So gelingt der Einstieg im Mittelstand
Warum Digitalisierung in HR oft auf der Strecke bleibt
HR-Prozesse digitalisieren? Viele HR-Abteilungen im Mittelstand arbeiten noch mit Excel-Tabellen, Papierakten oder isolierten Tools. Das ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch teuer, denn Zeit ist eine der knappsten Ressourcen im HR-Alltag. Laut einer Studie von Haufe wünschen sich 73% der HR-Verantwortlichen mehr Automatisierung in ihren Prozessen – doch 42% geben an, ihnen fehle das nötige Know-how oder die Zeit, um digitale Lösungen einzuführen.
Die Folgen veralteter Prozesse: mehr Aufwand, weniger Wirkung
Manuelle Prozesse führen zu:
- Doppelarbeit und Fehleranfälligkeit
- Verpassten Chancen im Recruiting
- Schlechter Mitarbeitererfahrung (z. B. Onboarding-Chaos)
- Kaum verwertbaren HR-Daten für strategische Entscheidungen
Gerade im Wettbewerb um Talente können sich Unternehmen das nicht mehr leisten.
Gute Nachricht: HR-Prozesse digitalisieren geht auch ohne IT-Team
Moderne HR-Software ist heute so konzipiert, dass sie sich ohne technisches Wissen einführen und nutzen lässt. Stichwort: Low Code. Das bedeutet:
- Workflows kannst du selbst konfigurieren
- Felder und Prozesse lassen sich flexibel anpassen
- Cloud-Lösungen erfordern keine IT-Installation oder Wartung
5 Schritte für deine HR-Digitalisierung ohne Technikfrust
Hier ist dein Fahrplan für einen erfolgreichen Einstieg in die Digitalisierung deiner HR-Prozesse:
- Pain Points identifizieren:
Frage dich: Wo geht die meiste Zeit verloren? Häufige Kandidaten:- Stellenausschreibungen
- Onboarding
- Abwesenheitsmanagement
- Personalaktenführung
- Zeiterfassung
- Auswertungen
- Klein starten, aber gezielt
Wähle einen Prozess, der häufig vorkommt und einen klaren Mehrwert bringt: z. B. automatisiertes Onboarding mit Aufgabenlisten. - Die passende Software auswählen
Achte bei der Auswahl deiner HR-Software auf:- Benutzerfreundlichkeit
- Anpassungsfähigkeit
- Datensicherheit
- Erweiterbarkeit
Tipp: Nutze unsere Checkliste zur HR-Softwareauswahl als kostenlosen Download.
- Kolleg*innen einbeziehen
Digitalisierung ist ein Teamprojekt, auch im HR. Nimm Kolleg*innen früh mit, sammle Feedback und feiere schnelle Erfolge. - Prozesse sichtbar machen
Zeig intern, was sich durch digitale Prozesse verändert hat mit klaren Vorteilen:- Mehr Effizienz: Weniger manuelle Abstimmungen und weniger Nachfragen
- Bessere Employee Experience: Self-Services, die einfach funktionieren für alle Beteiligten
- Weniger Chaos: Strukturierte, nachvollziehbare Abläufe statt Excel-Wildwuchs
Fazit: Moderne Self-Services schaffen schnellen Mehrwert für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende.
Praxisbeispiel: Wie eine mittelständische HR-Abteilung 30 % Zeit spart
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmen mit 250 Mitarbeitenden digitalisierte seinen Onboarding-Prozess mit perbit. Vorher: Checklisten auf Papier, E-Mail-Chaos, fehlende Verantwortlichkeiten.
Heute: Automatische Aufgabenverteilung an Fachbereiche, Übersichtliche Onboarding-Plattform für neue Mitarbeitende und Rückmeldungen sind messbar und auswertbar.
Das Ergebnis: 30% weniger Aufwand, höhere Zufriedenheit bei HR und New Hires. Weitere Kundenstimmen findest du hier.
Was HR von anderen Abteilungen lernen kann
Marketing- und Sales-Teams nutzen längst automatisierte Tools, um Prozesse effizienter zu steuern. HR hinkt oft hinterher – zu Unrecht. Die richtigen Tools ermöglichen:
- Recruiting-Kampagnen automatisieren
- Mitarbeitergespräche vorbereiten
- HR-Kennzahlen in Echtzeit auswerten
Empfehlung: Orientiere dich an den Prinzipien von Employee Experience und Data-driven HR, wie sie u. a. im HR-Software-Vergleich des BITKOM diskutiert werden.
Fazit: Digitalisierung ist kein IT-Projekt, sondern ein HR-Projekt
Wenn du denkst, HR-Digitalisierung sei kompliziert, teuer und nur etwas für Konzerne, dann ist jetzt der Moment, dieses Bild zu korrigieren. Mit einer modularen, einfach bedienbaren HR-Software wie myHR gelingt dir der Einstieg ohne IT-Aufwand und mit maximalem Praxisnutzen. Du brauchst keine Programmierkenntnisse, du entscheidest, was digitalisiert wird und wann und du stärkst HR strategisch im Unternehmen.
So unterstützt dich perbit bei deiner HR-Digitalisierung
