag stellen, die Adresse ändern oder nachsehen, wie viel Resturlaub vorhanden ist. Wer das im System selbst erledigt, ist damit normalerweise schneller fertig, als wenn er in der Personalabteilung anrufen muss. Und er kann mit einer raschen Antwort rechnen, denn automatisierte Erinnerungsfunktionen sorgen dafür, dass der Vorgesetzte zeitnah auf die Urlaubsanfrage antwortet.
Zusätzlich trägt die Möglichkeit zur Selbstverwaltung dazu bei, dass die Transparenz für die Mitarbeiter steigt und dass sie zufriedener sind. Sie haben ihre eigenen Daten jederzeit im Blick und tragen nun mehr Verantwortung für die Aktualität und Richtigkeit ihrer Angaben. Auch das motiviert.
Für die Personalabteilung bringen ESS-Anwendungen eine erhebliche Zeitersparnis mit sich – Zeit, die für wertschöpfende Aufgaben wie Recruiting oder Weiterbildung genutzt werden kann. Die Self Services sorgen darüber hinaus dafür, dass die Daten immer auf dem neuesten Stand sind und dass Übertragungsfehler vermieden werden.
Management Self Service bringen Führungskräfte in ihrer Arbeit weiter
Noch gravierender wirken sich die Vorteile der Self Services aus, wenn das Unternehmen zusätzlich Management Self Services nutzt: Über ein Rollenkonzept können die Führungskräfte die relevanten Informationen zu ihren Mitarbeitern einsehen.
Wer hat welche Schulungen besucht? Wann stehen die nächsten betriebsärztlichen Untersuchungen an? Wie gestaltet sich die Gehaltsentwicklung in der Abteilung? Führungskräfte, die sich solche und ähnliche Fragen mit einem Blick in das System selbst beantworten können, haben ihren Bereich besser im Blick und können in Meetings oder auch in Mitarbeitergesprächen schnell die aktuellen Zahlen präsentieren.
Erst 15 Prozent der Unternehmen nutzen Self Services
Eine professionelle HR-Software stellt normalerweise Employee-Self-Service-Funktionen zur Verfügung. Allerdings nutzen erst wenige Unternehmen diese Möglichkeit. Laut einer Umfrage der Hochschule Bochum hatten 2016 erst 15 Prozent der Unternehmen ESS im Einsatz. 76 Prozent der Befragten im Alter von 18 bis 30 Jahren sehen aber einen Mehrwert in dieser Anwendung. Die älteren Befragten sind zurückhaltender, immerhin überwiegt aus ihrer Sicht der Nutzen die Bedenken.
Die Anwendungsfelder von Self Services im Personalbereich
Je nach den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens kann sich ein ESS auf die wichtigsten Anfragen, die ein Mitarbeiter an die Personalabteilung hat, beschränken oder es kann zum umfassenden Informationssystem ausgebaut werden. Folgende Anwendungen bieten sich an:
- Persönliche Daten aktualisieren: Ihre persönlichen Daten wie Anschrift, Familienstand und Bankverbindung, Angaben zur Berufsausbildung sowie zu absolvierten Weiterbildungen und Schulungen sollten die Mitarbeiter in jedem ESS selbst aktualisieren können.
- Anträge stellen: Typische Anwendungsbereiche von ESS betreffen Anträge für Urlaube, Dienstreisen, Seminarbesuche et cetera. Die hinterlegten Genehmigungsprozesse sorgen für schnelle Durchläufe. Auch dafür, dass die Abwesenheiten automatisch im System vermerkt werden.
- Anwesenheiten einsehen: Welche Kollegen sind heute im Büro? In vielen Tätigkeitsbereichen brauchen die Mitarbeiter eine Übersicht, wer vor Ort ist und bei Rückfragen Auskunft geben könnte. Ist der benötigte Experte abwesend, sollte das ESS aufzeigen, wann er zurückerwartet wird.
- Abwesenheiten verwalten: Im ESS sollte es zudem möglich sein, die eigenen Abwesenheitszeiten zu korrigieren. Beispielsweise wenn sich eine Änderung in der Dienstreiseplanung ergeben hat. Auch die Krankmeldung kann über das ESS erfolgen.
- Ansprechpartner finden: Im ESS sollten zudem Informationen über die Ansprechpartner in der Personalabteilung zu finden sein: Wer ist für welche Fragen zuständig, wenn es um Themen geht, die durch das ESS nicht abgedeckt werden?
- Beurteilungen einholen: Auch die Anfrage eines Zwischenzeugnisses, eines Arbeitszeugnisses oder einer anderen Beurteilung kann durch das ESS erfolgen. Außerdem der Personalabteilung, den Führungskräften und Mitarbeitern viel Zeit sparen.
- Eigene Daten einsehen: Wann habe ich zuletzt die Ersthelferschulung absolviert? Welche Ziele wurden im Mitarbeitergespräch vereinbart? Wann steht die nächste betriebsärztliche Untersuchung an? Ein ESS gibt den Mitarbeitern Auskünfte über Fragen, die ihre eigene Person betreffen.
- Betriebsmittel oder Fuhrpark: Die Beantragung eines Firmenhandys oder die Buchung eines Pool-Fahrzeugs kann ebenfalls über das ESS gesteuert werden und somit lange Genehmigungswege ablösen.
- Unternehmensinformationen: Das ESS kann auch die Mitarbeiter mit aktuellen Unternehmensinformationen versorgen. Es kann sie über erreichte Umsatzziele, gewonnene Arbeitgeberpreise oder über interne Stellenausschreibungen informieren.
Fazit: Förderlich für Mitarbeiter, Führungskräfte und Personaler
Self-Service-Systeme bieten Mitarbeitern, Führungskräften und den Personalverantwortlichen viele Vorteile. Allerdings werden diese erst von wenigen Unternehmen in Deutschland genutzt. Auch für kleinere und mittlere Unternehmen mit kleinen Personalabteilungen kann sich der Einsatz eines ESS für Ihr Personalmanagement lohnen. Dadurch werden die Personaler von Verwaltungstätigkeiten und vielen Rückfragen entlastet.