5 Hacks, die dir die HR-Arbeit WIRKLICH erleichtern

Du arbeitest im HR-Bereich? Dann sind dir die folgenden Themen mit Sicherheit bekannt! Wir haben die 5 größten Herausforderungen der aktuellen Personalarbeit zusammengetragen und liefern dir die passende Lösung gleich mit.

1. Mangelnde Technologie und Analysetools:

83% der Personalleiter verfügen nicht über die richtige Technologie, um zeitgemäße und effektive HR-Arbeit leisten zu können. Zu diesem Ergebnis kam die Sage-Studie zum Thema  “HR im Wandel – Ausblick auf 2024”. Um Arbeitsprozesse zu optimieren und wertvolle Ressourcen freizusetzen, ist es für Unternehmen essentiell, in moderne HR-Tools zu investieren. Außerdem nutzen lediglich 55% der Unternehmen Personalanalyse- und HR-Lösungen in der Cloud. Hier liegt jede Menge unausgeschöpftes Potenzial.

Individuell programmierte HR-Tools, die quasi einen IT-Background fordern, sind hier definitiv nicht die Lösung. Die Alternative lässt jedoch nicht auf sich warten: Low Code-Plattformen sind für jeden intuitiv bedienbar. Sie fordern nicht das Schreiben von traditionellem Code, sondern bedienen sich an grafischen Elementen und Funktionen, um den Nutzer:innen den Umgang zu erleichtern. Mit Low Code HR-Plattformen erstellst du dir dein individuelles Tool ganz ohne Programmieren.

2. Talentlücken und Fachkräftemangel:

Der Arbeitsmarkt ist im Wandel. Ein Wandel, der uns in HR zunehmend Kopfzerbrechen bereitet. Fachkräftemangel an allen Ecken und Enden. Dass sich um eine Stelle mehrere hochqualifizierte Bewerber:innen tummeln, gehört in den meisten Fällen der Vergangenheit an. 

Wichtig ist es, die Bewerber:innen dort abzuholen, wo sie sich ohnehin aufhalten. Wo das ist? Einige bevorzugen möglicherweise Jobplattformen, wie Indeed oder Stepstone, andere wiederum scrollen durch LinkedIn. Die Veröffentlichung einer Stelle auf unzähligen Jobplattformen braucht seine Zeit – nicht wirklich effektiv, oder? 

Die Lösung? HR-Tools mit Multiposting-Funktionen. Dabei wird die vakante Stelle nicht nur auf dem unternehmenseigenen Karriereportal veröffentlicht, sondern auch auf zahlreichen externen Plattformen. Übrigens: Unser Personalmanagement-Tool myHR veröffentlicht deine Stellenanzeige auf rund 550 Jobplattformen. 

3. Team Match: Top oder Flop?

Eine Bewerbung ist eingegangen, jetzt brauchst du Input aus den Fachabteilungen. Lebensläufe per Mail rumzuschicken ist nicht nur lästig, sondern auch datenschutzrechtlich schwierig. Dennoch ist die Abstimmung mit dem Team elementar, um zu entscheiden, ob ein Bewerber oder eine Bewerberin mit den Kolleg:innen harmoniert. 

HR-Tools mit verschiedenen Rollen und Zugriffen sparen hier enorm Zeit und erleichtern die Abstimmung. So kann die Bewerbung direkt im Tool von allen relevanten Entscheider:innen eingesehen und beurteilt werden. Schluss mit dem unübersichtlichen Mailverkehr.

4. Onboarding: Was passiert zwischen dem Bewerbungsgespräch und dem
ersten Arbeitstag?

Kündigungsfristen für vorhergehende Jobs, längere Verhandlungen etc. können dazu führen, dass zwischen dem Erstkontakt beim Bewerbungsgespräch und der tatsächlichen Einstellung mehrere Monate liegen. Was darunter natürlich nicht leiden soll, ist die Motivation des neuen Mitarbeitenden und die Bindung zum neuen Arbeitgeber. Umso wichtiger ist ein strukturierter Onboarding-Prozess. 

HR-Tools bieten hier häufig die Möglichkeit, eine workflowbasierte Einarbeitung durchzuführen und die neuen Kolleg:innen frühzeitig einzubinden. Bei myHR gibt es beispielsweise die Funktion, dass im System Bewerbende direkt als neue Mitarbeitende angelegt werden, sobald der Arbeitsvertrag unterschrieben ist – inklusive digitaler Personalakte versteht sich. Es kostet dich also einen Klick, was früher stundenlange Arbeit und Abstimmung bedeutet hätte. Neue Kolleg:innen sind so frühzeitig integriert und finden sich im neuen Unternehmen schneller zurecht und können produktiv arbeiten. Somit können auch vor dem Eintritt bereits regelmäßige Kontakte stattfinden und der Eintritt ins Unternehmen optimal vorbereitet werden. Hierdurch binden Sie die neuen Kolleg:innen bereits im Vorfeld an Ihr Unternehmen. Durch die digitale Personalakte ist ein zentraler Zugriff auf alle relevanten Informationen zu den Mitarbeitenden gewährleistet. Das ermöglicht HR eine effiziente Verwaltung der Personaldaten.

5. Dokumente, Ordner, Papierstapel: Personalakten früher

Wände voller Ordner haben früher die Räume von Personalabteilungen geziert. Ein Interior-Element, welches heute definitiv nicht mehr notwendig ist. Unzählige ausgedruckte Dokumente und schwer nachvollziehbare Historien gehören der Vergangenheit an. 

Digitale Personalakten bieten die zentrale und sichere Speicherung aller Personaldokumente mit dezentralen und gleichzeitigen Zugriffsmöglichkeiten. Das können die gepflegtesten Ordnersysteme nicht leisten. Außerdem ist bei digitalen Personalakten die Revisionssicherheit gewährleistet. Kurz zur Erinnerung: Revisionssicherheit bedeutet, dass Informationen in elektronischer Form so aufbewahrt werden, dass sie ordnungsgemäß, vollständig, sicher, verfügbar, nachvollziehbar, unveränderlich und mit Zugriffsschutz abgelegt sind.

6. Bonus-Tipp: Alles in einem Tool

Ein Tool, welches all diese Probleme löst, klingt fast zu gut? Dann haben wir wunderbare Neuigkeiten für dich, denn myHR tut genau das! 

Das Low Code-Tool ermöglicht es dir, ohne große Vorkenntnisse oder Einarbeitung deine Oberfläche zu individualisieren. Mit der Multiposting-Funktion veröffentlichst du vakante Stellenanzeigen im Handumdrehen auf rund 550 Jobplattformen und sprichst so aktiv Talente an. Mit der Zuweisung verschiedener Rollen, bindest du aktiv Fachabteilungen mit ein. Durch die workflowbasierte Einarbeitung wird das Onboarding zu Routinesache und mit der digitalen Personalakte bist du auch bei neuen Mitarbeitenden rechtlich auf der sicheren Seite.