Inhaltsverzeichnis
- Time to Fill – Was bedeutet das?
- Die Bedeutung der Time to Fill im Arbeitsumfeld
- Berechnung der Time to Fill
- Einflussfaktoren auf die Time to Fill
- Vorteile und Grenzen der Kennzahl Time to Fill
- Checkliste für die erfolgreiche Nutzung von Time to Fill
- Time to Fill gezielt einsetzen
1. Time to Fill – Was bedeutet das?
Time to Fill ist eine Kennzahl im Recruiting-Controlling, die angibt, wie viele Kalendertage durchschnittlich benötigt werden, um eine offene Stelle von der Ausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung erfolgreich zu besetzen. Sie zeigt die Geschwindigkeit des gesamten Rekrutierungsprozesses und ist ein zentraler Indikator für die Effizienz von HR-Abteilungen.
2. Die Bedeutung der Time to Fill im Arbeitsumfeld
Eine kurze Time to Fill signalisiert effiziente Prozesse und trägt dazu bei, Vakanzen schnell zu besetzen und Produktivitätsverluste zu minimieren. In Zeiten von Fachkräftemangel ist die Kennzahl besonders wichtig, da lange Besetzungszeiten Unternehmen im Wettbewerb um Talente deutlich schwächen können. Gleichzeitig beeinflusst sie die Candidate Experience, da ein schlanker Prozess die Arbeitgeberattraktivität stärkt.
3. Berechnung der Time to Fill
Formel:
Beispiel:
Wenn drei Stellen 30, 45 und 60 Tage für die Besetzung benötigen, ergibt sich:
Die durchschnittliche Time to Fill beträgt 45 Tage.
4. Einflussfaktoren auf die Time to Fill
| Faktor | Beschreibung |
| Art der Position | Spezialisten- oder Führungspositionen benötigen oft mehr Zeit |
| Recruiting-Kanäle | Effizienz von Jobbörsen, Active Sourcing oder Personalberatungen |
| Unternehmensattraktivität | Employer Branding und Reputation am Arbeitsmarkt |
| Prozessgestaltung | Dauer von Ausschreibung, Screening, Interviews und Entscheidungsprozessen |
| Marktsituation | Verfügbarkeit von Fachkräften in der jeweiligen Branche oder Region |
5. Vorteile und Grenzen der Kennzahl Time to Fill
Vorteile: Die Time to Fill ermöglicht es, Recruiting-Prozesse objektiv zu messen, Engpässe zu identifizieren und Benchmarks zwischen Abteilungen, Standorten oder Branchen zu ziehen. Eine Optimierung führt zu schnelleren Besetzungen und besserer Planungssicherheit.
Grenzen: Die Kennzahl sagt nichts über die Qualität der Besetzung aus. Ein schneller Prozess kann auf Kosten der Passgenauigkeit gehen. Zudem können externe Faktoren wie Arbeitsmarktlage oder Saisonabhängigkeiten die Time to Fill beeinflussen, ohne dass HR direkt eingreifen kann.
6. Checkliste für die erfolgreiche Nutzung von Time to Fill
- Einheitliche Definition und Berechnungsmethode festgelegt
- Prozessschritte im Recruiting detailliert erfasst
- Engpässe durch Prozessanalysen identifiziert
- Vergleich mit Benchmarks oder Vorjahreswerten durchgeführt
- Kombination mit qualitativen Kennzahlen (z. B. Quality of Hire) etabliert
- Maßnahmen zur Beschleunigung (z. B. digitale Tools, schlankere Prozesse) umgesetzt
- Ergebnisse regelmäßig im HR-Reporting berücksichtigt
7. Time to Fill gezielt einsetzen
Die Time to Fill ist eine unverzichtbare Kennzahl, um Recruiting-Prozesse transparent und effizient zu steuern. Nutzen Sie sie nicht isoliert, sondern immer im Zusammenspiel mit qualitativen KPIs wie Quality of Hire oder Candidate Experience. So stellen Sie sicher, dass offene Positionen nicht nur schnell, sondern auch nachhaltig erfolgreich besetzt werden.
👉 Tipp: Moderne HR-Systeme mit integriertem Bewerbermanagement helfen, die Time to Fill automatisch zu tracken und Prozesse gezielt zu optimieren.
