Gewappnet für die Zukunft

Gewappnet für die Zukunft

Die Evangelische Bank ist ein genossenschaftlich organisiertes, nachhaltiges Kreditinstitut. In der größten Kirchenbank Deutschlands betreuen rund 460 Mitarbeiter etwa 19.000 institutionelle Kunden und 72.000 Privatkunden an zwölf Standorten. Doch wie viele andere Arbeitgeber in Deutschland steht der Finanzdienstleister vor den Herausforderungen älter werdender Belegschaften und zunehmenden Schwierigkeiten bei der Mitarbeitergewinnung. Diese äußern sich beispielsweise so: Im vergangenen Jahr zählte die Evangelische Bank noch 15 Auszubildende, im Moment sind es lediglich zwölf Azubis. „Daran sieht man, dass wir das Problem haben, nicht mehr alle Stellen besetzen zu können“, nennt Personalreferent Jan Ellenberger ein konkretes Beispiel für die Auswirkungen des Wandels am Arbeitsmarkt.

Zukunftszenarien für die Altersstruktur 

Der aktuelle Altersdurchschnitt liegt bei rund 45 Jahren. Darüber hinaus wird es immer schwieriger, freiwerdende Stellen nachzubesetzen. Deshalb entschied sich die Kirchenbank, den Demografiemanager von perbit einzuführen. Dieser ist seit 2017 im Einsatz. Die Software unterstützt Unternehmen bei der bedarfsgerechten Anpassung an den demografischen Wandel. Sie ermöglicht detaillierte Analysen der Ist-Situation und errechnet mögliche Zukunftsszenarien – sowohl für das ganze Unternehmen als auch spezialisiert nach Organisationseinheiten.

Wie entwickelt sich die Altersstruktur unter verschiedenen Annahmen wie der Übernahme von Auszubildenden? Dieser Frage gehen Jan Ellenberger und seine Kollegen mit Unterstützung des Demografiemanagers nach und leiten entsprechende Maßnahmen ein. „Im Vergleich zum Vorjahr hat sich noch keine eklatante Veränderung ergeben, da es sich um einen langfristigen Prozess handelt“, sagt der Personalreferent. „Aber immerhin konnten wir unseren Altersdurchschnitt konstant halten. Das ist schon ein kleiner Lichtblick.“

Zu den bereits eingeleiteten Maßnahmen gehört die Nachfolgeplanung, die durch das perbit Stellenmanagement systemgestützt mehr Beachtung finden soll. Hierbei geht es unter anderem um die Frage, welche älteren Mitarbeiter eine Schlüsselposition innehaben, die voraussichtlich nur schwer nachzubesetzen ist. Auch Schnuppertage, um mehr jüngere Bewerber für die Genossenschaftsbank zu begeistern, gehören zum Maßnahmenkatalog. Auf diese Weise will die Evangelische Bank langfristig sicherstellen, dass Schlüsselrollen im Unternehmen nicht ohne Nachfolger bleiben, wenn die Rolleninhaber in Ruhestand gehen.

„Besonders schätze ich die Individualisierbarkeit von perbit.“

Jan Ellenberger
Personalreferent

Die Personalkosten im Blick

Die HR-Software perbit ist bei der Evangelischen Bank seit 2014 im Einsatz, seit sie aus der Fusion der zwei Vorgängerinstitute entstanden ist. Bereits 2013 wurde das HR-System von der Evangelischen Kreditgenossenschaft in Kassel eingeführt. Seit dem Zusammenschluss wird es als führendes Personalmanagementsystem für die neue Organisation genutzt.

Jan Ellenberger und seine Kollegen setzen den Personalkostenmanager von perbit zum Beispiel für die Mehrjahresplanung und die Budgetierung der einzelnen Kostenstellen ein. Sie nutzen ihn auch für Hochrechnungen und um Abgleiche mit den bisherigen Planungen durchzuführen. „Die Personalkosten machen bei uns einen großen Kostenblock aus. Deshalb ist unsere Hauptfragestellung: Wie entwickeln sich die Kosten in den nächsten Jahren unter verschiedenen Annahmen wie Tariferhöhungen? Je nach den Hochrechnungen können wir verschiedene Maßnahmen ergreifen“, erklärt er.

Beurteilungsgespräche digital abgebildet

Auch die jährlichen Beurteilungsgespräche werden über perbit gesteuert. Über das HR Solution Center haben die Mitarbeiter Zugriff auf ihre Beurteilungen und können sich auf das Gespräch vorbereiten. Die Führungskräfte haben erweiterte Zugriffsrechte und können zusätzlich abfragen, welche Seminare ihre Mitarbeiter belegt haben und wie die Altersstruktur in ihrem Bereich ist. Sie können auch kleinere Auswertungen erstellen.

Für die Personalabteilung hat sich dadurch eine erhebliche Arbeitserleichterung ergeben, berichtet Jan Ellenberger: „Die Zahl der Anfragen durch die Führungskräfte hat deutlich abgenommen. Früher waren die Führungskräfte darauf angewiesen, von uns die Informationen zu bekommen, heute können sie viele Informationen selber abrufen.“ Der Personalreferent berichtet aber auch von dem Wunsch der Führungskräfte, das System umfangreicher nutzen zu können. Das soll in den nächsten Monaten umgesetzt werden.

Erleichterungen für die Personalabteilung

Jan Ellenberger selbst ist einer von zwei Admin-Usern innerhalb der neunköpfigen Personalabteilung. Mit diesen speziellen Rechten kann er individuelle Abfragen erstellen und Formulare selbst designen. „Besonders schätze ich die Individualisierbarkeit von perbit.insight“, sagt Jan Ellenberger. Das hängt unter anderem auch damit zusammen, dass die Personalarbeit in der Genossenschaftsbank einige Besonderheiten mit sich bringt, unter anderem müssen regelmäßige Statistiken für die Verbandsprüfungen erstellt werden. Darüber hinaus müssen er und seine Kollegen immer wieder Ad-hoc-Anfragen beantworten. „Auch dafür können wir in perbit.insight relativ schnell Auswertungen ziehen“, ergänzt er.

Für die Personalabteilung soll die HR-Software die Arbeit in Zukunft noch weiter erleichtern. Als nächstes ist geplant, eine digitale Aufgabenüberwachung in perbit abzubilden. Jan Ellenberger erklärt: „Das haben wir für unsere Abteilung bislang nur in Papierform. Da unsere Personalabteilung an zwei Standorten sitzt, wollen wir unsere internen Checklisten nun digital abbilden.“

Evangelische Bank

2014 fusionierten die Evangelische Darlehnsgenossenschaft eG in Kiel und die Evangelische Kreditgenossenschaft eG in Kassel zur Evangelischen Bank. Heute sind für die Genossenschaftsbank, deren unternehmerisches Handeln auf den drei Säulen der Nachhaltigkeit basiert, rund 460 Mitarbeiter an zwölf Standorten in Deutschland tätig. Die Evangelische Bank engagiert sich stark für frühe Potenzialförderung, kontinuierliche Qualifizierung und Optimierung des Arbeitsumfelds und wurde unter anderem als „Top Employer Mittelstand Deutschland 2018“ ausgezeichnet.