Digitalisierung und Arbeiten 4.0 gehen Hand in Hand: Die digitale Transformation verändert die Arbeitswelt. Und der Trend zu Remote Work und Homeoffice erfordert neue Tools. Wichtig ist, dass der Nutzen für alle Beteiligten im Fokus steht. Nur so ergibt sich ein produktives Zusammenspiel.
Unternehmen müssen sich stetig weiterentwickeln, um mit dem Markt Schritt halten zu können. Auch die Wünsche und Bedürfnisse der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer verändern sich. Das zeigt sich deutlich seit Beginn der Pandemie: Gefragt sind nicht nur Videokonferenz-Tools, damit die Team-Mitglieder von Homeoffice zu Homeoffice kommunizieren können.
Benötigt werden darüber hinaus Lösungen für die virtuelle Zusammenarbeit und eine technologische Ausstattung, die es den Beschäftigten und Führungskräften ermöglicht, auf die Inhalte zuzugreifen, die sie für ihre tägliche Arbeit brauchen – auch wenn sie nicht vor Ort sind und an den Aktenschrank gehen können. Immer lauter wird zudem der Wunsch nach mobilen und vor allem bedienerfreundlichen, selbsterklärenden Anwendungen.
Die digitale Personalakte als Basis für Transparenz
Unternehmen, die zu Pandemiebeginn eine digitale Personalakte installiert hatten, waren klar im Vorteil: Auch im Homeoffice ist jederzeit ein Zugriff auf die benötigten Dokumente möglich und der HR-Bereich kann alle Fragen ohne Zeitverlust beantworten, sei es zu Vertragsinhalten oder Fehlzeiten, zu vorhandenen Skills oder zu Kontaktdaten.
Noch einfacher funktioniert die Information von Führungskräften, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, wenn sie durch thematisch beschränkte Zugriffe direkt eingebunden werden. Jede Person sieht die Informationen, die für sie persönlich oder ihre Führungsarbeit relevant sind. So wird Personalarbeit richtig transparent. Und es entsteht kein Gefühl, von den Informationswegen im Unternehmen abgekapselt zu sein, wenn es längere Homeoffice-Phasen gibt.
Sicherheit steht an erster Stelle
Die digitale Personalakte hat nicht nur den Vorteil des ortsabhängigen Zugriffs, sie bietet auch mehr Sicherheit. Es werden keine Aktenkopien durch das Unternehmen geschickt oder Schattenakten in Homeoffices geführt. Natürlich muss beim dezentralen Zugriff auf HR-Dokumente ein hoher Sicherheitsstandard gewährleistet sein. Dies ermöglichen moderne Personalakten-Lösungen, indem sie eine temporäre Freigabe von Dokumenten einrichten lassen: Persönliche Unterlagen können nur für einen kurzen Zeitraum abgerufen werden – wenn sie wirklich benötigt werden.
Weitere Sicherheitsfaktoren sind automatische Löschfunktionen, die dafür sorgen, dass die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Wird etwas manuell aus der Personalakte entfernt, greift ein Vier-Augen-Prinzip. Damit wird sichergestellt, dass beim Löschen keine Fehler passieren. Und eine Versionierung von Dokumenten macht Änderungen nachvollziehbar. Falls sich doch irgendwann ein Fehler eingeschlichen hat, kann er auf diese Weise schnell entdeckt und behoben werden.
Informationsbarrieren abschaffen
Auf dem Weg zur digitalen Personalarbeit und zum Arbeiten 4.0 stellt die digitale Personalakte einen wichtigen ersten Schritt dar. Ein weiterer Schritt ist dann gegangen, wenn das Unternehmen ein optimales Zusammenspiel zwischen Mitarbeiterdatenverwaltung und Dokumentenverwaltung, also der eigentlichen Akte, ermöglicht. Das ist dann der Fall, wenn Personalakte, HR-Software und idealerweise die Lohnabrechnung miteinander verzahnt sind.