Release Notes

• Eingehende E-Mails können aus dem persönlichen Postfach in der Kommunikation der Objekte verknüpft werden. So stehen allen Anwendern die Informationen vollständig zur Verfügung, um Daten oder Vorgänge unternehmensweit bearbeitet zu können.
• E-Mails können prozessbegleitend erstellt werden. Durch die Prozess-Action „E-Mail“ kann der Versand einer E-Mail an beliebiger Stelle des Prozesses vorgesehen werden.
• Für die zu versendenden E-Mails können im Designer E-Mail Vorlagen frei definiert werden. Alle Felder des betreffenden Objekts können im Betreff oder im Body der E-Mail verwendet werden.
• Es werden sowohl persönliche als auch Funktionspostfächer unterstützt.

• Die Anwendenden bekommen die Bewerbungen tabellarisch angezeigt. Filter, Sortierung, Spalteneinstellungen, Massenbearbeitung und Export werden selbstverständlich bereitgestellt.
• Die Detailansicht wird neu zusammengestellt, damit alle relevanten Informationen direkt ersichtlich sind.

• Im Designer können mit „externen Formularen“ die Liste der ausgeschriebenen Stellen und die Detailansicht einer Stellen definiert werden.
• Diese Seiten können als iFrames in die Website integriert werden.
• Mit Veröffentlichung einer Stelle wird diese unmittelbar im Karriere-Portal aufgelistet und kann dort im Detail eingesehen werden.
• Über die Karriere-Seite kann auch die Bewerbung gestartet werden.
• Die vom Bewerbenden gewünschten Informationen können konfiguriert und mit den erfassten Daten direkt gearbeitet werden.
• Stellenprofile können mit KI-Unterstützung angelegt werden.

• Veröffentlichte Stellenausschreibungen können auf der eigenen Job-Seite präsentiert werden.
• Die Job-Seite kann mittels iFrames in die eigene Website eingebunden werden. Der Jobs-Bereich ist scrollbar und passt sich damit optimal in Websites ein.
• Neben der filterbaren Liste der Stellenausschreibungen können die Stellenausschreibungen im Detail eingesehen werden.
• Bewerbende können sich direkt auf eine Stellenausschreibung bewerben. Bewerbende und die Bewerbung stehen anschließend direkt in der Personal-Applikation im Recruiting zur Bewertung zur Verfügung.

• Die Stellenausschreibung bietet nun die Option unterschiedliche Veröffentlichungskanäle hinzuzufügen und unabhängig voneinander zu verwalten.
• Mithilfe unseres „Plattform-Publishings“ können Veröffentlichungskanäle konfiguriert werden, die das eigenständige, unabhängige Publizieren von Ausschreibungen z.B. in einem eigenen Job-Portal, auf der eigenen Website, o.ä. ermöglichen.
• Durch die Integration von GOhiring, können Stellenausschreibungen direkt im Multiposting weitergegeben und dann via GOhiring veröffentlicht werden.

• Bewerbungen können sowohl manuell im System angelegt, als auch aus externen Quellen angenommen werden.
• Prozessgesteuert lässt sich die Gleichbehandlung aller Bewerbenden auf eine spezifische Stellenausschreibung garantieren, und so organisieren, dass flexibel auch Bewertungen mehrerer Entscheidungsträger in Betracht gezogen werden können.
• Personen, die sich auf eine Ausschreibung beworben haben, können auch nach dem Durchlauf ihrer Bewerbung als Talente noch weiter betreut werden.
• Auch das Verschieben von Bewerbenden auf etwaige besser geeignete Ausschreibungen steht zur Verfügung.
• Zusagen sowie Absagen werden vom System ebenfalls bestmöglich unterstützt.

• Relevante Informationen sind im jeweiligen Kontakt zu finden.

• Berechtigungen werden hierarchisch interpretiert
• Security-Tags existieren alleine und sind mehr an die Rechte gebunden
• Security-Tags können mit Benutzenden oder Rollen verknüpft werden
• Im Organigramm wird beim Veröffentlichen für jede Abteilung ein Security-Tag erstellt
• Die Massenbearbeitung ist über einen Spezialeditor möglich

• Um den Zusammenhang zwischen Benutzeraccounts, mitarbeitenden Personen und Personalprofilen optisch klarer zu machen, wird das Profil angepasst. Die Anlage bzw. Auswahl einer zum Profil zugehörigen mitarbeitenden Person funktioniert jetzt konsistent zur Zuordnung des Benutzers in der mitarbeitenden Person.
• Um unnötige Dopplungen zu vermeiden, wird die automatische Übernahme von Kontaktdaten in das Personalprofil unterbunden. Sie werden in der mitarbeitenden Person, die über einen Klick erreichbar ist, aufbewahrt.
• Durch die Erweiterung der Berechtigungen wird das Personalprofil pauschal geschützt.
• Wenn dem Personalprofil kein Mitarbeitender zugeordnet ist, ist dieses „frei“
• Nach Zuordnung kommt das Security-Tag der Abteilung zum Tragen.
• Zugriff erhalten nur noch die Accounts, denen das Security-Tag der Abteilung zugewiesen ist.
• Im Personalprofil werden die Tabs, die Property-Sets und die Files geschützt. (Berechtigt werden Module, Formulare und Dateien und nicht einzelne Felder).
• Bei Anlage eines Personalprofils wird weiterhin eine Personalnummer vergeben. Die vergebene Personalnummer kann jetzt überschrieben werden. Speichern des Personalprofils ist nur möglich, wenn die eingegebene Nummer eindeutig ist.

• Im Personalprofil kann auf Basis einer wählbaren Textvorlage ein Arbeitsvertrag angelegt werden.
• In der Textvorlage können die verfügbaren Felder aus dem Personalprofil verwendet werden.
• Bei der Anlage des Arbeitsvertrags werden die Felder aus dem Personalprofil automatisch übernommen.
• Anschließend kann der Arbeitsvertrag individuell ausformuliert werden.
• Über den Prozess im Personalprofil können die erforderlichen Mitarbeiter zur Freigabe einbezogen werden.
• Abschließend kann der Arbeitsvertrag mittels einer Dokumentenvorlage als PDF erstellt und ausgedruckt oder versendet werden.
• In der Dokumentenvorlage können das Kunden-CI und die rechtlichen Aspekte umgesetzt werden.
• Der final unterschriebene Arbeitsvertrag kann gescannt und als Dokument unter den Files abgelegt werden.

• Die Mitarbeitenden können Ihre Aufgaben einsehen, bearbeiten und erledigen.
• Die Mitarbeitenden können Ihre Abwesenheiten erfassen und dabei die Vertretung festlegen.
• Die Mitarbeitenden können jetzt Ihre Anwesenheiten und Pausenzeiten im Portal (myWorkplace) erfassen. Damit können Unternehmensrichtlinien oder Betriebsvereinbarungen punktgenau umgesetzt werden.
• Die klassischen Kommt-/Geht-Buchungen können mittels „Arbeitstag beginnen“, „Pause“ und „Arbeitstag beenden“ erfasst werden. Ist es dem Mitarbeitenden entsprechend des für ihn gültigen Zeitprofils erlaubt, kann er Beginn und Ende auch manuell nachtragen. Die manuelle Bearbeitung wird automatisch erkannt und kann zu einer Genehmigung führen. Das Verhalten kann mittels Prozessdesign vom Kunden frei definiert werden.
• Die zu besetzenden Stellen können jetzt intern ausgeschrieben und anschließend veröffentlicht werden. Das Mitarbeitenden-Portal ist mit der Recruiting-App verbunden, womit der Prozess im Standard abgebildet ist. Der Bewerbungsprozess kann ausgehend von der Stellenausschreibung direkt gestartet werden.
• Die Mitarbeitenden können ihre persönlichen Daten einsehen und eigenständig Änderungen beantragen. Änderungen werden der Personalverwaltung angezeigt und können nach Prüfung in die Stammdaten der Mitarbeitenden übernommen werden.
• Das Mitarbeitenden-Portal stellt die ersten Basisfunktionen zur Verfügung, um Anwendern die Erledigung personenbezogener Aufgaben zu vereinfachen.
  • Die Bereitstellung der zugewiesenen Aufgaben im Portal ermöglicht Anwendern einen hilfreichen Überblick über das eigene Arbeitspensum.
    (Die App „Task Management“ muss installiert sein.)
  • Serviceanfragen anlegen und einsehen.
    (Die App „Service Management“ muss installiert sein).
  • Mit dem Zugriff auf die Knowledge-Base können Anwender jederzeit benötigtes Wissen abrufen.
    (Die App „Knowledge-Base“ muss installiert sein)

• In der Fuhrparkverwaltung können alle wesentlichen Informationen der Fahrzeuge verwaltet werden.
• Im Fokus steht die Vergabe an die Mitarbeitenden. So ist transparent wem, wann mit welchem Kilometerstand ein Fahrzeug überlassen und wann es zurückgegeben wurde.

• Als Basisdaten können Lohnarten und Abrechnungsgruppen definiert werden.
• Im Personalprofil können die Lohn- und Gehaltsdaten der Mitarbeitenden eingetragen werden.
• Dazu wird eine übersichtliche Tabelle der zwölf Kalendermonate und der Lohnarten bereitgestellt.
  Änderungen an den Lohnkomponenten sind leicht erkennbar.
• In der monatlichen Gehaltsvorbereitung können leistungsbezogene oder einmalige Vergütungen erfasst werden.
• Nach Abschluss der Gehaltsvorbereitung wird diese revisionssicher abgelegt.
• Im Personalprofil können die Informationen zur Übergabe an Lohn- und Gehalts-Abrechnungssysteme erfasst werden. Für die „Vorbereitende Lohnbuchhaltung“ liefern wir eine Standard-Schnittstelle zu DATEV Lohn und Gehalt an. Für alle anderen Systeme wird ein universelles Excel-Sheet bereitgestellt.
• Die Personalverwaltung erhält bei der Bearbeitung der betreffenden Mitarbeitenden Hinweise auf Änderungen der zugewiesenen Dienstwagen.
• Diese Änderungen beinhalten den Beginn einer Dienstwagennutzung, den Wechsel des Dienstwagens oder die Beendigung einer Dienstwagennutzung.
• Zusätzlich zu den Hinweisen können Aufgaben für die Verantwortlichen der Gehaltsvorbereitung erstellt und überwacht werden.
• Mit Hinzufügen oder Beenden einer für Dienstwagen markierten Lohnart soll die Warnung aufgehoben bzw. bestätigt werden.

• Der Urlaub kann einfach beantragt werden. Der Antrag kann bis zur Freigabe einfach verfolgt werden.
• Andere Abwesenheiten können ebenfalls einfach erfasst werden.
• Schon bei der Erfassung einer Abwesenheit kann eine aktive Vertretung, die im Antragszeitraum selbst nicht abwesend ist, ausgewählt werden.
• Die antragstellende Person darf im Antragszeitraum nicht schon als Vertreter bei anderen Mitarbeitenden eingetragen sein.

• Die geplanten Abwesenheiten (bspw. Urlaub) können über einen Prozess genehmigt werden. Die Antragsstellenden und die Genehmigenden sollen die Vertretenden einsehen und zuweisen können.
• Über die Prozessdefinition können nach Regeln beliebige Personen für die Freigabe einbezogen werden (Personalabteilung und/oder Fachabteilung).
• Die Abwesenheiten einer mitarbeitenden Person werden im Personalprofil im Tab „Zeiterfassung“ angezeigt.

• Die Feiertage der europäischen Länder bis auf Ebene Bundesland/Kanton/Provinz werden jetzt automatisch eingelesen.
• Mittels der ersten Tätigkeitsstätte eines Mitarbeitenden werden auf Basis des Lands und des Bundeslands die Feiertage ermittelt und im Kalender dargestellt.
• Bei Anlage eines Urlaubantrags werden die gesetzlichen Feiertage berücksichtigt und der erforderliche Urlaubsanspruch nur aus den Arbeitstagen berechnet.

• Das System erkennt, ob die Zeiten per Button-Klick „Zeiterfassung starten“ und „Zeiterfassung stoppen“ oder durch manuelle Erfassung eingetragen wurden.
• Im Regelwerken kann auf dieser Grundlage konfiguriert werden, welche erfassten Zeiten automatisch freigegeben werden oder eine Genehmigung erfordern.

• Mit dem „Gleitzeitrahmen“ kann eingestellt werden, in welchem Zeitfenster die Erfassung erfolgen darf. Über die Berechnung kann eingestellt werden, ob Zeiten außerhalb des Gleitzeitrahmens berücksichtigt oder gekappt werden.

• Die Standardansicht im Organigramm zeigt nur noch besetzte Stellen an und kann daher allen mitarbeitenden Personen zur Verfügung gestellt werden. Zur Planung zukünftiger Veränderungen in der Organisationsstruktur, kann der Fokus zu „Details MA“ gewechselt werden.
• Beim Auswählen von Stellen im Rahmen einer Stellenausschreibung, wird nun angezeigt, ob es sich um unbesetzte Stellen handelt. Ist dies nicht der Fall, zeigt die Auswahl an wer die Stelle zum gegebenen Zeitpunkt bekleidet.

• Im Field-Designer können eigene Felder definiert werden.
• Im Form-Designer können für Standard- und eigene Felder eigene Dialoge definiert werden.
• Im Layout-Designer können Dialoge/Forms für den jeweiligen Anwendungsfall optimiert definiert werden.
• Im Prozess-Designer können die Prozesse aller Objekte gestaltet werden. Auch in den Prozessen können eigene Dialoge (s.o.) eingebunden werden.
• Zur automatisierten Verarbeitung der E-Mails können die Regeln und Postfächer definiert werden.
• Im Dokumenten-Designer werden die Belege zur PDF-Erstellung gestaltet.
• Der Prozess-Controller steuert jetzt die Prozesse und Aufgaben.
• Aktionen wurden in die Aufgaben integriert und stehen damit jetzt in allen Hauptobjekten zur Verfügung.

Analytics

• Bisher konnten Dashboards aber keine Berichte definiert und angezeigt werden. In der neuen Analytics-App werden neben den bestehenden Dashboards zusätzlich Reports definiert werden können. Die bestehende Dashboard-App wird damit ersetzt.

KI-Funktionalität abschaltbar.

• Wer aus Gründen des Datenschutzes Bedenken gegen den Einsatz der KI-Funktionalität hat, wird diese abschalten können. Somit können die Anwender frei entscheiden, ob und wann sie die Vorteile der KI-Funktionalität nutzen wollen.

Massenbearbeitung im Grid: Jetzt können auch viele Datensätze mit einer Aktion geändert werden. Dazu wurde die Massenbearbeitung direkt in die tabellarische Ansicht integriert.

• Mit den Filtern können die gewünschten Datensätze eingeschränkt werden.
• Es können alle mit dem Filter selektierten oder nur die markierten Datensätze aktualisiert werden.
• Bei der Aktualisierung von Objekten mit Revision wird eine neue Revision angelegt und diese nach der Aktualisierung sofort veröffentlicht. Dadurch werden auch die Änderung durch die Massenänderung in jedem Datensatz protokolliert.

Mit Services Vorgänge in anderen Applikationen anlegen.

• Mit den „Services“ kann der Anwender aus einer Applikation Vorgänge in anderen Applikationen starten. Der per Service angelegte Vorgang benötigt keine Rechte auf das ursprüngliche Objekt.

Data-Protection für Objekte

• Die Administration der Security-Tags wird nochmals verbessert. Zusätzlich können jetzt Objekte berechtigt werden.
  • Im Feld-Designer gibt es Standard-Objekte, die durch Security-Tags geschützt werden können. Aktuell wurden exklusiv für das Personalprofil die sicherheitsrelevanten Objekte definiert. Diese können im Feld-Designer geschützt werden.
  • Im Feld-Designer können auch eigene Objekte angelegt werden. Auch diese können mittels Security-Tags geschützt werden.
  • Zusätzlich können im Formular-Designer die Formulare vom Typ „Property-Set“ und „Detailansicht“ durch Security-Tags geschützt werden.
  • Die Security-Tags werden jetzt automatisch bei Änderungen der Arbeitsverhältnisse wie dem Ausscheiden von Mitarbeitenden oder dem Wechsel von Stellen angepasst.

Dynamische Erweiterung der Applikationen

• Applikationen können jetzt durch andere Applikationen dynamisch erweitert werden. Eine optionale Applikation kann sich in andere Applikationen „einklinken“. So kann ein Tab oder eine Contentbox in einer Applikation nur dann erscheinen, wenn eine andere Applikation installiert und aktiviert wurde.

Massenanlage von Benutzenden

• Bei Einführungsprojekten kommt es oft vor, dass die Mitarbeitenden importiert werden. Im nächsten Schritt muss dann die Administration jedem Mitarbeitenden einen Benutzer-Account erstellen und ggf. vom System eine Einladungs-Mail versenden lassen.
• In der System-Administration können dazu jetzt in der Benutzerverwaltung als Massenaktion für viele Mitarbeitenden gleichzeitig die Benutzer-Accounts angelegt werden.

Neues Speicherkonzept

• Datensätze müssen nicht mehr explizit freigegeben werden. Alle Änderungen werden automatisch temporär gespeichert und können von den Anwendenden abschließend gespeichert werden. Der pulsierende Speicher-Button signalisiert den Anwendenden, dass noch nicht gespeicherte Daten vorliegen.
• Daten werden bei der Bearbeitung weiterhin automatisch gespeichert. Allerdings werden jetzt die Änderungen in temporär zwischengespeichert.
• Liegen noch zwischengespeichert Daten vor, signalisiert das der Speicher-Button durch einen pulsierenden Punkt. Zusätzlich wird im Haupt-Tab des Datensatzes ein roter Punkt angezeigt.
• Mit Betätigen des Speichern-Buttons werden die zwischengespeicherten Daten endgültig in den Datensatz übernommen.
• Die temporär gespeicherten Daten bleiben 24 Stunden erhalten und werden danach verworfen.
• Die Änderungen werden weiterhin protokolliert und können eingesehen werden.

Load-Balancing

• Damit auch viele Benutzer das System gleichzeitig nutzen können, wird jetzt die Last verteilt. Für den Verbindungsaufbau wird ein Pool vorgehalten. Dieser erweitert sich entsprechend der Verbindungsanforderungen dynamisch und gibt mit sinkender Auslastung Ressourcen automatisch wieder frei.

Sicherheit für die aus „Service“ angelegten Vorgänge

• Die über „Services“ in der Toolbar angelegten Vorgänge werden von den auslösenden Objekten geschützt.

Skripte auf Prozessebene

• Im Prozess-Designer wurde die Eingriffsmöglichkeit per Skripte jetzt auch für den Prozess selbst vorgesehen. Dort kann auf folgende Events reagiert werden:
• OnStart: Noch vor der Ausführung des ersten Schritts bzw. der ersten Aufgabe wird das OnStart-Skript ausgeführt. Liefert das Skript den Parameter „false“ zurück, wird der Prozess nicht erstellt.
• OnFinish: Das OnFinish-Skript wird immer dann ausgeführt, wenn der Prozess zu 100% erfüllt ist, also alle Schritte und Aufgaben abgeschlossen wurden.
• OnDone: Das OnDone-Skript wird immer dann ausgeführt, wenn der Prozess erledigt wird.
• OnObserve: Im Hintergrund läuft ein Serverjob, der alle 60 Minuten die laufenden Prozesse prüft und das OnObserve-Skript ausführt.

Umgebungen

• Für verschiedene Produkte und Anwendungsbereiche stehen jetzt die „Umgebungen“ (Environments) zur Verfügung. Zwischen den Umgebungen wird im Fenstertitel umgeschaltet. Aktuell wird „myHR“, „myCRM“, „myWorkplace“ und „Internal“ ausgeliefert.
  • Abhängig von den lizenzierten Produkten ergeben sich automatisch die bereitgestellten Umgebungen. Aktuell werden die Produkt-Umgebungen myHR und myCRM ausgeliefert. Eine Umgebung beschränkt die Navigation bewusst auf die Applikationen, die Bestandteil des Produkt-Bundles sind.
  • Mit myWorkspace steht zusätzlich eine Umgebung für das konkrete Arbeitsumfeld der Mitarbeitenden zur Verfügung. Der einfache Zugang zu der Aufgabenbearbeitung, der Zeiterfassung (Anwesenheiten und Abwesenheiten), den Serviceanfragen und der Wissensdatenbank stehen im Vordergrund.
  • Auch die „Administration“ und der „Designer“ schränken auf die Applikationen der Umgebung ein. Dadurch bleibt die Auswahl übersichtlich und zielgerichtet. Nur im „App Designer“ wird keine Unterscheidung vorgenommen.
  • Beim Umschalten zwischen den Bereichen bleiben die geöffneten Tabs des jeweiligen Bereichs offen. Dadurch bleiben beim Umschalten die Inhalte erhalten und ein zügiges Arbeiten ist gewährleistet.

Anbindung weiterer E-Mail-Systeme

• Neue Freiheitsgrade bei der E-Mail-Kommunikation:
• Neben Office 365 können jetzt auch E-Mail-Systeme mittels der Standard-Protokolle SMTP/IMAP (jeweils Secure) angebunden werden.
• Interaktive Postfächer können direkt in den Applikationen zum Versenden oder zum Auslesen von E-Mails verwendet werden.
• Bei SMTP/IMAP wird bei der Einrichtung des Postfachs das Passwort für den Zugriff in mySTEPS hinterlegt. Üblicherweise werden dabei Sammelpostfächer für Support oder Sales eingerichtet und der Zugriff mehreren Benutzern gestattet. Aus datenschutzrechtlichen Gründen sollen keine persönlichen Postfächer konfiguriert werden, da der Administrator das Passwort kennen müsste.
• Bei Office 365 können zusätzlich persönlichen Postfächer aktiviert werden. Die Autorisierung erfolgt über Azure-AD. Verwenden die Benutzer für die Anmeldung in mySTEPS ebenfalls Azure-AD, können sie direkt auf ihre Postfächer zugreifen. Nur die im Office 365 berechtigten Benutzer können auf das Postfach zugreifen.
• Funktionspostfächer werden im Hintergrund üblicherweise von Prozessaktionen für das Versenden von E-Mails verwendet. Absender sind die Postfach-Benutzer und nicht der Benutzer, die den Prozess auslösen.
• Bei SMTP/IMAP werden die Funktions-Postfächer inklusive deren Autorisierung am Mail-Server (Benutzer/Passwort) konfiguriert.
• Bei Office 365 werden die Funktionspostfächer ohne Angabe einer Autorisierung definiert. Die Autorisierung erfolgt über die eigentlichen Benutzer, die Zugriff auf diese Postfächer haben. Die Berechtigung bzw. Verwaltung erfolgt im Office 365 (Azure-AD) und nicht in myHR/myCRM.

• Die API-Funktionalität wurde abgerundet, sodass die Bereiche Stellenmarkt und Bewerbungen vollumfänglich gebaut werden können.
• Die Integration des Stellenmarkts in die Web-Präsenz der Kunden wird damit optimal unterstützt.