Schritt für Schritt zur digitalen Personalabteilung

Die Herausforderung

Das Gebiet des Caritasverbands der Diözese Regensburg erstreckt sich über 200 Kilometer Länge und 150 Kilometer Breite. Das stellte die Personalarbeit früher vor große Herausforderungen. Zwar gab es eine Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Aber für alle anderen Themen wurden Excel-Tabellen in verschiedenen Formaten geführt. Der Austausch zwischen der zentralen Personalverwaltung und den Führungskräften war kompliziert. In den Einrichtungen gab es einen Informationsbedarf zu Mitarbeiterdaten und teilweise wurden Personalnebenakten geführt.  

„Wir wollten die Personalprozesse schneller und sicherer – mit Blick auf den Datenschutz – gestalten. Unser klares Ziel war eine gemeinsame Datenplattform für die Personalarbeit“, sagt Stefan Schmidberger, Abteilungsleiter Personal. Besonders im Bewerbermanagement gab es Handlungsbedarf, denn die interne Abstimmung war sehr zeitaufwändig. Obwohl in Stellenanzeigen eine Bewerbungsadresse genannt wurde, gingen die Bewerbungen an unterschiedlichen Stellen ein und mussten an die jeweils zuständigen Personen weitergeleitet werden. Abstimmungen zwischen den beteiligten Personen waren schwierig. „Es galt, das durch eine Software in eine gute Struktur zu bringen, um schneller agieren zu können – gerade mit Blick auf den Fachkräftemangel“, so Stefan Schmidberger.  

Die Lösung: Eine Software, die den gesamten Employee Lifecycle abdeckt

2018 begann die Caritas Regensburg zu überlegen, wie sie ihre Personalprozesse besser und vor allem digital aufstellen kann. „Unser Ziel war es, Schritt für Schritt die gesamte Personalarbeit zu digitalisieren und deshalb wollten wir mit einem Anbieter zusammenarbeiten, der die ganze Palette der digitalen Personalarbeit abdeckt“, sagt Stefan Schmidberger. Die Software sollte darüber hinaus eine Schnittstelle zum Lohn- und Gehaltssystem ermöglichen. Und sie sollte individualisierbar sein, weil die verschiedenen Bereiche ganz unterschiedlich strukturiert sind. So ist der Pflege-Bereich klassisch-hierarchisch aufgebaut, während die Beratungen teamorientiert arbeiten.   

Die Entscheidung fiel auf perbit, weil die HR-Software all diese Bedingungen erfüllt, Auswertungen ermöglicht und zudem eine digitale Personalakte zur Verfügung stellt. Als erstes wurden das Bewerber- und Stellenmanagement der HR-Software eingeführt.  

„Wir wollten die Personalprozesse schneller und sicherer – mit Blick auf den Datenschutz – gestalten. Unser klares Ziel war eine gemeinsame Datenplattform für die Personalarbeit“

Stefan Schmidberger
Abteilungsleiter Personal, Caritas Regensburg

Mit der digitalen Personalakte auch im Homeoffice arbeitsfähig

Deutlich früher als ursprünglich geplant folgte die Einführung der digitalen Personalakte. „Wir wollten das Thema eigentlich erst in den nächsten ein oder zwei Jahren angehen, aber wegen der Pandemie haben wir die E-Akte schneller gestartet“, so Stefan Schmidberger. Die Grundlagen seien gegeben und alle notwendigen Daten in der Software vorhanden gewesen. Das Einscannen der Papierakten sei mit einem überschaubaren Aufwand verbunden gewesen.  

„Mit Blick auf die Möglichkeiten, die es durch die E-Akte im Homeoffice gibt, war die schnelle Umsetzung die richtige Entscheidung“, sagt er. Mit der digitalen Personalakte können die 15 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalverwaltung seit November 2021 auch im Homeoffice genauso gut arbeiten wie im Büro. Ab Januar 2022 haben auch die rund 60 Führungskräfte Zugriff. Sie können Fragen ihrer Teammitglieder direkt beantworten oder die Akten um Unterlagen ergänzen, die für ihre Einrichtung notwendig sind.  

Stefan Schmidberger schätzt an perbit vor allem die Individualisierbarkeit und die Möglichkeit, Formulare und Abfragen selbst zu ändern. „Je mehr Erfahrung wir mit der Software machen, desto mehr Anpassungen können wir selbst vornehmen“, zieht er sein Fazit.  

Weitere Softwarefunktionen, die bereits genutzt werden sind Terminvorlagen für wiederkehrende Aktivitäten, zum Beispiel Führerscheinkontrollen oder Erste-Hilfe-Kurse. Nun sollen zunächst die Abläufe weiter optimiert werden, um noch effizienter arbeiten zu können. Natürlich ist auch geplant, weitere Personalprozesse zu digitalisieren. „Unser Anspruch ist, dass wir irgendwann von einer digitalen Personalverwaltung sprechen können“, so Stefan Schmidberger. Dazu gehöre auch das Thema Employee Self Services: Mittelfristig sollen auch alle Mitarbeitenden Zugriff auf das System erhalten, um zum Beispiel ihre Gehaltsabrechnungen abrufen zu können.  

Der Caritasverband in der Diözese Regensburg

Unter dem Dach des Caritasverbands in der Diözese Regensburg gibt es über 60 soziale Einrichtungen von Alten- und Pflegeheimen bis zu Kindertageseinrichtungen, von Sozialberatungen bis zu Einrichtungen der Behindertenhilfe. Mehr als 3.200 hauptamtlich tätige Personen kümmern sich um hilfebedürftige und ratsuchende Menschen. Für sie ist die zentrale Personalverwaltung in Regensburg zuständig. Deren Einzugsgebiet reicht von Wunsiedel bis Eggenfelden, von Amberg bis Deggendorf. Seit Einführung der neuen HR-Software müssen Bewerbungen und Personalakten nicht mehr weite Wege verschickt werden.