Was, wenn sensible Personaldaten nicht mehr in unübersichtlichen Ordnern lägen – sondern sicher, transparent und rollenbasiert verwaltet würden?
Personaldaten zählen zu den sensibelsten Informationen im Unternehmen: Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen, Verträge, Leistungsbeurteilungen. Für HR bedeutet das: höchster Anspruch an Datensicherheit und DSGVO-Konformität.
Gleichzeitig sollen Mitarbeitende, Führungskräfte und die Geschäftsführung genau die Informationen erhalten, die sie benötigen, aber nicht mehr.
Viele Unternehmen scheitern an diesem Spagat: Zugriffsrechte sind unklar geregelt, Rollen nicht eindeutig definiert oder Daten liegen an zu vielen Stellen verteilt. Mit myHR lassen sich Zugriffsrechte klar strukturieren und ganzheitlich verankern, als Basis für Vertrauen, Effizienz und Sicherheit.
Warum saubere Zugriffsrechte den Unterschied machen
Gut geregelte Zugriffsrechte sind der Schlüssel zu einem sicheren und effizienten Umgang mit Personaldaten. Ohne klare Strukturen drohen Datenschutzverstöße, weil Mitarbeitende Einsicht in Dokumente erhalten, die gar nicht für sie bestimmt sind.
Ebenso können rechtliche Konsequenzen entstehen, wenn Vorgaben der DSGVO nicht eingehalten werden. Aber auch das Vertrauen leidet: Mitarbeitende fühlen sich unwohl, wenn sie nicht wissen, wer ihre Daten einsehen kann. Gleichzeitig ist eine zu restriktive Rechtevergabe ebenso problematisch, weil sie den Arbeitsfluss hemmt und Informationen dort fehlen, wo sie gebraucht werden. Der richtige Ansatz liegt deshalb in einer ausgewogenen Balance: maximale Sicherheit bei gleichzeitig hoher Benutzerfreundlichkeit.
Rollenbasierte Zugriffsrechte mit myHR
myHR bietet ein umfassendes Rechte- und Rollenkonzept, das Datenschutz und Praxistauglichkeit miteinander verbindet.
Zentrale Funktionen im Überblick:
- Rollenbasiertes Zugriffssystem: HR, Führungskräfte, Mitarbeitende oder Geschäftsführung erhalten jeweils abgestufte Rechte.
- Granulare Steuerung: Bis auf Dokumentenebene lässt sich einstellen, wer lesen, hochladen oder bearbeiten darf.
- Transparenz: Jede Aktion wird revisionssicher protokolliert – jederzeit nachvollziehbar.
- Self-Service mit Grenzen: Mitarbeitende können ihre eigenen Daten pflegen, ohne Zugriff auf sensible Informationen anderer.
- Flexibilität: Rechte passen sich an Veränderungen in der Organisationsstruktur automatisch an.
Beispiel: Rechtevergabe in der Praxis
| Rolle | Zugriff auf eigene Daten | Zugriff auf Teamdaten | Zugriff auf Unternehmensdaten |
| Mitarbeitende | ✔ (vollständig) | ✖ | ✖ |
| Führungskräfte | ✔ (vollständig) | ✔ (Teamdaten) | ✖ |
| HR-Abteilung | ✔ (vollständig) | ✔ (vollständig) | Teilweise (rollenbasiert) |
| Geschäftsführung | ✔ (vollständig) | ✔ (vollständig) | ✔ (Reports & KPIs) |
Tipps für die Einführung von Zugriffsrechten
- Bestandsaufnahme machen: Welche Daten liegen wo? Wer benötigt welche Informationen im Arbeitsalltag?
- Rollen definieren: Lege feste Rollenprofile an (z. B. Mitarbeitende, Führungskräfte, HR, Geschäftsführung).
- Transparenz schaffen: Kommuniziere offen, wie die Rechte vergeben sind und welche Daten geschützt sind.
- Pilotphase durchführen: Teste das Konzept in einer Abteilung, um Feedback einzuholen und Feinheiten zu justieren.
- Regelmäßige Überprüfung: Passe Rechte regelmäßig an organisatorische Veränderungen oder neue rechtliche Anforderungen an.
Datensicherheit als Kulturfaktor
Zugriffsrechte sind nicht nur ein technisches Thema, sondern auch ein Kulturthema: Sie zeigen Mitarbeitenden, dass ihre Privatsphäre respektiert und geschützt wird. Gleichzeitig stärken sie das Vertrauen in HR-Systeme und fördern die Akzeptanz digitaler Prozesse.
Besonders wirkungsvoll ist die Kombination mit der digitalen Personalakte, die Daten zentral, sicher und DSGVO-konform verfügbar macht (siehe Beitrag: [Datenschutz leicht gemacht: DSGVO-konforme digitale Personalakte]).
Auf den Punkt gebracht: Vorteile von Zugriffsrechten mit myHR
- Sicher & DSGVO-konform: Keine unbefugten Zugriffe auf sensible Daten.
- Transparent & nachvollziehbar: Rollen sind klar definiert, jede Aktion wird protokolliert.
- Effizient & flexibel: Mitarbeitende und Führungskräfte erhalten genau die Informationen, die sie brauchen.
- Vertrauensstiftend: Datensicherheit stärkt die Bindung und Akzeptanz im Unternehmen.
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