Was, wenn Personalakten nicht mehr in Aktenschränken verstauben würden, sondern jederzeit digital, sicher und gesetzeskonform verfügbar wären?
Die Personalakte ist das Herzstück jeder HR-Abteilung. Sie enthält sensible Daten wie Arbeitsverträge, Zeugnisse, Gehaltsabrechnungen oder Krankmeldungen. Für Unternehmen bedeutet das: höchste Anforderungen an Datensicherheit, Transparenz und gesetzliche Vorgaben.
Während papierbasierte Akten zeit- und platzintensiv sind, bietet die digitale Personalakte eine effiziente und sichere Alternative. Mit myHR lassen sich Dokumente nicht nur digital verwalten, sondern auch revisionssicher archiviere, inklusive klarer Regeln zu Fristen, Löschung und Zugriffsrechten.
Warum rechtssichere Archivierung unverzichtbar ist
Die Anforderungen an den Umgang mit Personaldaten sind hoch – sowohl aus gesetzlicher als auch aus praktischer Sicht:
- DSGVO & BDSG: Vorgaben zur Speicherung, Verarbeitung und Löschung personenbezogener Daten.
- Nachweispflichten: Arbeitszeitnachweise, Lohnunterlagen oder Urlaubsdokumente müssen je nach Art mehrere Jahre aufbewahrt werden.
- Rechtssicherheit: Nur revisionssichere Systeme schützen vor Manipulation und Datenverlust.
- Transparenz & Vertrauen: Mitarbeitende müssen wissen, dass ihre Daten geschützt sind und nicht länger als nötig gespeichert werden.
Digitale Archivierung mit myHR
Mit myHR können Personalakten nicht nur digitalisiert, sondern auch rechtssicher verwaltet werden.
Zentrale Funktionen im Überblick:
- Revisionssicherheit: Jede Änderung wird protokolliert, keine Daten gehen verloren.
- Automatische Fristenverwaltung: Dokumente werden mit klaren Aufbewahrungsfristen hinterlegt.
- DSGVO-konforme Löschung: Daten werden nach Ablauf der Fristen automatisch oder nach Freigabe gelöscht.
- Zugriffsrechte: Rollenbasiertes System sorgt dafür, dass nur Berechtigte Zugriff auf bestimmte Dokumente haben.
- Transparenz für Mitarbeitende: Über den Self-Service können Mitarbeitende ihre eigenen Daten einsehen.
Übersicht: Aufbewahrungsfristen im HR
| Dokumentart | Typische Frist | Rechtsgrundlage / Praxis |
| Arbeitsverträge | 10 Jahre | HGB, AO (für Nachweise) |
| Gehaltsabrechnungen | 10 Jahre | AO, HGB |
| Arbeitszeitnachweise | 2 Jahre | ArbZG |
| Urlaubsanträge | 2 Jahre | Praxis / Nachweispflicht |
| Bewerbungsunterlagen | 6 Monate | AGG (Diskriminierungsschutz) |
| Krankmeldungen / AU-Bescheide | 4 Jahre (Lohnfortzahlung) | BGB, EntgFG |
(Hinweis: Fristen können je nach Unternehmensform und rechtlichen Änderungen variieren – individuelle Prüfung erforderlich.)
Tipps für die praktische Umsetzung
- Dokumentenarten klassifizieren – Definiere, welche Unterlagen in welcher Frist gespeichert werden müssen.
- Automatisierung nutzen – In myHR Fristen direkt beim Hochladen hinterlegen, um Löschfristen sicherzustellen.
- Rollen und Rechte festlegen – Nur berechtigte Personen erhalten Zugriff.
- Löschkonzepte erstellen – Prozesse für die rechtzeitige, DSGVO-konforme Löschung definieren.
- Transparenz schaffen – Mitarbeitende über den Umgang mit ihren Daten informieren.
Rechtssicherheit als Wettbewerbsvorteil
Eine rechtssichere digitale Personalakte ist mehr als ein Compliance-Thema – sie stärkt auch das Vertrauen der Mitarbeitenden und entlastet HR. Unternehmen zeigen damit, dass sie verantwortungsvoll mit Daten umgehen und moderne Standards erfüllen.
👉 Besonders sinnvoll ist die Kombination mit der automatisierten Vertragsverwaltung, die für aktuelle und revisionssichere Dokumentation sorgt (siehe Beitrag: [Automatisierte Vertragsverwaltung: Vorteile und Implementierung mit perbit]).
Auf den Punkt gebracht: Vorteile der rechtssicheren Personalakte mit myHR
- Revisionssicher & DSGVO-konform: Änderungen werden protokolliert, Daten nach Frist gelöscht.
- Effizient & transparent: Fristenmanagement und Self-Service schaffen Klarheit.
- Sicher & flexibel: Rollenbasierte Rechte schützen sensible Informationen.
- Strategisch & vertrauensstiftend: HR entlastet, Mitarbeitende gestärkt.
👉 Jetzt starten: Vereinbare eine kostenlose Demo und entdecke, wie du mit myHR deine Personalakten digital, rechtssicher und zukunftsfähig archivierst.
