Was, wenn Urlaubsanträge und Krankmeldungen nicht mehr auf dem Schreibtisch von HR landeten, sondern in Sekunden digital bearbeitet wären?
Für viele Personalabteilungen gehören Papierformulare oder E-Mail-Anhänge immer noch zum Alltag, wenn es um Urlaubsanträge oder Krankmeldungen geht. Mitarbeitende müssen Anträge ausfüllen, ausdrucken oder per Mail versenden, Führungskräfte genehmigen händisch, und HR pflegt die Daten in Excel-Listen nach. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und sorgt bei allen Beteiligten für Frust.
Mit myHR lassen sich diese Prozesse vollständig digital und mobil abbilden: Mitarbeitende beantragen Urlaub oder laden ihre Krankmeldung einfach per Smartphone hoch, Führungskräfte genehmigen per Klick und HR hat alle Daten automatisch im System.
Warum die Papierlösung ausgedient hat
Die analoge Verwaltung von Abwesenheiten bringt gleich mehrere Probleme mit sich:
- Hoher Zeitaufwand: Anträge müssen ausgedruckt, unterschrieben und erfasst werden.
- Fehleranfälligkeit: Daten können verloren gehen oder falsch übertragen werden.
- Mangelnde Transparenz: Mitarbeitende wissen oft nicht, wie viele Urlaubstage ihnen noch zustehen.
- Medienbrüche: Informationen müssen zwischen Papier, E-Mail und Systemen hin- und herkopiert werden.
In einer Zeit, in der hybrides Arbeiten und Homeoffice selbstverständlich sind, wirken papierbasierte Prozesse nicht nur altmodisch, sondern behindern die Effizienz im Unternehmen.
Abwesenheiten digital mit myHR managen
Mit myHR werden Urlaubs- und Krankmeldungen zu einem klaren, effizienten Prozess, den alle Beteiligten sofort verstehen und nutzen können.
So funktioniert es:
- Urlaub beantragen: Mitarbeitende wählen Zeitraum und Grund direkt im Self-Service aus.
- Automatische Genehmigungs-Workflows: Vorgesetzte erhalten eine Benachrichtigung und genehmigen per Klick – auch mobil.
- Krankmeldungen hochladen: Atteste lassen sich per Smartphone-Foto direkt im System hinterlegen.
- Transparente Übersicht: Mitarbeitende sehen Resturlaub, offene Anträge und Kranktage jederzeit.
- Automatische Updates: Kalender und Teamübersichten passen sich in Echtzeit an.
Beispiel: Digitaler Prozess im Überblick
| Schritt | Mitarbeitende | Führungskraft | HR-Abteilung |
| Urlaubsantrag stellen | Eingabe per Smartphone | – | – |
| Genehmigung | – | Klick im Dashboard/App | – |
| Krankmeldung hochladen | Upload Foto Attest | – | Automatische Ablage |
| Übersicht & Reporting | Resturlaub, Abwesenheiten | Teamkalender | Zentrale HR-Auswertung |
So wird aus einem mehrstufigen, manuellen Prozess ein schlanker, digitaler Workflow.
Tipps für die praktische Einführung
Damit der Umstieg auf digitale Abwesenheitsverwaltung gelingt, helfen diese Empfehlungen:
- Einfach starten – Beginne mit Urlaubsanträgen, da sie regelmäßig vorkommen und den größten Effekt bringen.
- Mobile Nutzung fördern – Stelle sicher, dass die App allen Mitarbeitenden leicht zugänglich ist.
- Führungskräfte schulen – Zeige, wie Genehmigungen per Klick funktionieren, um den Prozess reibungslos zu machen.
- Transparenz schaffen – Kommuniziere klar, dass Resturlaub und Krankmeldungen jederzeit im System einsehbar sind.
- Feedback einholen – Nutze Rückmeldungen, um Workflows kontinuierlich zu optimieren.
Von der Pflicht zur positiven Erfahrung
Urlaubs- und Krankmeldungen sind Pflichtprozesse. Doch sie können zur positiven Erfahrung werden. Statt Papierchaos erleben Mitarbeitende Transparenz, schnelle Bearbeitung und Flexibilität. Führungskräfte sparen Zeit, und HR konzentriert sich auf strategische Aufgaben.
Besonders stark wirkt der Effekt in Kombination mit der mobilen Zeiterfassung: So haben Unternehmen nicht nur Abwesenheiten, sondern die gesamte Arbeitszeitregelung im Blick (siehe Beitrag: [Mobile Zeiterfassung im Homeoffice: So funktioniert sie sicher mit myHR]).
Auf den Punkt gebracht: Vorteile digitaler Abwesenheitsverwaltung mit myHR
- Schnell & mobil: Urlaub und Krankmeldungen per Smartphone managen.
- Transparent & nachvollziehbar: Alle Daten jederzeit im Überblick.
- Effizient & fehlerfrei: Automatisierte Workflows sparen Zeit und vermeiden Medienbrüche.
- Flexibel & modern: Perfekt für hybride und mobile Arbeitsmodelle.
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