Von der Adressänderung bis zum Zeugnis
– Wir bekommen viele einzelne Anfragen von den Mitarbeitenden oder Führungskräften unserer Kundenunternehmen, zum Beispiel die Bitte um ein Zwischenzeugnis, sagt Florian Pistel. Der Geschäftsführer der HRSC GmbH übernimmt gemeinsam mit seinen vier Mitarbeitenden die HR-Aufgaben von Unternehmen. Sie fungieren sozusagen als externe Personalabteilung. – Im besten Fall bekommen es die Mitarbeitenden gar nicht mit, dass die Personalabteilung ein externes Unternehmen ist, so Florian Pistel.
Die HR-Aufgaben reichen von der Erstellung eines Zwischenzeugnisses bis zum betrieblichen Gesundheitsmanagement, von übergeordneten Themen wie die Aushandlung einer Betriebsvereinbarung bis zu organisatorischen Tätigkeiten wie die Durchführung von Mitarbeitergesprächen. Sie können in wenigen Minuten erledigt sein – wie eine Adressänderung – oder sich über Monate erstrecken, wie die Planung, Anbieterauswahl und das Bildungscontrolling für eine Inhouse-Schulung im Projektmanagement. Zudem können Rückfragen erforderlich sein, etwa wenn zur Zeugniserstellung eine Aufstellung der ausgeübten Tätigkeiten und die Beurteilung durch den Vorgesetzten benötigt werden.
Wichtig ist, dass die jeweiligen Aufgaben dokumentiert werden, damit Mitarbeitende und Führungskräfte den Stand ihrer Anfrage nachvollziehen können und damit die HRSC-Sachbearbeitenden den Bearbeitungsstatus einsehen können, wenn sie beispielsweise für einen Kollegen einspringen. – Deshalb kam uns die Idee, ein Ticketsystem einzuführen, sagt Florian Pistel. Dieses wurde 2018 auf Basis von perbit eingesetzt. Die HR-Software läuft bereits seit 2013 im Unternehmen und weist viele Individualisierungen auf – vor allem im Bereich Personalentwicklung und Talentmanagement. Vorher, seit 2009, hatte die HRSC GmbH perbit.views im Einsatz. Florian Pistel konnte das Ticketsystem zumindest in Teilen selbst umsetzen. Zunächst erstellte er einen Anforderungskatalog, in dem beschrieben war, welche Felder, Tabellen und Beziehungen benötigt werden. Das wurde von perbit umgesetzt. Alle weiteren Inhalte, Masken, Abläufe und Vorgänge konnte er selbst einrichten.
Alle Bearbeitungsschritte werden dokumentiert
Heute funktioniert die Personalarbeit mit dem Ticketsystem wie folgt: Eine Anfrage kommt per Telefon, E-Mail oder Post ins Haus. Geht es um ein Zwischenzeugnis, ruft ein Mitarbeiter an und sagt, er möchte ein Zwischenzeugnis haben. Der HRSC-Mitarbeitende erstellt ein Ticket und hinterlegt Informationen – wer das Ticket veranlasst hat, um welchen Mitarbeiter es geht, worum es geht, sowie Prioritäten, Termine und Wiedervorlagen. So können auch Rückfragen und der Bearbeitungsverlauf dokumentiert werden.
Darüber hinaus enthält das Ticket Zusatzinformationen wie Ticket-Art und Ticket-Kategorie, über die Themen gefiltert und Zugriffsrechte gesteuert werden können. So wird festgelegt, welche Mitarbeitenden und Führungskräfte welche Inhalte einsehen können.
„Ganz wichtig ist, dass Kommentare und der Bearbeitungsverlauf angezeigt werden – also die Dokumentation zu dem jeweiligen Thema“, sagt Florian Pistel.
Digitales Personalmanagement wird selbstverständlich
Die Digitalisierung des Personalmanagements stellt nicht nur für HRSC ein wichtiges Thema dar, sondern auch für die Kundenunternehmen – auch wenn es anfangs noch einige Berührungsängste gab. Florian Pistel erinnert sich an eine Besprechung mit dem Top-Management, in der er präsentierte, dass künftig alle Prozesse digital zur Verfügung gestellt werden. Schon nach wenigen Wochen wollte keine Führungskraft mehr eine Papierakte sehen, weil das System und seine Nutzerfreundlichkeit überzeugten.
Heute greifen die Führungskräfte und Mitarbeitenden ganz selbstverständlich via Web-Browser auf die HR-Software zu und fragen entsprechend der zugewiesenen Rechte die benötigten Informationen ab. Steht beispielsweise ein Mitarbeitergespräch an, sehen die Vorgesetzten im System eine Liste, in der der Werdegang des jeweiligen Mitarbeiters angezeigt wird. Auch Geburtstagslisten oder Statistiken über Krankenstände und genommene Urlaubstage sind mit wenigen Klicks einsehbar. Florian Pistel betont: „Das hat den Vorteil, dass keine Daten mehr von Tisch zu Tisch kreisen. Alles ist in einem System und kann nur von den berechtigten Personen abgefragt werden.“
Ein weiterer Pluspunkt ist, dass – in der aktuellen Zeit, in der über die Hälfte der Mitarbeitenden der Kundenunternehmen im Homeoffice arbeiten – HR-Themen digital und ohne persönlichen Kontakt erledigt werden können. HRSC hat für die Kunden auch das Corona-Management übernommen und organisiert beispielsweise die Ausgabe und Rücknahme von Notebooks, das Unterzeichnen von Geheimhaltungs-Verpflichtungen und Datenschutz-Erklärungen. Auch das wird alles über perbit organisiert.
HRSC Human Resource Service and Consulting GmbH
HRSC steht für Human Resource Service and Consulting. Als externe Personalabteilung übernimmt die HRSC GmbH die täglich anfallenden HR-Aufgaben von kleineren und mittleren Unternehmen im Rhein-Main-Gebiet sowie in der Nahe-Region und stellt ein breites Spektrum an HR-Fachwissen zur Verfügung. Die HR-Experten von HRSC unterstützen seit mehr als zehn Jahren Unternehmen in allen Personalangelegenheiten – von der Vertragserstellung bis zur Organisation der Aus- und Weiterbildung und zur Administration von Mitarbeitergesprächen. Das Motto lautet: Weg von der klassischen Personalverwaltung, hin zum effizienten HR-Management.
