Was, wenn die Personalakte nicht mehr ein Risiko, sondern ein Sicherheitsversprechen wäre?
In vielen mittelständischen Unternehmen sieht die Realität im HR-Alltag noch so aus:
Ordner voller Verträge im Aktenschrank, verstreute Dokumente auf Netzlaufwerken und E-Mail-Anhänge, die über Jahre hinweg gesammelt wurden. Für die Verantwortlichen bedeutet das nicht nur einen hohen administrativen Aufwand, sondern vor allem ein wachsendes Risiko: Denn sensible Personaldaten gehören zu den am strengsten geschützten Informationen überhaupt.
Seit Inkrafttreten der DSGVO ist klar:
Unternehmen tragen eine enorme Verantwortung, diese Daten rechtssicher zu verwalten. Gleichzeitig erwarten Mitarbeitende jederzeit Transparenz und einen schnellen Zugriff auf ihre Unterlagen. Wie lässt sich diese Balance meistern?
Die Antwort lautet: mit einer digitalen Personalakte, die Datenschutz nicht als Hürde, sondern als integrierten Standard versteht.
Warum Datenschutz im HR besonders herausfordernd ist
Kaum ein Bereich im Unternehmen verwaltet so viele hochsensible Informationen wie HR: Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen, Abmahnungen oder Entwicklungspläne.
Die Risiken bei unsauberer Verwaltung sind vielfältig:
- Fehlende Zugriffskontrolle: Dokumente liegen ungeschützt in Ordnern oder E-Mail-Postfächern.
- Verlust & Veraltung: Papierakten verschwinden, Versionen sind uneinheitlich oder unvollständig.
- Rechtsunsicherheit: Ohne revisionssichere Ablage können Nachweise fehlen, wenn Aufsichtsbehörden prüfen.
Hinzu kommt die Erwartungshaltung von Mitarbeitenden: Sie wollen heute schnell und unkompliziert Einsicht in ihre Unterlagen haben, ohne dass dies jedes Mal ein administrativer Kraftakt für HR wird.
Die digitale Personalakte in myHR: Datenschutz als Standard
Mit myHR wird Datenschutz im Personalwesen nicht zum Zusatzaufwand, sondern zum integrierten Prinzip. Die digitale Personalakte ist so konzipiert, dass sie rechtliche Anforderungen erfüllt und gleichzeitig die tägliche Arbeit vereinfacht.
Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:
- Rollenbasierte Zugriffsrechte: Nur befugte Personen sehen die Dokumente, die für sie relevant sind.
- Revisionssichere Ablage: Jede Änderung wird automatisch protokolliert, sodass Nachweise jederzeit möglich sind.
- Verschlüsselte Speicherung: Alle Daten werden sicher und DSGVO-konform abgelegt.
- Zentrale Verfügbarkeit: HR, Führungskräfte und Mitarbeitende greifen digital auf dieselben, aktuellen Dokumente zu.
- Transparenz für Mitarbeitende: Über Self-Service-Funktionen können Beschäftigte Dokumente wie Gehaltsabrechnungen oder Verträge jederzeit selbst einsehen.
Damit wird die digitale Personalakte nicht nur zu einem Werkzeug für Ordnung, sondern zu einem aktiven Baustein für Compliance und Vertrauen.
Schritt für Schritt zur digitalen Personalakte
Die Einführung einer digitalen Personalakte wirkt auf den ersten Blick komplex, ist in der Praxis aber klar strukturiert umsetzbar. Entscheidend ist, die Einführung in überschaubare Phasen zu unterteilen.
| Projektphase | Zeitraum | Zielsetzung |
| Analyse & Vorbereitung | 2–3 Wochen | Bestehende Dokumente und Prozesse erfassen, Rollen definieren |
| Digitale Struktur anlegen | 2–3 Wochen | Kategorien und Zugriffsrechte in myHR festlegen |
| Migration & Testlauf | 2–4 Wochen | Dokumente hochladen, Pilot mit ausgewählten Nutzenden starten |
| Rollout & Schulung | fortlaufend | Mitarbeitende einbinden, Self-Service einführen |
Der Vorteil: Unternehmen müssen nicht alles auf einmal digitalisieren. Es ist möglich, zunächst mit neuen Dokumenten zu beginnen und die bestehenden Akten schrittweise zu migrieren.
Datenschutz als Wettbewerbsvorteil
Ein professionell umgesetzter Datenschutz ist nicht nur eine Pflichtaufgabe, sondern auch ein Signal an Bewerber:innen und Mitarbeitende. Wer zeigt, dass sensible Daten sicher und transparent verwaltet werden, baut Vertrauen auf und stärkt die eigene Arbeitgebermarke.
Gerade im Mittelstand bedeutet eine digitale Personalakte:
- weniger Aufwand in der täglichen Verwaltung,
- mehr Sicherheit bei Prüfungen durch Behörden,
- und eine positive Erfahrung für Mitarbeitende, die ihre Daten jederzeit einsehen können.
Auf den Punkt gebracht: So unterstützt myHR beim Datenschutz
- Rechtskonform: DSGVO-Anforderungen werden von Beginn an erfüllt.
- Effizient: Dokumente sind zentral, aktuell und sicher abgelegt.
- Transparent: Mitarbeitende erhalten unkomplizierten Zugriff auf ihre Unterlagen.
- Zukunftssicher: Prozesse sind revisionssicher dokumentiert und skalierbar.
👉 Jetzt aktiv werden: Vereinbare eine kostenlose Demo und entdecke, wie einfach Datenschutz mit der digitalen Personalakte in myHR gelingt.
