Was, wenn HR nicht mehr jede Adresse ändern oder jeden Urlaubsantrag prüfen müsste – sondern Mitarbeitende viele Dinge selbst erledigen könnten?
Die Erwartungen an HR-Abteilungen sind in den letzten Jahren gestiegen:
Neben Recruiting, Personalverwaltung und Zeiterfassung sollen sie strategische Themen wie Mitarbeiterbindung, Kultur und Talentförderung vorantreiben. Gleichzeitig wächst der administrative Aufwand stetig.
Eine Lösung dafür ist der Employee Self-Service (ESS): Mitarbeitende erledigen bestimmte HR-Aufgaben eigenständig – schnell, transparent und digital. Mit myHR wird ESS zum festen Bestandteil des Arbeitsalltags und entlastet HR erheblich.
Warum Mitarbeitende Self-Service wollen
Self-Service ist mehr als eine Effizienzmaßnahme für HR. Auch Mitarbeitende profitieren, wenn sie direkt Verantwortung für ihre Daten und Prozesse übernehmen können.
Typische Vorteile aus Sicht der Mitarbeitenden:
- Schnelligkeit: Urlaub beantragen, Krankmeldung hochladen oder Adresse ändern – alles ohne Umwege über HR.
- Transparenz: Jederzeit Zugriff auf Verträge, Gehaltsabrechnungen oder Resturlaub.
- Eigenverantwortung: Mitarbeitende erleben mehr Kontrolle und Mitsprache.
- Flexibilität: Zugriff rund um die Uhr – auch mobil über Smartphone oder Tablet.
👉 Dieses Bedürfnis nach Transparenz und Eigenverantwortung zeigt sich auch bei der digitalen Feedback-Kultur. Wie myHR Mitarbeiterbefragungen ermöglicht, liest du im Beitrag: [Feedback-Kultur digital fördern: Mitarbeiterbefragung über die Plattform].
Employee Self-Service mit myHR: Funktionen im Überblick
Mit myHR können Mitarbeitende zahlreiche Aufgaben eigenständig erledigen – ohne Umweg über die Personalabteilung.
Typische Self-Service-Funktionen in myHR:
- Persönliche Daten ändern (Adresse, Bankverbindung, Notfallkontakt).
- Urlaubs- und Abwesenheitsanträge stellen und den Status einsehen.
- Krankmeldungen und Bescheinigungen hochladen.
- Zugriff auf Gehaltsabrechnungen und Verträge.
- Teilnahme an Schulungen oder Benefits direkt buchen.
Für HR bedeutet das: weniger manuelle Arbeit, weniger Rückfragen – und mehr Zeit für strategische Projekte.
Tipps für die erfolgreiche Einführung von Employee Self-Service
Damit ESS in der Praxis funktioniert und von Mitarbeitenden angenommen wird, sind einige Punkte entscheidend:
1. Klein anfangen, groß denken
Starte mit den wichtigsten Prozessen (z. B. Urlaubsanträge, Stammdatenänderungen) und erweitere schrittweise. So steigt die Akzeptanz, ohne Überforderung zu erzeugen.
2. Kommunikation ist alles
Erkläre Mitarbeitenden, warum Self-Service eingeführt wird, und betone die Vorteile: schnellere Abläufe, weniger Papier, mehr Transparenz.
3. Einfache Bedienung sicherstellen
Die Plattform muss intuitiv nutzbar sein – am besten auch mobil. Niemand darf das Gefühl haben, IT-Kenntnisse zu benötigen.
4. Führungskräfte einbinden
Sie spielen eine Schlüsselrolle: Wenn Führungskräfte ESS aktiv nutzen und positiv kommunizieren, ziehen die Teams nach.
5. Feedback nutzen
Sammle regelmäßig Rückmeldungen der Mitarbeitenden, um die Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
Self-Service als Kulturveränderung
Employee Self-Service ist mehr als ein Tool. Es ist ein Kulturimpuls. Mitarbeitende übernehmen Verantwortung, HR gibt Kontrolle ab und konzentriert sich auf strategische Aufgaben.
Das Ergebnis:
- Effizienzsteigerung durch weniger Administration.
- Höhere Mitarbeitendenzufriedenheit durch Transparenz und Eigenständigkeit.
- Stärkung der HR-Rolle als Partner für Kultur und Entwicklung.
👉 Besonders wirksam ist ESS im Zusammenspiel mit digitalen Personalakten, die alle relevanten Dokumente jederzeit zugänglich machen. Mehr dazu: [Datenschutz leicht gemacht: DSGVO-konforme digitale Personalakte].
Vorteile von ESS mit myHR
- Schnelle & einfache Prozesse für Mitarbeitende.
- Weniger Administration für HR.
- Mehr Eigenverantwortung und Transparenz.
- Flexibilität & Mobilität im Arbeitsalltag.
👉 Jetzt ausprobieren: Vereinbare eine kostenlose Demo und erfahre, wie Employee Self-Service mit perbit myHR deine HR-Prozesse entlastet und Mitarbeitende begeistert.
