Was, wenn Personalakten nicht mehr in Schränken verstauben würden, sondern jederzeit digital, sicher und für die richtigen Personen verfügbar wären?
Die Personalakte ist seit jeher das zentrale Instrument der Personalarbeit. Verträge, Zeugnisse, Abwesenheiten oder Krankmeldungen. All diese Dokumente müssen sicher aufbewahrt, zugänglich und nachvollziehbar sein. In der Praxis bedeutet das oft: Papierakten, verstreute Dateien und ineffiziente Abläufe, die wertvolle Zeit kosten und Risiken bergen.
Mit der digitalen Personalakte in myHR wird dieser Prozess abteilungsübergreifend effizient, transparent und rechtssicher.
Warum klassische Personalakten nicht mehr zeitgemäß sind
Viele Unternehmen kämpfen noch mit veralteten Methoden:
- Papierchaos: Schränke voller Aktenordner, lange Suchzeiten.
- Verlust- und Fehlergefahr: Dokumente gehen verloren oder werden mehrfach abgelegt.
- Intransparenz: Führungskräfte haben keinen direkten Zugriff auf notwendige Informationen.
- Rechtliche Unsicherheit: DSGVO-Vorgaben werden schwer erfüllbar, wenn Daten verteilt sind.
Das Ergebnis: unnötiger Aufwand, höhere Kosten und potenzielle Risiken.
Vorteile der digitalen Personalakte in myHR
Mit myHR wird die Personalakte zum digitalen Herzstück der HR-Arbeit – effizient, sicher und flexibel.
1. Dokumentensicherheit
Alle Dokumente werden revisionssicher gespeichert. Jede Änderung wird protokolliert, sodass Nachvollziehbarkeit und Integrität jederzeit gewährleistet sind.
2. DSGVO-Konformität
Die digitale Personalakte erfüllt höchste Datenschutzstandards: verschlüsselte Speicherung, definierte Löschfristen und klare Protokolle schaffen Rechtssicherheit.
3. Workflows & Automatisierung
Abwesenheitsanträge, Vertragsänderungen oder Schulungsnachweise können über digitale Workflows direkt in der Akte hinterlegt werden – automatisch, transparent und fehlerfrei.
4. Rollenbasierte Berechtigungen
Nicht jeder darf alles sehen: Dank fein abgestufter Berechtigungen haben Mitarbeitende, Führungskräfte und HR nur Zugriff auf die für sie relevanten Dokumente.
Praxisbeispiel: Abteilungsübergreifende Effizienz
Ein Unternehmen mit mehreren Standorten nutzt myHR, um Personalakten zentral zu verwalten:
- HR-Abteilung: behält den Gesamtüberblick, prüft und ergänzt Dokumente.
- Führungskräfte: sehen nur die Unterlagen ihrer Teammitglieder (z. B. Zielvereinbarungen, Weiterbildungsnachweise).
- Mitarbeitende: greifen über den Self-Service auf ihre eigenen Dokumente zu (z. B. Gehaltsabrechnungen, Verträge).
So entsteht eine klare, sichere und effiziente Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg.
Tipps für die Einführung der digitalen Personalakte
- Dokumentenarten definieren – Welche Unterlagen gehören verpflichtend in die Akte?
- Rollen & Berechtigungen klar festlegen – Wer darf welche Dokumente sehen oder bearbeiten?
- Workflows integrieren – Prozesse wie Krankmeldungen oder Vertragsfreigaben direkt verknüpfen.
- Mitarbeitende einbinden – Self-Service nutzen, um Transparenz und Akzeptanz zu fördern.
- Regelmäßig überprüfen – Fristen, Löschungen und Berechtigungen anpassen.
Die digitale Personalakte als Schlüssel zur Effizienz
Die digitale Personalakte ist weit mehr als eine Ablage: Sie ist ein strategisches Instrument, das Prozesse beschleunigt, rechtliche Sicherheit schafft und Transparenz fördert. Unternehmen sparen nicht nur Zeit und Kosten, sondern stärken auch das Vertrauen von Mitarbeitenden in den verantwortungsvollen Umgang mit ihren Daten.
👉 Besonders effektiv wird sie in Kombination mit Zugriffsrechten und Rollenmodellen, die für maximale Sicherheit sorgen (siehe Beitrag: [Zugriffsrechte in HR-Systemen: Datensicherheit ganzheitlich verankern]).
Auf den Punkt gebracht: Vorteile der digitalen Personalakte in myHR
- Revisionssichere Dokumentensicherheit
- DSGVO-konforme Archivierung & Löschung
- Automatisierte Workflows für mehr Effizienz
- Rollenbasierte Berechtigungen für Transparenz und Sicherheit
- Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit durch zentrale Datenbasis
👉 Jetzt entdecken: Vereinbare eine kostenlose Demo und erfahre, wie du mit der digitalen Personalakte in myHR deine HR-Arbeit abteilungsübergreifend effizient und rechtssicher gestaltest.
