Das Smartphone ist aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Für die Personalarbeit eröffnen sich damit viele neue Möglichkeiten. Mit einer HR-App lassen sich zum Beispiel Urlaubsanträge einreichen, Krankmeldungen versenden oder Seminareinträge vornehmen. Die Mitarbeiter werden aktiv in die HR-Prozesse eingebunden – ohne Schulungsaufwand und mit vielen Vorteilen für alle Beteiligten.
Heute ist in Deutschland fast niemand mehr ohne Smartphone. Aktuell besitzen 81 Prozent der Deutschen ein Smartphone, hat die Digital Marketing Agentur Zenith ermittelt. Bei den Personen, die heute auf dem Arbeitsmarkt aktiv sind, ist die Verbreitung sogar nahezu flächendeckend. Nur die Älteren, über 70-jährigen, drücken die durchschnittlichen Nutzerzahlen. In dieser Personengruppe haben nur 17 Prozent ein Mobiltelefon, noch weniger nutzen ein internetfähiges Smartphone.
Drei Stunden pro Tag im mobilen Internet
Laut der Marktforschung von Zenith finden drei Viertel der mobilen Internetzugriffe stationär statt, das heißt zu Hause oder am Arbeitsplatz. Insgesamt verbringen deutsche Smartphone-Nutzer knapp drei Stunden pro Tag im mobilen Internet, die Hälfte davon zu Hause. Zu den häufig genutzten Anwendungen gehören Messengerdienste, Social Media, Wetter- und Nachschlageseiten, Online-Stores und Streamingdienste.
Was heißt das nun für den Einsatz von Smartphones im HR-Bereich? Die heutigen Arbeitnehmer-Generationen sind gewohnt, zahlreiche Alltagsthemen wie Kommunikation und Information, Einkaufen und Mediennutzung über ihr mobiles Endgerät zu erledigen. Sie erwarten, dass sie jederzeit und ortsunabhängig Turnschuhe kaufen, Reisen buchen oder die neue Netflix-Serie anschauen können. Deshalb ist der Wunsch groß, berufliche Aufgaben auch in dieser Schnelligkeit, Nutzerfreundlichkeit und stetigen Verfügbarkeit zu erledigen. Wer im Familienkreis nach günstigen Ferienreisen sucht, möchte gleich auch die benötigten Urlaubstage beantragen.
Der Wunsch ist groß, die Smartphone-Nutzung auf den Beruf auszudehnen
Die mobile Nutzung von HR-Anwendungen ist also von den meisten Mitarbeitern explizit erwünscht. Mit Ablehnung durch die Anwender müssen Personalabteilungen daher nicht rechnen, wenn sie eine mobile HR-App einführen. Wichtig ist allerdings, dass die App für die Mitarbeiter einen erkennbaren Nutzen bringt und dass sie wirklich intuitiv bedienbar ist. Ein Mehrwert kann dadurch erreicht werden, dass Anträge und Anfragen jederzeit gestellt werden können und deutlich schneller beantwortet werden als zuvor. Ein automatisierter Workflow, der Führungskräften per Push-Nachricht anzeigt, welche Antworten ausstehen, macht dies möglich.
HR Apps – Leicht zu installieren, einfach zu nutzen, viele Anwendungen
Die Nutzerfreundlichkeit fängt schon bei der Installation der HR-App an. Lässt sich diese ohne langes Suchen über einen QR-Code aufrufen und ist sie in allen gängigen mobilen Betriebssystemen verfügbar, ist das der erste Schritt zu einer bereitwilligen Nutzung. Wichtig ist zudem, dass die Anwendung übersichtlich und logisch aufgebaut ist und dass alle Tätigkeiten wie Urlaubsanträge, Zeitbuchungen und Krankmeldungen ohne langes Suchen und viele verschiedene Seitenaufrufe erledigt werden können.
Ein weiterer Pluspunkt für die Mitarbeiter ist eine möglichst große Bandbreite an Anwendungen. Eine HR-App, die nur wenige Funktionen bietet, wird kaum genutzt. Deshalb sollten sich zumindest die wichtigsten personalwirtschaftlichen Aufgaben über die App erledigen lassen. Dazu zählen das Beantragen und Genehmigen von Urlaubstagen, das Einreichen von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, das Hochladen von Belegen sowie das Abfragen von Informationen. Sinnvoll für die Nutzung von Führungskräften ist zudem das Einsehen und Bewerten von Bewerbungen sowie das Durchführen von Mitarbeiterbeurteilungen.
Mit Kamera- und Kalenderfunktion die Arbeit erleichtern
Den größten Mehrwert für die Anwender bringen native HR-Apps, die auf ein bestimmtes Betriebssystem wie iOS oder Android zugeschnitten sind und direkt mit der Hardware interagieren können. Das heißt, sie können die eingebauten Bedienelemente des Smartphones wie die Kamera oder die Kalenderfunktion für die HR-Aufgaben nutzen. Das erhöht die Usability und die Motivation, die vielfältigen Funktionen der App zu nutzen. Allerdings sind die Entwicklungskosten von nativen Apps hoch, da meist unterschiedliche Versionen für die einzelnen Betriebssysteme entwickelt werden müssen.
Aufgrund dieser hohen Entwicklungskosten verzichten viele Anbieter darauf, native Apps anzubieten. In den meisten Fällen handelt es sich um im Funktionsumfang reduzierte und mobil optimierte Web-Anwendungen, die ohne die genannten Vorteile auskommen müssen. Deshalb gilt es, bei der Softwareauswahl Aufmerksamkeit walten zu lassen und sich die Funktionsweise der HR-App genau erläutern zu lassen.
Fazit: HR-Apps bieten vielfältige Pluspunkte für alle Beteiligten
Die heutigen Arbeitnehmergenerationen sind es gewohnt, mit ihren mobilen Endgeräten zu kommunizieren, einzukaufen und Informationen zu suchen – jederzeit, schnell und intuitiv. Diese Anwendungsmöglichkeiten erwarten sie zunehmend auch für berufliche Aufgaben. Unternehmen, die ihren Mitarbeitern mobilen HR-Anwendungen anbieten, kommen den Mitarbeiterwünschen entgegen. Wenn die HR-Apps leicht zu installieren und nutzerfreundlich sind, wenn sie viele HR-Aufgaben abdecken und wenn sie einen Zusatznutzen stiften, indem sie die nativen Bedienelemente des Smartphones mit integrieren, bieten sie vielfältige Pluspunkte für alle Beteiligten.