Klassische und digitale Gehaltszettel haben inhaltlich keinen Unterschied, jedoch gibt es zahlreiche Vorteile für das Unternehmen, die Verteilung der Gehaltszettel auf elektronische Weise anzugehen. Durch das klassische Papierformat bei Gehaltszetteln entstehen Prozesskosten und enorm mehr Zeit wird in Anspruch genommen als bei digitalen Gehaltszetteln.
Der Gehaltsnachweis muss erfolgen
Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, eine Gehaltsabrechnung in Textform auszustellen und dem Arbeitnehmer zur Verfügung zu stellen. Dies ist ein Dokument, dass die Entlohnung für einen bestimmten Zeitraum nachweist und außerdem als Abrechnungsbeleg für die Zahlung angesehen wird. Ob dieses Dokument jedoch digital oder in Papierform übertragen wird, ist nicht entscheidend.
Warum deshalb die Gehaltszettel drucken, verschicken und wiederum in einem klassischen Ordner ablegen, wenn es auch einfach und digital über Softwarelösungen und dem Mailversand geregelt werden kann?
Mitarbeiter können so per Mail informiert werden und direkt online auf ihre digitalen Gehaltszettel schauen. Nebenbei können aktuelle HR-News oder Änderungen rund um Lohn und Gehalt einfach und sicher angehangen und an Mitarbeiter weitergetragen werden. Der schnelle Informationsfluss und die moderne Verteilung der Gehaltszettel sprechen für sich.
Die Vorteile des digitalen Gehaltszettels:
- Digitalisierung der HR
- Geringerer Arbeitsaufwand in der Personalabteilung
- Gestraffter Lohnabrechnungsprozess
- Kosten- & Zeitersparnis
- Effizienz & Automation
Digitale HR-Arbeit rückt immer stärker in den Vordergrund. Als zentrale Anlaufstelle im Unternehmen ist es das Ziel, genau hier papiergebundene und administrative Tätigkeiten zu standardisieren und so Freiräume zu schaffen. Im Bezug auf digitale Gehaltszettel unterstützt hier eine HR-Software Lösung, die idealerweise mit einer eignen App arbeitet und auch hier den Zugriff auf diese Dokumente ermöglicht.
Folgende Punkte müssen dabei erfüllt sein:
- DSGVO zum Schutz der personenbezogenen Daten
- Die Verschlüsselung der Daten, damit diese nicht gelesen oder verändert werden können
- Sicherheit der Daten im Bezug auf Sicherstellung von Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit
- Gewährleistung, dass kein Zugriff durch Andere erfolgen kann
Nutzen Sie die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern die monatlichen Gehaltszettel mit perbit digital zur Verfügung zu stellen und steigern Sie auf diese Weise die Mitarbeiterzufriedenheit. Über die HR-Software App von perbit kann jeder Mitarbeiter ebenfalls seine Dokumente mobil einsehen.