Was, wenn HR-Verträge nicht mehr in endlosen Ordnern gesucht werden müssten – sondern jederzeit digital, sicher und automatisch verfügbar wären?
Ob Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Zeugnisse oder Schulungsnachweis, die Vertragsverwaltung gehört zu den aufwendigsten Aufgaben im Personalwesen. Papierbasierte Ablagen, manuelle Unterschriftenprozesse und verstreute Dokumente führen zu Verzögerungen, Fehlern und hohen Verwaltungskosten.
Mit myHR lassen sich Vertragsprozesse automatisieren: Verträge werden digital erstellt, sicher archiviert und über Workflows genehmigt. So sparen HR-Teams Zeit, reduzieren Fehlerquellen und schaffen Transparenz für alle Beteiligten.
Warum klassische Vertragsverwaltung an ihre Grenzen stößt
Die manuelle Vertragsverwaltung ist fehleranfällig und ineffizient. Typische Probleme sind:
- Zeitaufwendig: Verträge müssen erstellt, mehrfach überprüft und manuell verschickt werden.
- Unübersichtlich: Dokumente liegen in Ordnern oder auf verschiedenen Laufwerken verteilt.
- Fehleranfällig: Versionskonflikte oder fehlende Unterschriften führen zu Verzögerungen.
- Rechtliches Risiko: Fristen, Laufzeiten oder Vertragsänderungen können übersehen werden.
In Zeiten zunehmender Komplexität und steigender Compliance-Anforderungen ist ein digitaler Ansatz unverzichtbar.
Automatisierte Vertragsverwaltung mit myHR
Mit myHR können Unternehmen ihre Vertragsverwaltung effizient und rechtssicher digitalisieren.
Zentrale Funktionen im Überblick:
- Digitale Vertragserstellung: Vorlagen ermöglichen standardisierte, fehlerfreie Dokumente.
- Workflow-Automatisierung: Verträge durchlaufen definierte Freigabe- und Unterschriftsprozesse automatisch.
- Elektronische Signatur: Rechtssichere digitale Unterschriften beschleunigen den Prozess erheblich.
- Revisionssichere Ablage: Verträge werden DSGVO-konform gespeichert und sind jederzeit auffindbar.
- Fristenmanagement: Erinnerungen und automatische Benachrichtigungen verhindern das Übersehen von Terminen.
Beispiel: Vertragsworkflow in der Praxis
| Schritt | Klassische Verwaltung | Mit myHR automatisiert |
| Erstellung | Manuelles Tippen in Word | Vertragsvorlage per Klick |
| Prüfung & Freigabe | Ausdruck, Umlaufmappe | Automatisierter Workflow |
| Unterschrift | Handschriftlich, Postweg | Digitale Signatur |
| Ablage | Ordner/Archiv | Revisionssichere Cloud |
| Fristenkontrolle | Excel-Listen, manuell | Automatische Erinnerung |
So wird aus einem mehrstufigen Prozess ein klarer, digitaler Workflow mit weniger Aufwand und höherer Sicherheit.
Tipps für die Implementierung
Damit die Einführung der automatisierten Vertragsverwaltung gelingt, helfen diese Schritte:
- Bestandsaufnahme machen: Welche Verträge liegen wo und in welchen Formaten?
- Vorlagen standardisieren: Einheitliche, geprüfte Vertragsvorlagen vorbereiten.
- Workflows definieren: Wer prüft, wer genehmigt, wer unterschreibt?
- Rechte und Rollen festlegen: Zugriff und Bearbeitung klar regeln.
- Pilotphase starten: Einführung in einem Bereich, dann Skalierung im gesamten Unternehmen.
Automatisierte Vertragsverwaltung als strategischer Vorteil
Die digitale Vertragsverwaltung (Automatisierte Vertragsverwaltung) ist mehr als ein Effizienz-Tool: Sie stärkt die Rechtssicherheit, schafft Transparenz und entlastet HR, damit mehr Zeit für strategische Aufgaben bleibt.
👉 Besonders stark wird der Effekt, wenn Vertragsverwaltung mit der digitalen Personalakte kombiniert wird – so sind alle relevanten Dokumente zentral und jederzeit verfügbar (siehe Beitrag: [Datenschutz leicht gemacht: DSGVO-konforme digitale Personalakte]).
Auf den Punkt gebracht: Vorteile mit myHR
- Zeitersparnis: Schnellere Prozesse durch Vorlagen und Workflows.
- Rechtssicherheit: Elektronische Signaturen und revisionssichere Ablage.
- Transparenz: Verträge jederzeit auffindbar und nachvollziehbar.
- Automatisierung: Fristenmanagement und Erinnerungen ohne manuellen Aufwand.
- Strategischer Mehrwert: HR gewinnt Kapazitäten für People-Themen.
👉 Jetzt starten: Entdecke die Automatisierte Vertragsverwaltung mit myHR – Vereinbare eine kostenlose Demo und entdecke, wie du mit myHR deine Vertragsverwaltung automatisierst – effizient, sicher und zukunftssicher.
