Als HRlerinnen und HRler haben wir täglich mit unzähligen Personen und deren sensiblen Daten zu tun. Damit einher geht jede Menge Verantwortung. Eine Verantwortung, die sich leichter tragen lässt, wenn wir wissen, dass unsere Tools im Hintergrund unsere Absicherung sind.
Deswegen beleuchten wir heute drei Themen, ohne die deine HR-Arbeit nicht auskommt:
1. Nachhaltigkeit:
Denken wir an die Büros voller Ordner, in denen unzählige Personalakten abgeheftet sind, scheinen sich Personalarbeit und Nachhaltigkeit kategorisch auszuschließen. Glücklicherweise haben sich die Uhren weitergedreht und HR-Software übernimmt nun die Aufgabe der Ordner.
Software, wie beispielsweise myHR, ist dein Superhirn für Personaldaten. Dort verwaltest du alle Mitarbeiterinformationen – vom Urlaubskonto bis zum Dienstwagen – digital, übersichtlich und papierlos.
Und genau hier gehen Nachhaltigkeit und Sicherheit Hand in Hand: Digitale Personalakten in einem Document Management System gehen nicht verloren oder werden verlegt, sie liegen sicher digital ab und sind für die entsprechenden Personen von überall zugänglich.
Wir sprechen jedoch nicht nur von ökologischer, sondern auch ökonomischer Nachhaltigkeit. Natürlich benötigt es weniger Zeit und Aufwand, in einem digitalen Tool nach einem bestimmten Dokument zu suchen, als Ewigkeiten Ordner zu wälzen. Freigewordene Zeit, die wiederum für andere Aufgaben verwendet werden kann.
2. Datenschutz:
Besonders bei der Arbeit mit sensiblen Daten – und dazu zählt die HR-Arbeit definitiv – kommen wir nicht um das Thema Datenschutz herum. HR-Software, wie myHR, bietet die Möglichkeit ganz klar abzugrenzen, wer welche Daten einsehen und bearbeiten kann.
Eine Funktion, die hier Gold wert ist, ist die revisionssichere, digitale Personalakte. Von Revisionssicherheit ist dabei die Rede, wenn Informationen in elektronischer Form so aufbewahrt werden, dass sie ordnungsgemäß, vollständig, sicher, verfügbar, nachvollziehbar, unveränderlich und mit Zugriffsschutz abgelegt sind.
Nutzt du eine entsprechende Software, können sich die Mitarbeitenden im Unternehmen darauf verlassen, dass ihre Daten sicher verwahrt sind.
3. Zeiterfassung:
2023 hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass Firmen verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch und elektronisch zu erfassen und zu dokumentieren.
Das Ein- und Auslesen bei Arbeitsbeginn und -ende sind bekannte Methoden der Arbeitszeiterfassung. Mit HR-Software geht das jedoch wesentlich einfacher und auswertbarer. Dank der kontrollierten Rechtevergabe in Tools wie myHR können auch Antrags- und Genehmigungsprozesse von Abwesenheiten auf Fach- und Führungskräfte übertragen werden. Ein Punkt mehr, der die HR-Abteilung entlastet.
Wenn du dich jetzt fragst, wie du all diese Themen in deiner HR-Arbeit vereinen kannst, dann schau dir myHR an. Von der digitalen, revisionssicheren Personalakte bis hin zur Zeiterfassung findest du dort alle Tools, die deine Arbeit erleichtern, Sicherheit schenken und das Personalmanagement in deinem Unternehmen voranbringen.